Оформление документов без ошибок: как правильно подготовиться к нотариальному действию

Перед тем как обращаться к нотариусу, стоит убедиться, что все документы, которые подаются для совершения нотариального действия, оформлены правильно. Это поможет избежать неприятных ситуаций, дополнительных затрат времени и отказа в совершении нотариального действия.

Требования к документам определены статьей 47 Закона Украины «О нотариате» и главой 8 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Минюста № 296/5 от 22.02.2012.

Когда нотариус не может принять документ?

Документ оформлен с нарушениями

Нотариус не имеет права принимать документы, если они:

• Не соответствуют требованиям законодательства;
• содержат сведения, которые унижают честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица;
• написаны карандашом;
• повреждены настолько, что текст невозможно прочитать.
  
  Документ имеет подчистки, дописки, зачеркивания или другие незаверенные исправления

Если в документе есть исправления, они обязательно должны быть:

• заверены подписью должностного лица;
• скреплены печатью учреждения;
• сделаны так, чтобы был виден и ошибочный, и исправленный текст.
  
  Документ состоит из двух и более листов, но… 

— листы не соединены;

— не прошиты/скреплены таким образом, чтобы их невозможно было разъединить без нарушения целостности;

— не пронумерованы;

— отсутствует подпись и печать органа, который выдал документ (если она предусмотрена).

Исключение — документы, сформированные через государственные реестры. Их статус нотариус проверяет онлайн.

 Как должен выглядеть текст документов?

Текст должен быть четким, понятным и без двусмысленностей.
Особенно важно:

• даты в сделках указываются словами хотя бы один раз;
• названия юридических лиц — полностью, без сокращений, с указанием кода ЕГРПОУ и их местонахождения;
• ФИО физических лиц и их данные — полностью, без сокращений;
• в предусмотренных законом случаях — с указанием даты рождения.

 Специальные бланки нотариальных документов

Нотариус проверяет подлинность каждого листа документа, который изложен на специальных бланках нотариальных документов и подается для совершения нотариальных действий, с помощью Единого реестра специальных бланков нотариальных документов. 

К экземпляру документа, который хранится в делах нотариуса, прилагается информационная справка о такой проверке.

Нотариус не принимает для совершения нотариальных действий документы, если они не соответствуют вышеуказанным требованиям.

Как избежать проблем? Простой чек-лист

Перед визитом к нотариусу убедитесь, что:
✔ документ без повреждений и четко читается;
✔ нет «слева» внесенных исправлений;
✔ все листы соединены;
✔ ФИО и данные указаны полностью;
✔ текст не содержит сокращений или двусмысленностей;
✔ все исправления правильно заверены;
✔ документ не написан карандашом.

Правильно оформленные документы — это залог быстрого и успешного получения нотариальной услуги. Большинство отказов, с которыми сталкиваются граждане, возникают из-за технических ошибок, невнимательности или нарушения требований к форме документа. Заблаговременная проверка, внимательное отношение к деталям и соблюдение установленных правил помогут сэкономить время, избежать ненужных затрат и обеспечить легальность и достоверность ваших сделок.

Юстиция работает для того, чтобы каждый гражданин получал необходимые услуги без барьеров и лишних трудностей. Если документ в порядке — нотариальное действие будет выполнено быстро, безопасно и в соответствии с законом.