Пальне за свої гроші у відрядженні: які документи потрібні для компенсації водію?

Якщо водій під час відрядження купує пальне для службового автомобіля за власні кошти, підприємство зобов'язане відшкодувати йому ці витрати. Це розцінюється як витрати на господарські потреби підприємства.

Ось покроковий алгоритм дій для відшкодування:

1.Подання Звіту про використання коштів

Після повернення з відрядження водій повинен подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт).

• У звіті водій зазначає суму витрат на пальне.
• До звіту обов'язково додаються оригінали підтвердних документів (фіскальні чеки АЗС).  

2.Підтвердні документи

Для того, щоб витрати були відшкодовані без оподаткування (ПДФО та військовим збором), вони мають бути документально підтверджені. Основним документом є чеки РРО (касові чеки), які містять:

• назву та адресу АЗС;
• дату та час покупки;
• кількість літрів, ціну та загальну вартість пального;
• форму оплати (готівка або картка).

Якщо оплата здійснювалася особистою банківською карткою водія, бажано також додати виписку з рахунку або квитанцію термінала.

3. Наказ про відшкодування

Якщо водій витратив власні кошти, бо йому не видали аванс (або виданого авансу не вистачило), керівник підприємства має затвердити авансовий звіт. Затвердження звіту керівником є підставою для виплати компенсації. Строки відшкодування

• Для бюджетних установ: відшкодування має відбутися протягом 3 банківських днів після затвердження звіту.
• Для комерційних підприємств: строки встановлюються внутрішніми правилами (наказом або положенням про відрядження), але зазвичай це відбувається найближчим часом після затвердження звіту.

 Важливі аспекти:

• Службовий характер: Витрати на пальне вважаються господарськими витратами на утримання автомобіля. Щоб їх списати, на підприємстві має бути оформлений подорожній лист або інший документ, що підтверджує зв'язок поїздки з господарською діяльністю та пробіг авто.
• Власне авто водія: Якщо водій поїхав у відрядження на власному (особистому) автомобілі, просте відшкодування вартості пального за чеками може бути прирівняне до додаткового блага працівника і підлягати оподаткуванню (ПДФО 18% та ВЗ 1,5%). У такому разі краще оформити договір оренди авто або договір позички.
• ПДВ: Якщо підприємство є платником ПДВ, воно може включити суму ПДВ із чеків АЗС до податкового кредиту (за умови, що сума за чеками не перевищує 200 грн на день без ПДВ, або якщо виписана податкова накладна).