Можно ли использовать простые электронные подписи во ВЭД?

Европейская Бизнес Ассоциация на базе Комитета зерновых и масличных культур при поддержке юридического партнера комитета First Chair Legal получила подтверждение от пяти ключевых государственных органов: украинская компания и компания-нерезидент могут подписывать с помощью простой электронной подписи (ПЭП), сгенерированной на платформах электронного документооборота (таких как DocuSign, HelloSign, Adobe Sign), ВЭД-договоры, первичные и расчетные документы. Эти документы признаются надлежащими для целей таможенного оформления, бухгалтерского и налогового учета при соблюдении требований по использованию ПЭП. 

Почему это важно для бизнеса? 

Украинские компании, работающие с иностранными партнерами, давно сталкиваются с системным ограничением — невозможностью эффективно использовать электронные подписи в документообороте с нерезидентами. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая имеет презумпцию соответствия собственноручной подписи, практически невозможно (уполномоченное лицо иностранной компании должно получить КЭП от квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг, внесенного в доверительный список Украины, ЕС или ЕАВТ).

В результате экспортеры и импортеры вынуждены обмениваться бумажными оригиналами с собственноручными подписями. Один цикл подписания занимает минимум 5-10 рабочих дней, что замедляет выполнение контрактов, увеличивает расходы на логистику документов и создает риски потери оригиналов. У компаний с десятками поставок в год это приводит к значительным кумулятивным потерям времени. 

Логичный вопрос, который задавал бизнес: можно ли вместо КЭП использовать простую электронную подпись — например, подпись, сгенерированную через DocuSign, Adobe Sign, HelloSign и подобные платформы? И будут ли такие документы признаваться надлежащими для таможенного оформления, бухгалтерского и налогового учета? Законодательство Украины не предусматривает прямого запрета на использование простой электронной подписи для подписания ВЭД-документов при соблюдении определенных требований, в частности предварительной договоренности сторон о порядке использования такой подписи. 

С мая 2025 по февраль 2026 года Ассоциация направила запросы в пять ключевых органов: Министерство экономики, окружающей среды и сельского хозяйства, Министерство цифровой трансформации, Национальный банк, Государственную налоговую службу и Государственную таможенную службу. Каждый орган отвечал в рамках своей компетенции — от общего регулирования электронных подписей до конкретных вопросов таможенного оформления и налогового учета. 

Что подтверждено для бизнеса? 

Сводная позиция пяти органов дает бизнесу такую правовую определенность: 

1. Принципиальная допустимость — запрета на использование ПЭП через DocuSign или аналогичные сервисы для ВЭД-документов нет. 
2. Таможенное оформление — Гостаможслужба не видит оснований для отказа при подаче документов с ПЭП в качестве приложений к таможенной декларации (копии таких документов, подаваемых таможенному органу, должны быть заверены КЭП). 
3. Электронная форма ВЭД-контракта — Минэкономики подтвердило, что такой контракт является действительным, а к ПЭП не установлено дополнительных требований. 
4. Первичные документы — Минцифры и ГНС подтвердили отсутствие ограничений для бухгалтерского и налогового учета. 

Остались ли «серые зоны»? 

Хотя ответы государственных органов и создали необходимую рамку для применения норм, все же есть вопросы, которые нужно учитывать: 

• Формат соглашения об использовании ПЭП. Минэкономики подтвердило, что законодательство не устанавливает требований к положениям такого соглашения, тогда как НБУ настаивает на «надлежащим образом заключенном договоре». ГКУ (ч. 3 ст. 207), который часто применяется при толковании регулирования по ПЭП по аналогии с регулированием факсимиле, предусматривает «письменное согласие сторон». Обязательное содержание и форма такого соглашения четко не определены. 
• Специфические документы. Коносаменты и CMR-накладные регулируются международными конвенциями с собственными требованиями к подписи, что выходит за рамки полученных разъяснений. 
• Валютный надзор банков. Принятие документов с ПЭП для целей валютного надзора остается на усмотрение обслуживающего банка. В то же время уже есть положительные примеры, когда банки соглашаются с таким подходом. 

Сводная позиция пяти государственных органов формирует надлежащую правовую определенность для украинского бизнеса. Хотя письма ведомств носят информационно-разъяснительный характер и не являются нормативно-правовыми актами, консолидированность позиций — от Минэкономики до Гостаможслужбы — создает основу для практического применения. 

Эта инициатива является хорошим примером результативного взаимодействия бизнеса и государства: последовательные запросы Европейской Бизнес Ассоциации позволили получить ответы на вопросы, ограничивавшие внешнеэкономическую деятельность компаний.  

Компании активно интересуются инициативой и внедряют результаты на практике. 

Справочно: 

First Chair Legal — юридический бутик, специализирующийся на международной торговле и таможенном регулировании. Среди услуг – таможенный комплаенс, соглашения о свободной торговле и преференции, сопровождение в получении авторизаций (АЕО, NCTS, переработка, таможенный склад, таможенно-брокерская деятельность), сопровождение в таможенных спорах, торговая защита, ВЭД-контракты, экспортный контроль.