Засвідчення копій документів: правила та порядок оформлення - 2026

Засвідчення копій документів — одна з найпоширеніших процедур у кадровій та бухгалтерській роботі. У 2026 році правила її оформлення були уточнені. Розглянемо, як правильно засвідчувати копії документів відповідно до чинних вимог та змін, внесених наказом Мін’юсту.

Нормативна база засвідчення копій

Порядок засвідчення копій документів регулюється:

• Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту № 1000/5);
• ДСТУ 4163:2020;
• змінами, внесеними наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5. Докладніше про цей законопроєкт ми писали у матеріалах: «Оновлено правила діловодства та архівного зберігання документів», «Аналіз змін у діловодстві та архівній справі 2026».

Саме ці документи визначають, як правильно оформити копію документа для видачі громадянам або використання в діяльності підприємства.

Відмітка «Копія»: де і як ставити

Після змін у 2026 році чітко визначено:

Важливо:

• напис робиться без лапок;
• може бути нанесений як штампом, так і від руки (закон не вимагає виключно штампа).

Це перший обов’язковий елемент оформлення копії.

Як правильно засвідчити копію документа

Після позначки «Копія» необхідно зробити запис про засвідчення.

Він має містити:

• слова «Згідно з оригіналом»;
• назву посади особи, яка засвідчує копію;
• особистий підпис;
• ім’я та прізвище (великими літерами);
• дату засвідчення.

📌 Де розміщується запис:
нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Ці вимоги відповідають п. 5.26 ДСТУ 4163:2020.

Чи обов’язкова печатка на копії

За загальним правилом:

👉 напис про засвідчення копії може скріплюватися печаткою підприємства або структурного підрозділу (наприклад, відділу кадрів).

Допускається використання:

• основної печатки;
• спеціальної печатки «Для копій».

Водночас:

Отже:

• якщо підприємство не використовує печатку — її відбиток на копії не потрібен;
• це не впливає на юридичну силу документа.

Практичне застосування: копія наказу про звільнення

Засвідчення копій особливо актуальне при виконанні вимог ст. 47 КЗпП щодо видачі працівнику копії наказу про звільнення.

Алгоритм дій роботодавця:

1. Зробити копію наказу про звільнення.
2. На першому аркуші поставити відмітку «Копія».
3. На останньому аркуші оформити напис «Згідно з оригіналом» із підписом та датою.
4. За потреби — скріпити печаткою (якщо використовується).
5. Видати копію працівнику в день звільнення.

Висновки

• У 2026 році уточнено правила оформлення копій документів.
• Відмітка «Копія» тепер обов’язково ставиться на першому аркуші.
• Засвідчення копії здійснюється через напис «Згідно з оригіналом» із підписом та датою.
• Печатка — не обов’язкова, але може використовуватися.
• Дотримання цих правил важливе для кадрового документообігу та уникнення претензій контролюючих органів.

📌 Правильно оформлена копія документа — це не формальність, а гарантія її юридичної значущості.