Бухгалтерская справка: все, что нужно знать бухгалтеру

Бухгалтерская справка — один из базовых документов, обеспечивающий точность и полноту учетных данных. Она используется для оформления операций, для которых не предусмотрены типовые формы первичных документов, а также для исправления ошибок. Ниже рассмотрим, в каких случаях составляется бухгалтерская справка, кто ее оформляет и какие обязательные реквизиты она должна содержать.

Существует ли типовая форма бухгалтерской справки?

Да, типовая форма бухгалтерской справки утверждена Методрекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденными приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356. Скачать форму Бухгалтерской справки можно по ссылке. 

Субъекты хозяйствования также могут использовать собственные формы, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.

Какие обязательные реквизиты бухгалтерской справки?

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, первичные документы (к которым относится бухгалтерская справка) должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
• должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

При исправлении ошибок в справке также обязательно указываются:

• причина возникновения ошибки;
• документы и учетные регистры, в которых была сделана ошибочная запись (номер мемориального ордера, период, за который он составлен).

Могут ли быть в справке дополнительные реквизиты?

Да, в зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты, такие как печать, номер документа, основание для осуществления операции и т. д.

Кто составляет и утверждает бухгалтерскую справку?

Бухгалтерскую справку составляет сотрудник, ответственный за соответствующий участок учета. После ее проверки справку должен подписать главный бухгалтер. Предприятие самостоятельно определяет права сотрудников на подписание бухгалтерских документов.

Когда составлять бухгалтерскую справку (время ее составления)?

Бухгалтерская справка составляется при необходимости отражения в учете определенной операции или исправления ошибки. Если справка составляется для исправления ошибок предыдущих периодов, она оформляется в том отчетном периоде, когда ошибка выявлена и исправляется.

Приведем несколько примеров составления бухгалтерской справки:

1. Исправление ошибки прошлого периода: Например, в марте 2025 года при расчете амортизации служебного автомобиля была допущена ошибка в сумме начисленной амортизации: вместо 5000 грн в расходы попала сумма 15000 грн (завышено на 10000 грн). Для исправления ошибки текущего года 31.07.2025 г. составлена бухсправка. На основании этой справки делаем проводку Дт 91 - Кт 13 сторно на сумму 10000 грн. 

2. Начисление доходов или расходов при несвоевременном поступлении первичных документов на конец отчетного периода: Например, начисление услуг по коммунальным платежам за последний месяц квартала, если акты выполненных работ или счета от поставщиков поступают в следующем месяце. Справка фиксирует сумму ожидаемых расходов (доходов) на основании договоров и расчетов.

3. Исправление технической ошибки в текущем периоде: Например, если бухгалтер ошибочно внес неверную сумму или дебетовый/кредитовый счет в первичный документ, который уже зарегистрирован. Справка обосновывает исправление и корректирует бухгалтерские записи.

4. Перевод (реклассификация) активов или обязательств: Например, перевод оборудования из категории основных средств в состав запасов (если оно соответствует критериям) или наоборот, если изменяется его целевое назначение или характеристики. Бухгалтерская справка является основанием для такой реклассификации.

5. Распределение общепроизводственных расходов: Если предприятие осуществляет разные виды деятельности, и есть общие расходы, которые необходимо распределить между ними по определенной методике (например, пропорционально объему услуг или занимаемой площади). Бухгалтерская справка используется для расчета и отражения такого распределения.

6. Учет доходов и расходов будущих периодов: Например, в ноябре 2025 года предприятие оплатило годовую подписку Factor PRO на 2026 год. Оплату произвели в ноябре 2025 года и отнесли на Дт счета 39 "Витрати майбутніх періодів". Списание на расходы периода будет осуществляться ежемесячно (январь-декабрь 2026) пропорционально сроку действия подписки на основании бухгалтерской справки. 

7. Учет сомнительной (безнадежной) задолженности и обязательств: Бухсправкой оформляют расчет суммы резерва сомнительных долгов, текущей стоимости долгосрочной дебиторской задолженности, суммы списания безнадежной дебиторской задолженности, текущей стоимости долгосрочных обязательств, суммы обеспечений, в том числе на оплату отпусков, суммы списания безнадежной кредиторской задолженности.

8. Учет запасов: Бухсправкой оформляют расчет  транспортно-заготовительных расходов и торговой наценки, стоимости выбытия запасов при использовании методов средневзвешенной себестоимости, нормативных расходов, цены продажи, чистой стоимости реализации запасов, если учет ведется исходя из этой стоимости, общепроизводственных расходов и их распределения в соответствии с НП(С)БО 16 «Витрати», стоимости ТМЦ, полученных от ликвидации ОС.

9. Прочие бухгалтерские операции: 

Кроме приведенных выше случаев, оформление бухсправки осуществляется еще во многих операциях, в частности, среди них:

• закрытие сальдо счетов классов 7, 8 и 9, а также перенос финансового результата на счет 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)»;
• зачисление авансов с субсчетов 371 «Розрахунки за виданими авансами» и 681 «Розрахунки за авансами одержаними» в состав расходов и доходов будущих периодов соответственно;
• реклассификация долгосрочной задолженности в краткосрочную.

Бухгалтерская справка — это инструмент, который обеспечивает не только правильность учета, но и прозрачность и упорядоченность финансовой информации предприятия. Чем точнее она оформлена — тем надежнее работает вся система учета.