Проверки ПФУ по новым правилам

Автор: Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам.

В связи с обнародованием Пенсионным фондом плана-графика проверок на III квартал 2026 года мы решили напомнить, как Пенсионный фонд проверяет по Порядку № 33-1, который вступил в силу в конце прошлого года.

В статье рассмотрим, какие виды проверок предусмотрены и по какой процедуре они проводятся, что именно проверяет ПФУ и что такое допроверочный анализ.

Речь идет о Порядке проверки правильности использования страхователями страховых средств общеобязательного государственного социального страхования и применения финансовых санкций за нарушение установленного порядка их использования, утвержденном постановлением правления ПФУ от 10.10.2025 № 33-1 (далее — Порядок № 33-1). Он вступил в силу с 16 декабря 2025 года и заменил собой Порядок проверки.., утвержденный постановлением правления ФСС от 02.10.2020 № 23.

Что проверяют?

Виды страховых выплат, по которым проводятся проверки правильности использования страховых средств, приведены в таблице ниже.

ПФУ будет контролировать всю цепочку: от оснований для назначения страховой выплаты до ее отражения в учете, в частности (см. п. 18 разд. ІІ Порядка № 33-1):

— правомерность назначения и осуществления страховых выплат застрахованным лицам и пострадавшим на производстве;

— правильность исчисления размера среднедневной зарплаты, из которой рассчитываются суммы страховых выплат;

— правомерность и обоснованность заявленных сумм финансирования и использования страховых средств, поступивших от ПФУ;

— листки нетрудоспособности, сформированные в Электронном реестре листков нетрудоспособности, а также выданные в бумажной форме;

— акты расследования несчастных случаев, связанных с производством, или акты расследования хронических профессиональных заболеваний;

— правильность ведения бухгалтерского учета по страховым средствам;

— решение страхователя или уполномоченного им лица о назначении / отказе в назначении страховой выплаты, а за период до 1 января 2023 года — решение комиссии (уполномоченного) по страхованию в связи с временной потерей трудоспособности.

Допроверочный анализ

При подготовке к проведению документальных проверок должностные лица ПФУ могут осуществлять допроверочный анализ, который проводится без какого-либо специального решения руководителя органа ПФУ (см. п. 3 разд. ІІ Порядка № 33-1). Страхователь о нем не знает и участия в нем не принимает. Фактически это «кабинетная разведка» ПФУ.

Допроверочный анализ проводится на основании:

— сведений, содержащихся в Интегрированной комплексной информационной системе ПФУ;

— реестре застрахованных лиц Госреестра общеобязательного государственного социального страхования;

— поданных страхователем в ПФУ заявлений-расчетов и уведомлений о выплате средств застрахованным лицам.

Именно на этом этапе пенсионщики могут выявить потенциальные «слабые места» в использовании страховых средств. Для этого анализируют:

— своевременность представления страхователем уведомлений о выплате средств застрахованным лицам;

— обоснованность внесения им исправлений в ранее поданные заявления-расчеты;

— своевременность или полноту возврата страховых средств;

— выявленные несоответствия по результатам риск-ориентированного мониторинга листков нетрудоспособности;

— достоверность сведений, поданных для получения страховых средств.

По результатам допроверочного анализа, в случае выявления фактов, свидетельствующих о возможных нарушениях использования страховых средств, ПФУ рассматривает вопрос о:

— включении страхователя в план-график проведения документальных плановых проверок или

— проведении документальной внеплановой проверки.

Виды и продолжительность проверок

Виды проверок. Должностные лица территориальных органов ПФУ проводят плановые или внеплановые документальные проверки.

Они могут осуществляться по месту нахождения страхователя (выездная проверка) или в помещении территориального органа ПФУ при наличии письменного согласия страхователя (невыездная проверка).

Продолжительность проверки. Максимальная продолжительность документальной:

— плановой проверки составляет 10 рабочих дней, а страхователей — субъектов микро-, малого предпринимательства — 5 рабочих дней;

— внеплановой проверки — 10 рабочих дней, а страхователей — субъектов микро-, малого предпринимательства — 2 рабочих дня.

Могут ли проверку продлить? Да, это возможно при наличии обоснованных причин и не более чем на 5 рабочих дней, а в отношении страхователей — субъектов микро-, малого предпринимательства — не более чем на 2 рабочих дня.

Уведомление о проверке и допуск к ней

Допуск к проверке. О проведении документальной (плановой/внеплановой) проверки руководителем органа ПФУ издается приказ. На основании приказа оформляют в двух экземплярах направление на проведение документальной проверки по форме согласно приложению 2 к Порядку № 33-1 (далее — направление на проверку). В нем, среди прочего, указывают: вид проверки, основание для ее осуществления, предмет проверки и должностных лиц органа ПФУ, которые ее будут осуществлять.

Такие лица допускаются на проверку при условии предъявления страхователю:

1) направления на проверку;

2) служебного удостоверения.

