Електронний документообіг у трудових відносинах: з 1 травня діють нові правила

З 1 травня 2026 року набрав чинності наказ Мінекономіки від 26.03.2026 № 4408, яким розширено застосування електронного документообігу у сфері трудових відносин.

Раніше відповідний Порядок регулював електронний документообіг лише у системі управління охороною праці. Йдеться про Порядок, затверджений наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21.

Після внесення змін його дія поширюється вже на весь електронний документообіг у сфері трудових відносин.

Важливо, що для впровадження електронного документообігу роботодавець повинен видати відповідний внутрішній розпорядчий документ (наказ).

Після цього необхідно затвердити:

1. перелік документів, які вестимуться в електронній формі;
2. порядок створення, надсилання, отримання, зберігання, обробки, використання та знищення таких документів.

Крім того, роботодавець має забезпечити:

• належне зберігання електронних документів протягом установлених законодавством строків;
• використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;
• можливість працівникам ознайомлюватися з документами у випадках, передбачених законодавством;
• надання електронних документів посадовим особам Держпраці під час перевірок.

Усі підписанти електронних документів повинні використовувати електронні підписи.

Таким чином, електронний документообіг дедалі активніше впроваджується у кадрову сферу та трудові відносини.