Нюансы оформления трудовой книжки работника
- Как быть с заверением записей в трудовых книжках, если у работодателя нет печати?
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, которая до сих пор содержит требование заверения определенных записей печатью предприятия или отдела кадров, что является очень привычным. Однако с 31 октября 2014 года установлена добровольность использования печатей субъектами хозяйствования частного права. Таким образом, если у работодателя нет печати, с указанной даты ее использование не является обязательным.
- Как выдается вкладыш к трудовой книжке?
Выдача вкладыша к трудовой книжке предусмотрена разделом 3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58). Когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем (п. 3.1 Инструкции № 58). Приведем образец оформления титульного листа трудовой книжки в случае оформления вкладыша к ней.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в таком же порядке, как и трудовая книжка. На каждой выданной вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10Ч25 мм с надписью «Видано вкладиш» и указываются его серия и номер.
Такой штамп, серия и номер проставляются и в случае выдачи каждого следующего вкладыша к трудовой книжке.
- Если работник в день увольнения не работал или по определенным причинам лично не забрал трудовую книжку, которая находится у работодателя, как действовать работодателю в таких случаях?
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то работодатель в этот день должен отправить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку.
Трудовые книжки (их дубликаты), которые не были получены работниками во время увольнения, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) отдельно от других трудовых книжек работников, которые находятся в трудовых отношениях. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а после окончания указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой на указанное адрес допускается только при наличии письменного согласия работника, поэтому необходимо получить такое согласие от работника, изложенное в заявлении.
Если работник работает в обособленном подразделении, которое к тому же расположено на значительном расстоянии от предприятия, где хранится вся кадровая документация, целесообразно заранее договориться с работником об условии пересылки трудовой книжки почтой с целью указания этого в заявлении об увольнении.
Трудовую книжку пересылают письмом с оценкой стоимости вложения и уведомлением о вручении адресату. Пересылка таких писем оформляется расчетным документом почтового отделения, подтверждающим принятие и содержание отправления. Указанные письма вручаются адресату под расписку в отделении почтовой связи.
После получения уведомления о том, что трудовая книжка вручена бывшему работнику (причем на уведомлении будет указана дата, когда именно вручено отправление), инспектор отдела кадров может сделать соответствующие отметки о направлении трудовой книжки уволенному работнику почтой в личной карточке работника (типовая форма № П-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58) предусмотрено, что в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. То есть трудовая книжка может быть получена работником лично или по его письменному согласию отправлена почтой. Других видов выдачи трудовой книжки (например, получение трудовой книжки другими лицами по доверенности работника) законодательством не предусмотрено.
В Инструкции № 58 не указано, каким оператором почтовой связи нужно осуществить эту пересылку, но обязательным условием определено наличие согласия работника. Таким образом, работодатель оставляет за собой право выбирать оператора почтовой связи, которым может осуществить пересылку трудовой книжки, а работник дает или не дает согласие на указанные условия.
Виктория Липчанская, руководитель Центра правовой помощи ФПУ
