Внутренняя сверка списков персонального воинского учета

По сути, такая внутренняя сверка состоит в:

— проверке наличия, состояния и актуальности военно-учетных и других документов призывников, военнообязанных и резервистов, необходимых для составления списков;

— обеспечении соответствия данных, указанных в списках, военно-учетным и другим документам работников;

— сборе копий актуальных ВУД. Напомним, что копии ВУД хранятся вместе со списками персонального воинского учета (п. 37 Порядка № 1487). В отдельном деле хранят ВУД работников, которые были исключены (сняты) с воинского учета территориальными центрами комплектования и социальной поддержки (далее — ТЦК), органами СБУ, разведорганами (кроме лиц, достигших предельного возраста пребывания в запасе).

Регулярность проведения внутренних сверок Порядком № 1487 не установлена. Однако желательно осуществлять их не реже 1 раза в год перед внешними сверками с ТЦК (СБУ, разведорганами).

Также рекомендуем проводить внутреннюю сверку в случаях:

— внесения изменений в законодательство, которые затрагивают правила воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов;

— назначения нового ответственного за ведение воинского учета;

— необходимости бронирования работников на новый срок.

Кроме того, учитывайте, что срок действия ВУД в электронной форме составляет не более 1 года с даты его формирования и не может превышать срок действия отсрочки (бронирования). Поэтому контролируйте этот момент, чтобы в деле были действующие ВУД, а в списке — актуальные данные.

Внутреннюю сверку проводит лицо, ответственное за ведение воинского учета. Привлекать ТЦК, органы СБУ или разведорганы, в которых пребывают на учете работники предприятия, для ее осуществления не нужно.

График сверки

Как предусмотрено п. 45 Порядка № 1487, внутренние сверки проводят на основании графика, утвержденного руководителем предприятия.

Имейте в виду, что наличие и состояние выполнения графиков сверок входят в перечень вопросов, подлежащих контролю должностными лицами ТЦК при осуществлении ими проверок организации и ведения воинского учета на предприятиях (см. пп. 1 и 4 приложения 31 к Порядку № 1487).

Форма графика сверки произвольная. Обычно сверку планируют по подразделениям. Как в таком случае может выглядеть график, см. ниже.

Если работающих на предприятии призывников, военнообязанных и резервистов немного, то в график можно добавить графу с указанием фамилий работников. Пример такого графика вы можете найти здесь // i.factor.ua/ukr/journals/kd/2022/november/issue-6/article-131863.html.

Утверждаем график

Утвердить график сверки можно приказом или непосредственно грифом утверждения. Заметим, что приказом делать это удобнее. В таком приказе:

— фиксируют, кто ознакомляет работников с графиком;

— обязывают работников предоставить документы в соответствующие сроки, а также определяют перечень таких документов;

— устанавливают место проведения сверки;

— определяют сроки и место предоставления необходимых документов работниками, которые отсутствовали в определенные для них дни сверки.

Приведем пример такого приказа ниже.

Ознакомляем с графиком

С графиком сверки следует ознакомить работников под подпись. Ответственного за ознакомление указывают в приказе по предприятию.

Если призывников, военнообязанных и резервистов на предприятии немного, то в график сверки можно добавить графы для указания фамилий работников и проставления ими подписей об ознакомлении. Еще один вариант — индивидуально каждому призывнику, военнообязанному, резервисту направить соответствующее уведомление, форму которого вы можете найти здесь // i.factor.ua/ukr/journals/kd/2022/november/issue-6/article-131864.html?from=widget-in-this-issue. В этом случае ознакомлением обычно занимается непосредственно ответственный за ведение воинского учета.

При большой численности призывников, военнообязанных и резервистов обязанность по ознакомлению с графиком сверки можно делегировать руководителям структурных подразделений. Для этого им передают копии приказа (см. выше), графика сверки и листы ознакомления с указанием фамилий призывников, военнообязанных и резервистов, работающих в подразделении. Так руководители подразделений будут знать, кого необходимо ознакомлять. Листы ознакомления с подписями работников возвращают в отдел кадров.

