Як ФОП успішно закрити рік: алгоритм внутрішньої перевірки

Кінець року — критичний період для ФОП, коли потрібно провести фінальну перевірку лімітів доходів, коректності сплати податків, нарахувань ЄСВ, даних РРО/ПРРО та стану розрахунків у Е-кабінеті. Такий аудит дозволяє закрити рік без порушень, уникнути запитів податкової та мінімізувати ризики у звітності.

Нижче — повний чек-ліст дій, які ФОП має виконати до завершення року.

Перевірка річного ліміту доходів ФОП

1. Контроль доходу — ключове завдання наприкінці року для єдинників усіх груп. Це особливо важливо, якщо протягом року ФОП:

• переходив між групами ЄП;
• змінював систему оподаткування;
• мав періоди збільшених надходжень або сезонний бізнес.

 Як діяти, якщо дохід наближається до ліміту?

ФОП має право законно керувати датами фактичного надходження коштів, оскільки:

Доходом є дата надходження коштів (п. 292.6 ПКУ), а не дата відвантаження або підписання акту.

Тож можливі варіанти:

• відтермінувати оплату на січень 2026 року;
• повернути надміру отримані кошти;
• призупинити приймання оплати до завершення року.

ФОП може працювати і надавати послуги, але отримати гроші вже після 1 січня — коли ліміт оновиться.

Якщо ліміт уже перевищено:

• доведеться перейти на старшу групу ЄП або загальну систему;
• із суми перевищення сплачується 15% єдиного податку.

Аудит Електронного кабінету платника податків

2. Ретельна перевірка Е-кабінету — спосіб уникнути прихованих ризиків.

 Перевірте у розділі «Облікові дані платника»:

• актуальність адреси податкової реєстрації;
• правильність контролюючого органу після зміни місця проживання;
• статус платника єдиного податку;
• коректність КВЕДів та місць провадження діяльності;
• наявність рішень ДПС, ППР, анулювання спрощеної системи.

📌 Якщо дані некоректні — подайте форму 5-ДР для актуалізації.

Важливо перевірити розділ “Вихіді /Вихідні документи”, зокрема, вхідні. Там можуть бути важливі повідомлення від податкової, які ви пропустили.

Запит про отримані доходи та звірка з 4ДФ

3. У розділі Е-кабінету для громадян створіть Запит про суми виплачених доходів і отримайте:

• Відомості з ДРФО про всі виплачені вам доходи;
• суми утриманих податків;
• інформацію за ознаками доходу.

Особлива увага — доходам ФОП за ознакою 157. Це виплати від замовників, які відображаються у їхніх 4ДФ.

✅ Якщо у декларації дохід більший, ніж у Довідці про хоходи — це нормально.

Може бути, якщо:

• контрагент не подав 4ДФ;
• клієнт — фізична особа;
• у вас були готівкові надходження.

❗ Якщо у декларації менше, ніж у довідці про доходи — буде запит ДПС.

Податкова регулярно звіряє 4ДФ з деклараціями ФОП.

❓ Виплати ФОП у додатку 4ДФ: де зона ризику?

📢 Виплати на користь ФОП у додатку 4ДФ показувати обов’язково?

Звірка даних РРО/ПРРО з обліком доходів

4. Для ФОП, що використовують РРО або ПРРО, обов’язково зробити звірку:

• суми реалізації;
• готівкових надходжень;
• безготівкових оплат через термінал.

У Е-кабінеті (розділ Зведені звіти) можна завантажити звіт у форматі Excel за фіскальним номером РРО.

Важливо:

• Для безготівкових оплат датою доходу є дата фіскального чека, а не дата зарахування на рахунок.
• Доходом є повна сума, без зменшення на комісію банку.

Перевірка стану розрахунків з бюджетом

5. У розділі «Стан розрахунків з бюджетом» перевірте:

• борги з ЄП, ЄСВ, ПДФО, ВЗ;
• переплати;
• правильність зарахування платежів;
• наявність недоїмки або пені.

 Якщо податки сплачено не на той рахунок:

Подайте заяву F1302002 та додайте копії платіжних документів.

 Сплатили податок не на той рахунок: чи є штраф?

 Сплатили податок не на той рахунок: як перерахувати на правильний? Інструкція

📌 Якщо потрібно повернути або перенести ЄСВ:

Подайте заяву за формою, затвердженою наказом Мінфіну № 417, через розділ «Листування з ДПС».

Перевірка використання пільг та звільнень

6. Якщо ФОП:

• користувався пільгою під час відпустки/лікарняного;
• подав заяву на звільнення ЄП і ВЗ;
• перебуває у переліку територій бойових дій або тимчасової окупації—

переконайтесь, що ДПС зняла нарахування за відповідні періоди.

Якщо ні — подайте запит на анулювання.

Додаткові перевірки перед завершенням року

7. Варто провести деякі перевірки:

✔ Перевірка чинності КЕП

За відсутності змін у даних його можна продовжити дистанційно.

✔ Перегляд фінансових документів:

• банківські виписки;
• Z-звіти;
• договори на фіндопомогу;
• акти виконаних робіт;
• закриття безнадійної заборгованості.

✔ Звірка валютних надходжень та еквайрингу

Переконайтесь, що курс НБУ застосований коректно та доходи відображені вірно.

Висновки

Щоб успішно завершити рік, ФОПу необхідно:

• провести аудит Е-кабінету і оновити персональні дані;
• звірити фактичний дохід із лімітами єдиного податку;
• перевірити усі надходження, РРО, еквайринг, валюту;
• подати запит на отримані доходи та звірити з 4ДФ;
• переконатися у відсутності боргів і коректності платежів;
• підготуватися до декларації та сформувати остаточний облік.

Так ФОП мінімізує ризики, уникне штрафів і впевнено увійде в новий звітний рік.