График отпусков — 2026: существует ли на самом деле «дедлайн 5 января»?

Конец года для кадровика и бухгалтера — это всегда марафон. Одной из главных задач в чек-листе является утверждение графика отпусков. Но действительно ли вы обязаны успеть до «сакральной» даты — 5 января? И что делать, если сотрудники хотят отдыхать уже с первых дней нового года?

Когда именно утверждать график: мифы против реальности

Вокруг даты утверждения графика отпусков годами ведутся дискуссии. Многие бухгалтеры и кадровики опасаются не успеть до 5 января, считая эту дату крайней чертой, пересечение которой грозит штрафами. Давайте разберемся, что по этому поводу говорит закон, а что — практика. 

Что говорит Закон?

Если вы откроете КЗпП или Закон об отпусках, то будете удивлены: конкретной даты дедлайна там нет. Законодательство не содержит прямого требования утвердить график, например, до 31 декабря или 5 января. Это означает, что каждый работодатель имеет право определить эту дату самостоятельно.

Откуда взялось 5 января?

Эта дата — «привет» из прошлого. Она фигурирует в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка, утвержденных еще в 1984 году. Минсоцполитики в своих рекомендациях советует ориентироваться именно на этот срок (не позднее 5 января текущего года). Но помните: это рекомендация, основанная на советских нормативах, а не прямая норма современного законодательства.

Идеальная формула срока из практики

Имеет смысл руководствоваться логикой и правилом «двух недель».

Идеальный вариант — составить и утвердить график минимум за 2 недели до начала первого запланированного отпуска в новом году.

Почему именно так?

Согласно законодательству, вы обязаны письменно уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его старта. Если же сотрудник захочет отдыхать в начале года, а график утвержден позже, вы физически не сможете выполнить это требование.

Представим ситуацию: процесс согласования затянулся, график еще не утвержден руководителем, а сотрудник уходит в отпуск уже 3 января. Является ли это нарушением?

Нет, это не проблема. В таком случае действует простой алгоритм: сотрудник пишет заявление о предоставлении отпуска, работодатель издает приказ. Поскольку инициатором является сам сотрудник, правило о «предупреждении за 2 недели» здесь не работает.

Совет: Чтобы избежать ежегодной головной боли и споров с проверяющими, зафиксируйте конкретную дату утверждения графика в своих локальных актах (например, в правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). Это станет вашим законным аргументом и четким дедлайном.

Мы разобрались с датами, но это только начало. Для всех ли работодателей график отпусков обязателен во время военного положения, есть ли исключения? Как правильно внести в график сотрудника, принятого в середине года? Обязательно ли включать в этот документ совместителей и тех, кто работает по гиг-контрактам? Как не допустить типичной ошибки с уведомлением об отпуске? Ведь простая подпись в графе «Ознакомлен» в графике не является письменным уведомлением и не освобождает от ответственности.

Детальный анализ этих и других важных аспектов читайте в полной версии статьи: «График отпусков — 2026» // «Налоги & бухучет», 2025, № 103.