Один экземпляр направления на проверку в первый день проверки вручается под расписку руководителю или уполномоченному лицу страхователя. Об этом делается соответствующая запись во втором экземпляре, которая остается у должностного лица ПФУ.

Уведомление о проверке. Если проверка плановая, то не позднее чем за 10 календарных дней до дня ее начала пенсионщики обязаны предоставить страхователю уведомление о проведении такой проверки. Форма уведомления приведена в приложении 3 к Порядку № 33-1.

Страхователь имеет право не допускать должностное лицо ПФУ к плановой проверке в случае неполучения уведомления об осуществлении планового мероприятия

Уведомление вручается под расписку руководителю или уполномоченному лицу страхователя и/или направляется одним из способов:

— через электронный кабинет страхователя на веб-портале электронных услуг ПФУ или

— заказным письмом с уведомлением о вручении.

Уведомление, отправленное через электронный кабинет страхователя, считается полученным с момента поступления информации в электронной форме о его получении. Такая информация отражается в форме электронной квитанции с указанием даты и времени отправки уведомления и даты и времени открытия уведомления.

В случае неполучения Пенсионным фондом электронной квитанции о получении уведомления в течение 2 рабочих дней со дня его отправки, такое уведомление направляется страхователю заказным письмом с уведомлением о вручении.

Что касается внеплановых проверок, то они проводятся без предварительного уведомления страхователя.

Далее рассмотрим, как часто к страхователю может прийти ПФУ с плановой проверкой и в каких случаях может быть назначена внеплановая проверка.

Плановые проверки

Плановые документальные проверки проводятся в соответствии с квартальным планом-графиком, который формируется до 20-го числа последнего месяца квартала, предшествующего плановому, и утверждается приказом ПФУ (см. п. 4 разд. ІІ Порядка № 33-1). Обнародоваться он должен на информационной странице органа ПФУ на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

Работодатели включаются в план-график, если по ним срабатывает один из следующих 5 критериев (см. п. 5 разд. ІІ Порядка № 33-1):

1) рост количества оплаченных листков нетрудоспособности и/или дней временной нетрудоспособности (беременности и родов), и/или сумм страховых выплат на указанные цели в отчетном периоде по сравнению с аналогичным периодом прошлого года;

2) осуществление страховых выплат застрахованным лицам в пределах, приближенных к максимальным размерам, в расчете на один день;

3) наличие по результатам допроверочного анализа нескольких случаев, свидетельствующих о возможных нарушениях использования страхователем страховых средств;

4) наличие страховых выплат ПФУ при отсутствии уплаты страхователем ЕСВ;

5) наличие у страхователя расходов страховых средств ПФУ при отсутствии документальной проверки более 3 лет.

При этом

плановая проверка одного и того же страхователя может проводиться не чаще одного раза в год

Проверке подлежат документы за предыдущие годы и кварталы текущего года, за которые не осуществлялись проверки.

Внеплановые проверки

Внеплановые документальные проверки могут быть назначены при наличии хотя бы одного из оснований, предусмотренных п. 6 Порядка № 33-1. Среди них, в частности, следующие:

— увеличение в 1,1 и более раз расходов на страховые выплаты по сравнению с предыдущим месяцем;

— осуществление страховых выплат застрахованному лицу в пределах, приближенных к максимальным размерам, в расчете на один день по одному страховому случаю;

— наличие по результатам допроверочного анализа одного случая, свидетельствующего о возможных нарушениях использования страховых средств;

— начата процедура прекращения юрлица или обособленного подразделения юрлица путем реорганизации или ликвидации, а также в случае прекращения предпринимательской деятельности физлица-предпринимателя;

— подача страхователем заявления об осуществлении проверки по его желанию;

— обращение застрахованного лица о нарушении страхователем законодательства;

— выявление во время проверки другого страхователя фактов, свидетельствующих о нарушениях, которые повлияли или могут повлиять на правильность страховых выплат;

— неподача уведомления о выплате средств застрахованным лицам в течение 3 месяцев со дня осуществления финансирования сумм, указанных в заявлении-расчете.

Учтите, что при проведении внеплановой проверки должностные лица ПФУ должны рассматривать исключительно те вопросы, которые стали основанием для ее проведения. Количество внеплановых проверок в течение года не ограничивается.

Непредоставление документов, препятствия проверке

Предположим, что ПФУ на пороге, однако:

— страхователь не предоставляет документы бухгалтерского учета и отчетности по использованию страховых средств или другие необходимые для проверки документы;

— имеются другие обстоятельства, которые делают невозможным или препятствуют проведению документальной проверки должностными лицами органов ПФУ.

В таких случаях составляется в 2 экземплярах акт произвольной формы с указанием таких фактов. Первый экземпляр акта вручается под расписку руководителю или уполномоченному лицу страхователя или в течение 3 рабочих дней направляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Второй экземпляр хранится в органе ПФУ.

Следует учитывать, что при таких обстоятельствах проверка считается непроведенной, а орган ПФУ имеет право повторно организовать и провести проверку такого страхователя, в частности плановую, в течение того же календарного периода (см. п. 15 разд. ІІ Порядка № 33-1).

