Суточные на командировку: правила 2025 – 2026

Рассмотрим правила выплаты и документального оформления суточных в 2025 году. Они также переходят в 2026 год без изменений. Разве что предельные суммы для целей налогообложения НДФЛ, ВС изменяются.

Основные особенности суточных

• Не являются зарплатой — это не часть фонда оплаты труда (ФОТ). При этом оплата за время командировки осуществляется отдельно и по большей из двух сумм:
  • средней зарплате за последние 2 месяца;
  • или фактическому дневному заработку в месяце командировки.
• Не облагаются налогами:
  • НДФЛ (18%)
  • военным сбором (5%)
  •  ЕСВ (22%)
• Не индексируются.

Если работник в командировке — работодатель должен оплатить ему суточные + оплату за командировку.

Размер суточных (в гривнах) — зависит от страны, куда направляется работник, и может быть ограничен размером, не облагаемым налогами (в Украине — 0,1 прожиточного минимума для трудоспособных лиц за каждый день).

Кому можно выплачивать суточные

• Работникам, с которыми заключен трудовой договор;
• Работникам, которых официально направляет в командировку работодатель (юрлицо или ФЛП).

ФЛП не может направить сам себя, поэтому суточные себе он выплачивать не имеет права.

Кому суточные не выплачиваются

• ФЛП (даже если они едут по «делам»);
• Физлицам по ГПД (гражданско-правовым договорам);
• Работникам с разъездным характером работы;
• Вахтовикам;
• Если поездка в пределах одного населенного пункта — это не считается командировкой.

Как компенсировать расходы без суточных

Если нужно возместить работнику расходы на деловую поездку, минуя суточные, то можно выплатить:

• Премии, надбавки;
• Повышенную ставку оплаты;
• Оплату фактических расходов по квитанциям (проезд, проживание и т.д.).

В документах по ГПД или разъездному характеру нельзя указывать слова «командировка», «суточные» — это может привести к штрафам от Госинспекции труда за подмену трудовых отношений.

Расходы на питание

🔹 Если в счете за гостиницу уже включено питание (например, завтрак), уменьшать суточные не нужно — по крайней мере для небюджетных организаций и ФЛП.

🔹 Пункт 170.9.1 НКУ позволяет не облагать НДФЛ и ВС суточные, даже если в них частично входит оплата питания.

Однако можно предусмотреть исключения:

Во внутреннем положении о командировках (или приказе по предприятию) вы можете установить уменьшение суточных, если питание уже включено в счет гостиницы. Это — право, а не обязанность.

Если питание не в гостинице:

🔸 Обеды в кафе, ресторанах и т.д. не компенсируются отдельно — они должны быть оплачены работником за счет суточных.

🔸 Если же вы все-таки компенсировали эти расходы — то это дополнительное благо:

• облагается НДФЛ (18%) и ВС (5%);
• начисляется ЕСВ (22%);
• включается в фонд оплаты труда.

Максимальный и минимальный размер суточных

Рекомендуемый минимум суточных (по аналогии с бюджетниками):

• 300 грн/день — для командировок в пределах Украины;
• 56 – 80 евро/день — для командировок за границу, в зависимости от страны.

Меньшие суммы могут рассматриваться Госинспекцией труда как нарушение трудовых прав (письмо Минсоцполитики № 1732/0/101-16/28).

Максимум без налогообложения НДФЛ и ВС (необлагаемый лимит):

• 2025 год – 800 грн/день (то есть 10% от минималки 8000 грн) — для внутренних командировок;
• 2026 год – 864,70 грн/день (10% от минималки 8647 грн) — для внутренних командировок
• 80 евро/день — для заграничных командировок (пересчитывается по курсу НБУ).

Суммы сверх этих лимитов облагаются налогами как дополнительное благо:

• 18% НДФЛ
• 5% военный сбор.

 Как не облагать налогами суточные 2025: предельные суммы и документы

 Суточные на командировки – 2026

Утверждение размера суточных

1. Положение о командировках (лучший вариант)

• Включает единую фиксированную сумму суточных (например, 400 грн/день).
• Определяет другие правила (порядок направления, аванс, отчетность и т.д.).
• Работники ознакомливаются под подпись.
• Меньше вопросов от ГНС и Госинспекции труда.

Положение о командировках: пример и шаблон

Приказ об утверждении Положения о командировках

2. Отдельный приказ об установлении суточных

• Простой вариант — утверждается один раз.
• Подходит, если командировки бывают редко.

3. Суточные в приказе на конкретную командировку

Размер суточных прописывается в каждом приказе отдельно.

