Не подали уведомление о приеме работника в ГНС: что делать?

Ситуации, когда работодатель впоследствии обнаруживает, что уведомление о приеме работника в ГНС не было подано или подано с ошибкой, случаются довольно часто. Особенно во время кадровых изменений, военного положения или смены ответственных лиц.
Что делать работодателю, если выявлена неподача уведомления о приеме работника?

Главное — не игнорировать проблему и оперативно ее исправить.

1. Немедленно подать уведомление

Если уведомление вообще не подавалось, работодателю следует:
• подать уведомление сразу после выявления ошибки;
• указать фактическую дату приказа и дату начала работы работника.

Подача “запоздалого” уведомления не отменяет возможного нарушения, но демонстрирует добросовестность работодателя и может быть важным во время проверки.

2. Проверить наличие всех кадровых документов

Важно убедиться, что надлежащим образом оформлены:
• приказ о приеме;
• трудовой договор (при наличии письменной формы);
• личная карточка;
• табели учета рабочего времени;
• документы по начислению зарплаты;
• уплата НДФЛ, военного сбора и ЕСВ.

Именно эти документы могут подтвердить, что трудовые отношения были официальными, а нарушение касалось только неподачи уведомления.

3. Если есть ошибки в уже поданном уведомлении — подать отменяющее и новое

Если:
• неправильно указаны данные работника;
• ошибочная дата;
• неправильный номер приказа,
работодатель подает:
• отменяющее уведомление;
• новое правильное уведомление.

4. Провести внутренний аудит кадровых документов

После выявления такого нарушения целесообразно проверить:
• всех принятых работников;
• наличие уведомлений;
• правильность дат;
• соответствие кадровых и бухгалтерских документов.

Часто одна ошибка свидетельствует о системной проблеме в кадровом учете.

5. Зафиксировать причины ошибки

На практике полезно оформить:
служебную записку;
акт внутренней проверки;
объяснение ответственного лица.

Это может иметь значение во время проверок Госинспекции труда или в суде.

6. Учитывать судебную практику

Судебная практика свидетельствует: если работник был официально оформлен, а работодатель: уплачивал налоги; начислял зарплату; вел кадровую документацию, то неподача уведомления не всегда приравнивается к фактическому допуску без оформления трудовых отношений.

В таких случаях работодатели нередко успешно оспаривают значительные штрафы.

Важно помнить

Худший вариант для работодателя — ничего не делать и ждать проверки.

Добровольное устранение нарушения:
• снижает риски;
• подтверждает надлежащее оформление работника;
• может стать важным аргументом в споре с контролирующими органами.

Вывод

Если работодатель выявил неподачу уведомления о приеме работника на работу, необходимо действовать немедленно:
• подать уведомление;
• проверить кадровые документы;
• устранить ошибки;
• подтвердить официальность трудовых отношений.

Своевременное реагирование значительно снижает риск серьезных финансовых санкций и трудовых споров.