Які документи підтверджують фактичні дні закордонного відрядження?

Відрядження за кордон без штампів у паспорті: як підтвердити дати?

Через скасування обов’язкових штампів у паспорті на кордоні бухгалтеру стає складніше довести:

• фактичні дати перебування працівника у відрядженні за кордоном;
• правомірність неоподаткування добових і витрат на відрядження.

Штампи прикордонників більше не виконують функцію «головного доказу», тому підприємству потрібно формувати інший комплект підтвердних документів.

Які документи підтверджують фактичні дні відрядження?

Податковий кодекс (абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ) вимагає, щоб фактичні дні відрядження визначались:

• на підставі наказу/розпорядження про відрядження, та
• за наявності одного чи кількох документальних доказів фактичного перебування у відрядженні.

До таких доказів належать:

• проїзні документи: авіа-, залізничні, автобусні квитки, посадкові талони, транспортні рахунки;
• документи на проживання: рахунки/інвойси готелів, апартаментів, хостелів, бронювання з оплатою;
• інші документи, що підтверджують перебування за кордоном:
  • реєстраційні бейджі заходів (конференцій, виставок),
  • запрошення, програми подій із зазначеними датами,
  • документи приймаючої сторони тощо.

На практиці достатній мінімум виглядає так: наказ про відрядження та ще принаймні один документ, який пов’язує працівника з конкретною країною і датою (квиток, рахунок готелю, інвойс, квитанція тощо).

Які витрати у відрядженні звільняються від оподаткування?

Для того щоб добові не оподатковувалися ПДФО та ВЗ у межах установлених норм,  витрати на проїзд, проживання, страхування тощо не визнавалися оподатковуваним доходом,

потрібні документи, що підтверджують вартість таких витрат (абз. 2 пп. 170.9.1 ПКУ):

• транспортні квитки / рахунки, багажні квитанції;
• документи на проживання (рахунки, інвойси, квитанції);
• страхові поліси з оплатою;
• банківські виписки, платіжні документи, які підтверджують оплату витрат;
• інші документи, що підтверджують суму витрат.

Якщо відрядження здійснюється на автомобілі, доказами можуть бути:

• чеки за пальне,
• квитанції за платні дороги, паркування, ремонт,
• інші витрати, здійснені за кордоном або по маршруту відрядження.

Що робити, якщо немає квитків і чеків?

Якщо працівник:

• не має квитків, рахунків, чеків чи інших документів, що підтверджують дні перебування за кордоном.

Особливості:

• таку довідку може отримати лише сам працівник або його представник за нотаріальною довіреністю;
• інформація про перетин кордону є конфіденційною і третім особам без згоди не надається.

Довідка ДПСУ разом із наказом про відрядження:

• дозволить підтвердити дати виїзду/в’їзду;
• стане підставою для правильного розрахунку та неоподаткування добових у межах норм.

Що буде з добовими, якщо немає жодних підтвердних документів?

Критичний випадок:

• є лише наказ про відрядження,
• але немає жодного документального підтвердження фактичного перебування за кордоном (ані квитків, ані рахунків, ані довідки ДПСУ).

У такому разі, за логікою пп. 170.9.1 ПКУ:

• витрати на відрядження (зокрема, добові) втрачають пільговий статус;
• сума добових включається до оподатковуваного доходу працівника.

Всі витрати на відрядження підлягають оподаткуванню:

• обкладається ПДФО (18 %, з урахуванням натурального коефіцієнта) і військовим збором (5 %);
• відображається у формі 4ДФ як дохід з ознакою відповідного виду (як правило, «101», якщо не виконані умови для ознаки «118»).

Отже:

• штампи в паспорті замінюємо комплексом інших документів: наказ + транспортні / житлові / платіжні документи, а в крайньому разі – довідкою ДПСУ;
• без будь-яких підтверджень добові стають оподатковуваним доходом.