Роль страхователя в процессе перевода трудовых книжек в электронную форму

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным — это не техническая мелочь и не “еще одна реформа”. Это изменение логики учета трудовой деятельности. Ключевая фигура в этом процессе — страхователь, то есть работодатель. Без его действий электронная трудовая книжка просто не заполнится.

Страхователь является первичным источником информации о трудовой деятельности работника. Именно он владеет документами, которые подтверждают прием на работу, перевод, увольнение, изменение существенных условий труда. Пенсионный фонд не придумывает эти данные — он лишь обрабатывает то, что подает страхователь.

В процессе оцифровки трудовых книжек на страхователя возложено несколько четких задач.

Во-первых, он должен обеспечить сканирование бумажных трудовых книжек или отдельных документов, подтверждающих стаж.

Во-вторых, эти сведения нужно загрузить через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины с соблюдением установленных требований к качеству и полноте данных.

В-третьих, страхователь несет ответственность за достоверность поданной информации.

Важный момент: электронная трудовая книжка формируется не автоматически. Если страхователь не подал сведения, в реестре их просто не будет. Это означает, что в будущем работник может столкнуться с проблемами при назначении пенсии или подтверждении стажа. Формально виноват будет работодатель, а фактически пострадает работник.

Отдельная роль страхователя — работа с ошибками. В бумажных трудовых книжках их хватает: неточные даты, отсутствующие приказы, некорректно сделанная запись о смене фамилии. Во время оцифровки эти ошибки не исчезают сами по себе. Если страхователь загружает некорректные или неполные документы, система их либо не примет, либо зафиксирует как проблемные. В результате придется возвращаться к архивам и все переделывать.

Также стоит понимать, что перевод трудовых книжек в электронную форму — это не разовая кампания.

Для действующих работников страхователь и далее подает сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Бумажная книжка постепенно теряет практическое значение, а электронные данные становятся основными.