Работники, которые отсутствуют на рабочем месте в связи с дистанционной работой, болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, могут быть ознакомлены с графиком сверки с помощью средств электронной коммуникации (подробно об этом читайте в статье «Дистанционный документооборот» // «Налоги & бухучет», 2023, № 68).

Удостоверьтесь, что все призывники, военнообязанные и резервисты были ознакомлены с графиком сверки. То есть в листах ознакомления должны быть проставлены подписи всех работников или отметки об их уведомлении с помощью средств электронной коммуникации.

Проводим сверку

В даты, установленные графиком, ответственный за ведение воинского учета проводит сверку списков с записями в военно-учетных и других документах призывников, военнообязанных и резервистов.

Какие документы требовать от работников для проведения сверки? Актуальный ВУД и паспорт гражданина Украины. Также могут понадобиться извлечение о регистрации места проживания (если у работника паспорт в форме ID-карточки) или документ о присвоенном регистрационном номере учетной карточки плательщика налогов (если у работника паспорт в форме книжечки).

Что касается данных о месте работы и должности, то их сверяем с соответствующими приказами и записями в личной карточке работника типовой формы № П-2 (если вы продолжаете ее вести). В частности, проверяем, не был ли работник переведен на другую должность и т. п.

В случае выявления каких-либо недостатков при сверке ВУД ответственный за воинский учет информирует о них руководителя предприятия и вносит предложения об их устранении

Также рекомендуем вручить работнику под подпись уведомление о необходимости устранить выявленные недостатки. В таком уведомлении целесообразно указать срок, в течение которого следует это сделать. Если работник отказывается получать уведомление, составьте соответствующий акт. Также не забудьте проинформировать ТЦК (СБУ, разведорган), в котором работник стоит на учете, о нарушении им правил воинского учета.

Вместе с тем заметим, что в отдельных случаях устранить недостатки можно прямо на месте. Например, при сверке выявлено, что распечатка электронного ВУД, предоставленная работником, является неактуальной. Чтобы исправить такую ситуацию, работнику достаточно сформировать новый е-ВУД. Сделать это можно, в частности, в мобильном приложении «Резерв+» или на портале «Дія». Далее такой е-ВУД нужно распечатать. Если же работник не имеет возможности либо желания устанавливать «Резерв+» на свой гаджет или печатать ВУД с портала «Дія», то получить распечатку актуального е-ВУД он может в ТЦК по месту учета.

В случае когда в процессе проведения внутренней сверки были выявлены какие-либо изменения учетных данных призывников, военнообязанных, резервистов, действуйте так:

1) если изменились данные в ВУД, сделайте его новую копию;

2) в 5-дневный срок со дня проведения сверки откорректируйте списки персонального воинского учета;

3) до 5-го числа месяца, следующего за проведением сверки, направьте в соответствующий ТЦК (орган СБУ, разведорган) уведомление об изменении учетных данных работника (приложение 4 к Порядку № 1487).

Теперь вы знаете, в чем заключается внутренняя сверка списков воинского учета с военно-учетными и другими документами работников. Но не забывайте, что есть еще и внешняя сверка с ТЦК (органами СБУ, разведорганами). О ней мы расскажем в отдельной статье.

Выводы

• Предприятия обязаны периодически сверять списки персонального воинского учета с записями в военно-учетных и других документах призывников, военнообязанных и резервистов.
• Внутренние сверки осуществляются на основании графика, утвержденного руководителем предприятия.
• С графиком сверки следует ознакомить призывников, военнообязанных и резервистов, работающих на предприятии.
• Если при проведении сверки были выявлены изменения учетных данных работников, то до 5-го числа следующего месяца в соответствующий ТЦК (орган СБУ, разведорган) необходимо направить уведомление по форме, приведенной в приложении 4 к Порядку № 1487.