Чек-лист кадровика в конце 2025 и на старте 2026 года

Проведите аудит использования всех отпусков по состоянию на конец 2025 года. Определите остатки неиспользованных дней и составьте таблицу, в которой по каждому работнику укажите количество таких дней и период, за который они накоплены. Такая таблица станет помощником при составлении графика на 2026 год. Кроме того, целесообразно ознакомить с таблицей остатков отпусков работников и руководителей подразделений, где они работают.

Не забудьте согласовать график отпусков с выборным органом первичной профсоюзной организации (или профсоюзным представителем).

Ознакомление с графиком. Утвержденный график отпусков на 2026 год нужно довести до сведения всех работников. Каким именно способом это сделать — решать вам.

На наш взгляд, добавлять в график отпусков графы «Ознакомлен» или «Подпись работника» стоит только тогда, когда вы физически сможете собрать подписи всех работников в этом документе. В противном случае лучше разместить график отпусков в помещениях предприятия и/или на корпоративном портале. При этом для сбора подписей работников можно оформить отдельные листы ознакомления, которые при необходимости передать в соответствующие структурные подразделения.

Если работники работают дистанционно, то ознакомить их с графиком отпусков можно тем же способом, который вы используете для ознакомления таких работников с приказами.

Календар робочого часу на 2026 рік

Во время действия военного положения, составляя календарь рабочего времени на 2026 год, соблюдайте, кроме общих норм КЗпП, также положения Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ (далее — Закон № 2136).

На данный момент срок действия военного положения продлен до 05:30 3 февраля 2026 года Указом Президента Украины от 20.10.2025 № 793/2025, утвержденным Законом Украины от 21.10.2025 № 4643-IX.

Будет ли продлено военное положение в феврале 2026 года, на сегодняшний день неизвестно. Поэтому пока норму продолжительности рабочего времени на следующий год определяем с учетом предположения, что военное положение будет прекращено в феврале 2026 года. Если же военное положение будет продлено, норму продолжительности рабочего времени придется пересчитать.

Помните, что во время действия военного положения, как правило, увеличивать норму продолжительности рабочего времени работников с 40 до 60 часов в неделю разрешено только для работников, занятых на объектах критической инфраструктуры — в оборонной сфере, сфере обеспечения жизнедеятельности населения и т. д. (см. ч. 1 ст. 6 Закона № 2136).

Учитывайте также, что во время действия военного положения нормы ст. 73 КЗпП не действуют (см. ч. 6 ст. 6 Закона № 2136). Поэтому в календаре рабочего времени на этот период праздничные и нерабочие дни, определенные КЗпП, будут:

— либо рабочими днями, если они приходятся на дни, установленные графиком работы как рабочие;

— либо выходными днями, если они приходятся на установленные выходные.

Надурочні наприкінці року

Если на вашем предприятии есть работники, для которых установлен суммированный учет рабочего времени, то

в конце года следует подсчитать работникам с суммированным учетом общее количество сверхурочных часов за учетный период

Ведь окончание года — это время, когда заканчиваются любые учетные периоды, независимо от их продолжительности (месяц, квартал, полугодие, год). Информацию о количестве сверхурочных часов, накопленных в течение учетного периода, следует передать в бухгалтерию для соответствующей оплаты.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице между фактически отработанным временем и нормой часов за этот период (см. абзац третий п. 12 Методических рекомендаций.., утвержденных приказом Минтруда от 19.04.2006 № 138).

Больше подробностей о подсчете количества сверхурочных часов при суммированном учете приведено в статье «Сверхурочные в конце года» // «Налоги & бухучет», 2024, № 104.

Закриття номенклатури справ

Номенклатура дел — это обязательный для каждого предприятия систематизированный перечень названий дел, формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (см. п. 2 разд. І Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, далее — Правила № 1000/5).

