Зміна відповідального за військовий облік: що подати до ТЦК

Мацокін Андрій, експерт з військового обліку та трудового права

На підприємстві змінюють особу, відповідальну за ведення військового обліку, раніше ці обов’язки виконував директор. Списки військового обліку вже сформовані й підприємство взаємодіє з ТЦК. Чи треба повторно подавати списки після зміни відповідального, і як діяти, якщо частину документів з питань ведення військового обліку раніше взагалі не оформили і не подавали до ТЦК?

Ні, повторно подавати списки через саму зміну відповідального не потрібно. До ТЦК подають повідомлення за додатком 1 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженому постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 протягом 7 днів, а відсутні внутрішні документи слід оформити одразу.

Одразу зазначимо, якщо ви хочете бути впевнені у своїх діях щодо взаємодії з ТЦК, перш за все зверніть увагу на наш практичний онлайн курс підвищення кваліфікації Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності побудований за програмою Генштабу ЗСУ. Доєднавшись до навчання ви отримаєте актуальні знанння і свідцтво державного зразка, яке у першу чергу запитують представники ТЦК при перевірках стану ведення військового обліку.

Зверніть увагу, норми Порядку № 1487 визначають, що коли підприємство змінює відповідального за ведення військового обліку, до ТЦК подають повідомлення про призначення, звільнення або увільнення такої особи за додатком 1 до Порядку № 1487. Те саме стосується і зміни керівника, якщо раніше військовий облік вів директор. Строк подання — 7 календарних днів з дати видання відповідного наказу. Саме цей документ є основним сигналом для ТЦК про кадрову зміну у сфері військового обліку підприємства. Зверніть увагу, на практиці до повідомлення за додатком 1 Порядком № 1487 часто додають копію наказу про призначення або звільнення відповідальної особи, хоча сам Порядок № 1487 прямо не зобов’язує це робити в кожному випадку. Але такий додаток спрощує комунікацію з ТЦК. Головне — зберегти доказ подання.

Списки персонального військового обліку повторно лише через зміну відповідального не подають. Вони ведуться і зберігаються у роботодавця, а до ТЦК подаються у випадках, прямо передбачених Порядком № 1487, зокрема під час звіряння чи перевірок. Тому, якщо списки вже сформовані належним чином і підприємство їх веде, змінювати або “перезвіряти” їх тільки тому, що змінився відповідальний, не потрібно. Але нова відповідальна особа має прийняти ці документи в роботу і перевірити їх актуальність.

Якщо раніше на підприємстві не були створені окремі накази, журнали, внутрішні форми або інші обов’язкові документи, їх потрібно оформити, не чекаючи перевірки. Найкращий практичний варіант — зробити це через наказ про визначення стану військового обліку на підприємстві на поточну дату, тобто на дату зміни відповідального або одразу після неї, а не “заднім числом”. У самих документах краще відображати реальний стан: коли призначили нового відповідального, коли сформували журнал, коли впорядкували справу з військового обліку, коли затвердили внутрішні звітування чи графіки звіряння.

Особливу увагу варто приділити тим документам, які перевіряють найчастіше: наказу про призначення відповідального, спискам персонального військового обліку, відомості оперативного обліку, журналу обліку результатів перевірок і звірянь тощо. Якщо цих документів не було взагалі, їх потрібно створити, зареєструвати у системі діловодства та надалі вести вже без пропусків. Критична помилка — обмежитися лише наказом про нового відповідального й не впорядкувати весь масив документів.

Докладніше про особливості діяльності відповідального за ведення військового обліку ми розповідаємо на нашому практичному онлайн курсі підвищення кваліфікації Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності. Він побудований за програмою Генштабу ЗСУ. Доєднавшись до навчання ви отримаєте актуальні знанння і свідцтво державного зразка, яке у першу чергу запитують представники ТЦК при перевірках стану ведення військового обліку.