Как восстановить актовую запись гражданского состояния - объясняет Министерство юстиции Украины
Государственная регистрация рождения ребенка и его происхождения, брака, расторжения брака в случаях, предусмотренных законом, изменения имени, смерти проводится путем составления актовых записей гражданского состояния. Именно на основании таких записей, в случае необходимости, орган государственной регистрации актов гражданского состояния (далее – ГРАГС) формирует и повторно выдает свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния.
Во время войны более актуальной стала процедура восстановления актовой записи гражданского состояния. Ведь в связи с временной оккупацией части нашей территории утрачен доступ к бумажным носителям актовых записей гражданского состояния, а в Государственном реестре актов гражданского состояния граждан (далее – Реестр) могут отсутствовать сведения.
Механизм восстановления актовой записи гражданского состояния урегулирован Законом Украины «О государственной регистрации актов гражданского состояния» (далее – Закон) и Правилами внесения изменений в актовые записи гражданского состояния, их восстановления и прекращения их действия, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 12.01.2011 № 96/5 (далее – Правила).
Согласно статье 23 Закона восстановление актовой записи гражданского состояния проводится соответствующим органом ГРАГС в случае ее отсутствия, что подтверждается документально.
Отсутствие актовой записи гражданского состояния подтверждается полным извлечением из Реестра об отсутствии актовой записи гражданского состояния.
Если метрические книги или книги государственной регистрации актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, отсутствие актовой записи гражданского состояния подтверждает архивная справка, выданная государственным архивом в Автономной Республике Крым, области, городах Киеве или Севастополе (пункт 3.4 раздела III Правил).
Куда обратиться для восстановления актовой записи гражданского состояния?
Согласно частям первой, третьей статьи 6 Закона прием и рассмотрение заявлений о восстановлении актовых записей гражданского состояния относится к компетенции отделов ГРАГС, дипломатических представительств и консульских учреждений Украины.
Кроме того, можно подать заявление путем обращения в центр предоставления административных услуг.
Учреждения не вправе отказать гражданину в принятии и рассмотрении заявления о восстановлении актовой записи гражданского состояния.
В условиях военного положения, введенного в Украине с 24.02.2022, заявление о восстановлении актовой записи гражданского состояния подается в любой отдел ГРАГС, расположенный на подконтрольной украинской власти территории.
Лица, имеющие право на подачу заявления о восстановлении актовой записи гражданского состояния
Восстановление актовой записи гражданского состояния проводится по заявлению:
- лица, в отношении которого составлена актовая запись;
- одного из родителей, опекуна, попечителя ребенка;
- опекуна недееспособного лица;
- наследников умершего;
- представителя органа опеки и попечительства при осуществлении полномочий по опеке и попечительству в отношении лица, имеющего право на подачу такого заявления.
Документы, которые нужно подать
Вместе с заявлением о восстановлении утраченной актовой записи гражданского состояния необходимо подать:
- паспорт гражданина Украины, паспортный документ иностранца или документ, удостоверяющий личность лица без гражданства заявителя. В случае подачи заявления гражданином Украины, постоянно проживающим за границей, предъявляется паспорт гражданина Украины для выезда за границу;
- архивная справка, выданная государственным архивом в Автономной Республике Крым, области, городах Киеве и Севастополе, если метрические книги или книги государственной регистрации актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив;
- документы (выписки из них), которые подтверждают данные, необходимые для восстановления актовой записи гражданского состояния;
- свидетельство о государственной регистрации актов гражданского состояния (о рождении, смерти, браке, расторжении брака и т.д.);
- другие документы, необходимые для рассмотрения заявления и решения вопроса по существу.
Полное извлечение из Реестра об отсутствии актовой записи гражданского состояния добавляется отделом ГРАГС к поданному заявителем заявлению.
Документы, составленные на иностранном языке, подаются для восстановления актовых записей гражданского состояния вместе с их переводами на украинский язык, заверенными в установленном порядке, которые остаются в делах отдела ГРАГС, принявшего заявление (пункт 1.5 раздела I, 3.4, 3.8 раздела III Правил).
Восстановление утраченных актовых записей о браке, изменении фамилии, расторжении брака, смерти проводится только:
- при наличии документов, подтверждающих, что соответствующая актовая запись была ранее составлена в органах ГРАГС (свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, его копии, заверенной нотариально, отметки (штампа) о государственной регистрации акта гражданского состояния в паспорте или паспортном документе);
- на основании решения суда (пункт 3.5 раздела III Правил).