Отдельно урегулированы случаи, связанные с военными действиями. Если во время проведения проверки будут установлены факты утраты (уничтожения или порчи) в результате боевых действий, террористических актов, диверсий, вызванных вооруженной агрессией рф, документов, подтверждающих правомерное и целевое использование страховых средств, в случае невозможности их восстановления этот факт фиксируется в акте проверки.

Оформление результатов проверок и ответственность

Оформление акта. Результаты документальной проверки оформляются актом проверки по форме согласно приложению 4 к Порядку № 33-1 (ср. 025135600).

В акте проверки указываются факты выявленных нарушений (при наличии) со ссылкой на соответствующее требование (норму) законодательства и первичные или другие документы, подтверждающие наличие указанных нарушений. В случае, если по результатам проверки не выявлено нарушений законодательства, таких выводов не будет.

Акт проверки составляется в 2 экземплярах и подписывается в последний день проверки на каждой странице (с указанием на последней странице общего количества страниц):

— должностными лицами органа ПФУ, которые проводили документальную проверку;

— руководителем или уполномоченным лицом страхователя, главным бухгалтером или лицом, обеспечивающим ведение бухгалтерского учета.

Один экземпляр акта проверки вручается руководителю или уполномоченному лицу страхователя, а второй экземпляр с отметкой о получении хранится в органе ПФУ, который осуществил документальную проверку.

Если страхователь не согласен. В случае несогласия с результатами проверки, изложенными в акте,

страхователь имеет право подать возражение с дополнительными документами (при наличии) в орган ПФУ в течение 5 рабочих дней со дня, следующего за днем подписания, отказа от подписания и/или получения акта проверки

В то же время следует помнить — если акт проверки подписан без возражений или в течение 5 рабочих дней возражения к акту не поступили, или были направлены с нарушением указанного срока, акт проверки считается согласованным.

Ответственность. В случае нарушения порядка использования страховых средств страхователь привлекается к ответственности, мера которой определена ч. 6 ст. 8 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV и разд. ІV Порядка № 33-1. А именно он возмещает в полном объеме неправомерно израсходованную сумму страховых средств и/или стоимость предоставленных социальных услуг и уплачивает штраф в размере 50 % такой суммы.

За несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме страховых средств на страхователей налагается штраф в размере 10 % несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств.

Одновременно на суммы несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств и штрафных санкций начисляется пеня в размере 0,1 % указанных сумм средств, рассчитанная за каждый день просрочки платежа.

Выводы

• С 16 декабря 2025 года ПФУ осуществляет проверки страхователей по новому Порядку № 33-1.
• Перед назначением проверки должностные лица ПФУ могут проводить допроверочный анализ без участия страхователя.
• Плановая проверка одного и того же страхователя осуществляется не чаще одного раза в год. В то же время количество внеплановых проверок в течение года не ограничивается.
• Плановые проверки проводятся в соответствии с квартальным планом-графиком. О такой проверке ПФУ обязан уведомить не позднее чем за 10 календарных дней.
• Внеплановые проверки проводятся без предварительного уведомления. Во время такой проверки исследуются исключительно вопросы, которые стали основанием для ее проведения.
• В случае выявления нарушений страхователь обязан возместить неправомерно использованные страховые средства и уплатить финансовые санкции, предусмотренные Порядком № 33-1.

Другие материалы из "Налоги & бухучет", 2026, № 7:

• Налоговая социальная льгота: практический кейс на 2026 год
• Проверки ПФУ по новым правилам
• Заграничная командировка: аванс в гривне, суточные в евро, остальные расходы в юанях
• Ошибка сугубо бухучетная: подавать ли финотчетность повторно?
• Выплаты по решению суда и бывшим работникам: новые правила ЕСВ
• Заемный лимит и другие валютные новации НБУ
• Минзарплату торговцам подакцизкой через аутстаффинг не обойти?
• Платные дороги за рубежом: возникают ли НДС-обязательства
• Как заполнить отчет по форме № 2-фінмон (річна): пояснения от Минфина
• Бесплатный гарантийный ремонт от производителя — начислять ли НДС?
• Новый Закон о вине: главные изменения и судьба столовых вин
• 19.01.2026 — последний день уплаты ЕСВ ФЛП за IV квартал 2025 года
• Индексация зарплаты в 2026 году: какой месяц является базовым
• Календарь статистической отчетности на 2026 год
• Учет товарных запасов ФЛП: новые детали судебного разбирательства
• Обновленный Перечень оккупированных и боевых территорий — 2026: что учесть бухгалтеру
•  ФЛП-перевозчик в группе 2: возможно ли сотрудничество с экспедитором на общей системе?
• Обязательный е-кабинет для субъектов первичного финмониторинга с 2 февраля 2026 года
• ФЛП не могут включить консультации по декларированию в расходы
• 90 дней отпуска для военных: кого это касается
• Электронный трудовой договор: готовятся законодательные изменения

Подписаться на "Налоги & бухучет"