Такой вариант используется для индивидуальных или международных поездок.

Но он не рекомендован для регулярного использования, так как возникают риски:

• Неодинаковые суммы — вопросы обоснованности;
• Возможны сомнения в объективности со стороны проверяющих органов.

Суточные в Положении о командировках

НЕ рекомендуется прописывать:

• Разные суточные по должностям — это может вызвать вопросы со стороны Госинспекции труда.
• Нестабильные суточные в каждом приказе — лучше закрепить основы в Положении о командировках.

Как использовать нормы Положения о командировках:

В приказе о командировке указываете: «выплатить суточные в соответствии с п. 2 Положения о командировках».

Работник подписывает ознакомление с Положением — это дает юридическое основание.

Какие документы подтверждают суточные

• Приказ о командировке – обязательный;
• Билеты/транспортные документы – для подтверждения перемещения;
• Путевой лист – если используется служебный автомобиль;
• Отметки пограничной службы – для поездок за границу;
• Результаты выполненного задания (договор, акт и т.д.) – подтверждение хозяйственной цели;
• Отчет работника о командировке – рекомендованный;
• Удостоверение о командировке – по желанию предприятия.

Когда суточные становятся сверхнормативными:

1. Превышен лимит суточных (800 грн (2025 год) или 864,70 грн (2026 год) — по Украине; 80 евро — за границей).
2. Суточные начислены за неоформленные дни (без приказа или подтверждений).
3. Отсутствуют документы, которые доказывают факт или цель командировки.
4. Отчетность о командировке не подана вовремя.

Налогообложение сверхнормативных суточных (2026):

• НДФЛ = (суточные – 864,70 грн) × 1,21951 × 18%
• ВС = (суточные – 864,70 грн) × 5%
• ЕСВ = не начисляется

В Приложении 4ДФ сверхнормативные суточные указываются под кодом “118”.

Основные правила расчета суточных по Украине

1. Приказ о командировке — главный документ, определяющий период;
2. Правило «24:00»:
   • Суточный срок считается с 00:00 до 24:00.
   • Если командировка началась в 23:57, полностью засчитывается текущий день.
3. Один день = суточные:
   • Даже если работник пробыл в командировке несколько часов, все равно засчитываются полные сутки.
4. Выходные, праздничные и нерабочие дни также включаются в расчет суточных, если они указаны в приказе.
5. Продление командировки:
   • Если работник задержался — нужно издать новый приказ.
   • Иначе — дни задержки не оплачиваются как суточные.
6. Наложение дней:
   • Если один день является днем возвращения из предыдущей и выезда в новую командировку — суточные платятся только один раз.
   • Выбор, к какой из командировок отнести этот день, остается за бухгалтером.

💡 Пример расчета: работник был в командировке с 7 по 10 апреля 2025 года, включительно. Суточные составляют 300 грн/день.

Количество дней: 4
Сумма суточных: 4 × 300 = 1200 грн

Основные правила расчета суточных за границей

1. Разделение на украинскую и заграничную часть маршрута:
   • Дни, приходящиеся на территорию Украины — расчет проводят по 300 грн/день.
   • Дни пребывания за пределами Украины — согласно норме страны (до 80 евро/день).
2. Определение момента начала/завершения командировки:
   • По нормам Инструкции № 59 (применяется как рекомендация и для небюджетников):
     • Заграничные суточные рассчитываются с момента посадки на транспорт, направляющийся в иностранное государство.
     • Украинские суточные — до момента пересадки на «заграничный» транспорт.
3. Правило “одного дня”:
   • Если пересадка в Украине и выезд за границу происходят в один день, то суточные полностью считаются по заграничной норме.

 Суточные на заграничные командировки: как считать с 12 октября 2025?

Курсовые разницы:

Если курс евро изменяется после выдачи аванса, а отчет составляется по более низкому курсу, разница:

• возвращается работником, или
• облагается как дополнительное благо (НДФЛ + ВС, без ЕСВ).

Пример расчета: работник поехал в командировку на 10 дней в Польшу (суточные = 80 евро/день).

• Общая сумма суточных = 10 × 80 евро × курс НБУ на каждый день
  (например, курс = 50 грн → 10 × 80 × 50 = 40 000 грн)

Аванс = 800 евро = 800 × 49,25 = 39 400 грн

Если курс изменился — делаем перерасчет! Например, новый курс = 49,03, тогда сумма = 39 224 грн, и разницу в 176 грн работник должен либо вернуть, либо она облагается налогами.