Сводная номенклатура дел предприятия составляется по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000/5, на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, приведенной в приложении 11 к этим Правилам (см. п. 12 гл. 1 разд. IV Правил № 1000/5). Одним из таких структурных подразделений является отдел кадров (отдел службы персонала). Поэтому сосредоточимся на номенклатуре дел этого подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Для этого изучают документы по всем вопросам деятельности подразделения с привлечением специалистов, которые в нем работают. Как может выглядеть номенклатура дел отдела кадров, вы можете увидеть в статье «Составляем номенклатуру дел» // «Налоги & бухучет», 2020, № 41.

Номенклатуру дел отдела кадров (службы персонала) подписывает его руководитель и визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Вводят в действие номенклатуры дел с начала календарного года. Ведут их непосредственно в структурных подразделениях. При необходимости структурное подразделение по согласованию со службой делопроизводства и архивом предприятия (должностным лицом, ответственным за архив) может вносить в свою номенклатуру новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой, применяя при этом резервные номера в конце номенклатуры.

После окончания года номенклатуры дел структурного подразделения закрываются итоговыми записями о фактическом наличии заведенных за год дел.

Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают ответственные лица согласно инструкции по делопроизводству предприятия.

Підсумковий запис у журналах реєстрації кадрових наказів

В зависимости от срока хранения приказы по кадровым вопросам делятся на:

— приказы длительного срока хранения — хранятся в течение 75 лет;

— приказы временного срока хранения — хранятся в течение 5 лет.

Они должны регистрироваться в отдельных журналах.

Кроме того, для удобства кадровые приказы могут быть разделены на подвиды: о приеме на работу, об увольнении с работы, о переводе, о предоставлении отпусков и т. д. В таком случае журнал регистрации может быть открыт под каждый подвид приказов.

В каждом из журналов кадровые приказы регистрируют с начала года по порядковым номерам, начиная с единицы, по единой сквозной нумерации

Поэтому каждый год нумерацию приказов следует обновлять — закрывать соответствующий журнал регистрации кадровых приказов за прошлый год и начинать новый.

Для этого в журнале делают итоговую запись, в которой указывают общее количество приказов, изданных в течение года, а также фиксируют первый и последний номера приказов.

Форма итоговой записи законодательством не регламентирована. Исходя из устоявшейся практики, советуем оформить ее фразой наподобие: «В этом журнале за 2025 год зарегистрировано (количество) приказов с № (номер первого приказа) по № (номер последнего приказа)». После этого проставьте дату, должность, подпись, имя и фамилию лица, ответственного за ведение журнала.

Отметим, что на небольших предприятиях с незначительным количеством кадровых приказов допускается продолжать их регистрацию в одном и том же журнале несколько лет подряд. Но все равно нумерацию приказов каждый год начинайте с № 1, а в конце года обязательно сделайте итоговую запись о количестве зарегистрированных за такой год приказов (см. выше).

Журналы регистрации в системах электронного документооборота закрываются по правилам, предусмотренным для таких журналов.

Передавання документів до архіву підприємства

Дела постоянного и длительного (более 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личного состава) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве передаются в архив предприятия в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и использования. Делают это на основании описей дел. О том, как правильно сформировать и оформить дела, а также составить описи дел, вы можете узнать из статьи «Подготовка документов к хранению» // «Налоги & бухучет», 2020, № 41.

Как указано в п. 5 гл. 4 разд. VI Правил № 1000/5, подготовка дел для передачи в архив включает проверку:

— правильности формирования документов в дела;

— соответствия заголовков дел содержанию включенных в дела документов;

— оформления документов каждого дела,

— оформления дел;

— соответствия дел номенклатуре, утвержденной руководителем предприятия.

В случае выявления каких-либо недостатков в формировании и оформлении дел их необходимо устранить. В случае отсутствия дел, значащихся в описаниях, принимаются меры по розыску, предусмотренные п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5.

Передача дел в архив происходит по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем предприятия.

Больше о передаче дел в архив предприятия см. в статье «Храним документы на предприятии» // «Налоги & бухучет», 2020, № 41.