Зарплата в Объединенной отчетности: как корректно заполнить Д1 и 4ДФ

Что такое зарплата? Вопрос не такой простой, как может показаться на первый взгляд. Ведь НКУ и законодательство о ЕСВ рассматривают её по-разному. В результате одна и та же выплата может быть, например, зарплатой для целей ЕСВ и другим доходом для НДФЛ. Поэтому сравнение заполненных Д1 и 4ДФ не всегда уместно.

Вспомним основные моменты отображения зарплаты в этих приложениях. Ведь процесс составления Объединенной отчетности практически непрерывный: только что сдали отчет за октябрь, нужно уже готовиться к отчетности за ноябрь.

Зарплата в Д1: ключевые правила и нюансы отображения

Зарплата попадает в приложение Д1, сформированное за тот отчетный месяц, в котором она фактически была начислена. Месяц выплаты — не имеет значения.

Зарплату отображаем отдельно от других выплат. При наличии начисленных отпускных, их сумму выделяем из общей суммы зарплаты.

По строке с зарплатой в графе 08 Д1 в общем случае указываем код категории застрахованного лица — «1». В то же время, если на зарплату начислен ЕСВ по ставке 8,41 %, то в графе 08 — «2».

Месяц начисления зарплаты — в графе 10 приложения Д1.

Доначисленные суммы зарплаты за предыдущие месяцы указываем в Д1 в составе зарплаты месяца начисления. Аналогично поступаем с сторнированными суммами, кроме случаев, когда сторнирование зарплаты связано с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском или болезнью. В таких исключительных случаях сторнированную зарплату указываем в Д1 отдельно со знаком минус и с месяцем, за который осуществляется сторнирование, в графе 10.

Важный момент! Средний заработок за вынужденный прогул за период, превышающий месяц, распределяем по месяцам, за которые он начислен, и указываем в отдельных строках Д1. Так же отображаем и зарплату, начисленную после увольнения.

Зарплата в 4ДФ

В приложении 4ДФ зарплата работника указывается общей суммой в одной строке. Это справедливо и в случае проведения доначислений и сторнирований за предыдущие периоды. Исключение — увольнение и повторное принятие в пределах одного месяца. Тогда зарплату до увольнения и после принятия показываем в 4ДФ отдельно.

Если начисленная зарплата выплачена в установленные сроки, то по строке с такой зарплатой показатели граф 3а = 3, 4а = 4, 5а = 5

 А вот в случае несвоевременной выплаты зарплаты графы 3а, 3, 4а, 4, 5а и 5 заполняем по факту начисления и выплаты / перечисления.

В графе 6 приложения 4ДФ по строке с зарплатой указываем признак дохода «101».

В месяце принятия (увольнения) работника по строке с его зарплатой проставляем в графе 7 (в случае увольнения — в графе 8) дату начала (окончания) трудовых отношений.

Зарплата после увольнения имеет особенности: отображается с признаком «127».

Больше примеров заполнения и детальные схемы отображения смотрите в статье «Зарплата в приложениях Объединенной отчетности» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94