Облік товарних запасів у ФОП: які документи вимагатиме податкова під час перевірки?

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів?

За п. 12 ст. 3 Закону № 265/95‑ВР суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції (готівка/безготівка з використанням платіжних засобів) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зобов’язані:

• вести облік товарних запасів за законодавчо встановленим порядком;
• продавати лише ті товари, які відображені в обліку;
• на початок перевірки надати документи, що підтверджують облік і походження товарів, які є в місці продажу.

У наших консультаціях це питання висвітлювалось у статті: "Чи потрібно вести облік товарів, якщо ФОП 2 група ЄП продає комплектуючі до компʼютерів?"

Крім ФОП, що здійснюють реалізацію:

• технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, відповідно Переліку № 231, затверджений постановою КМУ від 16.03.2017 р.;
• лікарських засобів і виробів медичного призначення;
• ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння.

Порядок ведення обліку товарних запасів

Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496. Пунктом 2 розд. I Порядку № 496 встановлено, документи, які підтверджують облік та походження товарів – Форма ведення обліку товарних запасів, визначена додатком до Порядку № 496, та первинні документи. За п. 10 розд. ІІ Порядку № 496:

• Форма обліку та первинні документи мають зберігатися в місці продажу (госпоб’єкті) до вибуття останньої одиниці товару, на який вони складені;
• документи щомісяця групуються в хронологічному порядку і підшиваються разом із Формою обліку.

Первинні документи - це документи з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати постачальника / отримувача, дату, найменування, кількість і вартість товару, зокрема:

• опис залишку товарів на початок обліку;
• накладні, транспортні документи;
• митні декларації;
• акти закупки;
• фіскальні чеки, товарні чеки.

Опис залишку на початок обліку складається у довільній формі й містить:

• перелік товарів на дату набуття обов’язку вести облік;
• кількість (з одиницями виміру);
• вартість, визначену самим ФОП.

У документах про знищення, втрату або використання товарів на власні потреби зазначається вартість за ціною придбання, без реквізитів постачальника / отримувача.

Надання документів при перевірці

• Форма обліку та первинні документи надаються посадовій особі контролюючого органу на вимогу під час перевірки.
• Якщо оригінали відсутні в місці продажу, можна надати копії з подальшим пред’явленням оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).
• Документи надає особисто ФОП або особа, яка фактично здійснює продаж / розрахункові операції в точці продажу.