Если в связи с временной оккупацией территории Украины невозможно запросить копии актовых записей гражданского состояния или подтверждение соответствия сведений в Реестре данным бумажного носителя актовой записи гражданского состояния, государственная регистрация актов гражданского состояния подтверждается соответствующими свидетельствами о государственной регистрации актов гражданского состояния, извлечениями из Реестра, если они не содержат безоговорочных исправлений, дописок или явных признаков подделки.
Регистрация актов гражданского состояния компетентными органами иностранных государств подтверждается соответствующими легализованными в установленном порядке документами о регистрации актов гражданского состояния. Копии актовых записей гражданского состояния запрашиваются от компетентных органов иностранных государств, с которыми Украина заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях в гражданских и семейных делах, в случае необходимости подтверждения определенных данных (пункт 3.9 раздела III Правил).
Согласно пункту 3.17 раздела III Правил решение суда об установлении факта государственной регистрации акта гражданского состояния является основанием для восстановления актовой записи гражданского состояния в отделе ГРАГС по месту ее первичного составления, кроме случая хранения записи на временно оккупированной территории Украины.
Решение суда об установлении факта рождения, смерти в определенное время, вынесенное судом в случае невозможности их регистрации органом ГРАГС, является основанием для государственной регистрации таких фактов.
В этих случаях заявителем в заявлении о восстановлении актовой записи гражданского состояния указываются реквизиты решения суда, которое также прилагается к заявлению.
При необходимости заявитель указывает в заявлении о восстановлении актовой записи о рождении дополнительные данные (сведения о месте рождения, о родителях), необходимые для составления актовой записи, которые должны быть подтверждены соответствующими документами.
На основании восстановленной актовой записи гражданского состояния заявителю повторно выдается или направляется в отдел ГРАГС по месту его проживания свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния для вручения. На свидетельстве проставляются штампы «Запись восстановлена» и «Повторно» (3.16 раздела III Правил).
Особенности подачи заявления лицом с физическими нарушениями
Если заявителем является человек с физическими нарушениями, которые делают невозможным собственноручное подписание им заявления о восстановлении, соответствующие заявления могут подаваться без проставления таким заявителем собственной подписи. В таком случае подача заявления о внесении изменений в актовые записи гражданского состояния, их восстановлении и прекращении их действия происходит в присутствии свидетеля, привлеченного соответствующим заявителем.
Свидетелем не может быть привлечено лицо с частичной или неполной гражданской дееспособностью, с ограниченной гражданской дееспособностью или недееспособное лицо, а также лица из числа: должностных лиц органа государственной регистрации актов гражданского состояния, к которому обратился заявитель; второго из родителей во всех случаях, определенных законодательством, связанных с защитой интересов ребенка; второго из женихов; второго из супругов в случае расторжения брака по заявлению супругов; лиц, которые не могут прочитать или проставить собственную подпись на заявлении или актовой записи гражданского состояния.
Если заявителем является лицо с нарушением зрения, должностным лицом органа государственной регистрации актов гражданского состояния вслух зачитывается текст заявления.
Лицо с нарушениями слуха и/или речи может привлекать переводчика жестового языка, в том числе в режиме онлайн.
Свидетелем, переводчиком жестового языка предъявляется паспорт или паспортный документ (пункт 1.5 раздела I Правил).
Срок рассмотрения заявления
Вопрос о восстановлении актовых записей гражданского состояния рассматривается в срок, не превышающий трех месяцев, с дня подачи соответствующего заявления в отдел ГРАГС.
При наличии уважительных причин этот срок продлевается с письменного разрешения руководителя отдела ГРАГС управления государственной регистрации (по месту их подачи), но не более чем на три месяца.
Дипломатическим представительством или консульским учреждением Украины такой вопрос рассматривается в шестимесячный срок с дня подачи к ним соответствующего заявления (пункт 1.10 раздела I Правил).
На основании поданных заявителем и запрошенных отделом ГРАГС, дипломатическим представительством или консульским учреждением Украины документов и их анализа составляется заключение о восстановлении или отказе в восстановлении актовой записи гражданского состояния (пункт 3.11 раздела III Правил).
В случае отказа в восстановлении актовой записи гражданского состояния в заключении отдела ГРАГС указываются причины отказа и разъяснение о возможности обжалования отказа в судебном порядке (пункт 3.12 раздела III Правил).
