Від забороненого ПЗ до нового софту: що має зробити бухгалтер

Заборонене ПЗ і зміна облікової програми

Оновлення облікових програм давно стало рутиною: бізнес зростає, змінюються процеси, з’являються нові рішення на ринку. Але останніми роками на цей процес суттєво вплинули санкції та Перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного (мережевого) обладнання, який формується за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 22.10.2025 р. № 1335.

Перелік забороненого ПЗ публікується, зокрема, на сайті Держспецзв’язку. Він базується на Законі України «Про санкції» № 1644-VII та Законі України «Про основні засади забезпечення кібербезпеки України» № 2163-VIII. Для державних органів, об’єктів критичної інфраструктури і систем, де обробляються державні інформаційні ресурси, діє пряма заборона використовувати ПЗ і обладнання, включені до цього Переліку.

Для бізнесу прямої законодавчої заборони на будь-який перелік санкційного ПЗ немає, якщо він не належить до згаданих категорій. Але ризики – реальні:

• можна втратити вже придбані ліцензії (їх можуть заблокувати чи не оновлювати);
• відсутні офіційні оновлення й технічна підтримка;
• зростає вразливість до кібератак;
• посилюється увага контролюючих органів до безпеки ІТ-інфраструктури.

Мінцифри вже тривалий час закликає відмовлятися від «підсанкційних» рішень та переходити на безпечні українські чи міжнародні продукти (ініціатива #ReplaceRUwithUA). Держспецзв’язку також публікує відповіді на поширені запитання щодо переліку забороненого ПЗ та наслідків його використання.

На практиці для бухгалтера це означає одне: перехід на нову програму. А це вже класичні операції з нематеріальними активами – ліквідація старого софту та введення в експлуатацію нового.

Коли програма – нематеріальний актив, а коли витрати періоду

За НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи» комп’ютерна програма визнається нематеріальним активом, якщо:

• не має фізичної форми та чітко відокремлюється від інших активів;
• її вартість можна документально підтвердити;
• очікується, що вона принесе економічні вигоди в майбутньому.

Якщо умови не виконано – витрати на придбання софту списують одразу до витрат періоду.

До первісної вартості НМА не включають (п. 9 НП(С)БО 8), а завжди списують на витрати:

• дослідження ринку програм;
• навчання персоналу роботі в новій системі;
• рекламу, маркетинг;
• організаційні витрати, пов’язані з переїздом/реструктуризацією.

Мінфін у листі від 11.04.2006 р. № 31-34000-10-10/7377 уточнює: програму доцільно визнавати довгостроковим активом, якщо її планують використовувати понад 1 рік.

Комісія та рішення про списання старої програми

Бухгалтер не може одноосібно списати програму. Керівник видає наказ про створення комісії, яка:

• аналізує стан ліцензій, техпідтримки та оновлень;
• фіксує причини, чому програма більше не використовується (у т.ч. через санкції чи включення ПЗ до Переліку забороненого);
• готує пропозиції щодо списання.

Поширені формулювання причин:

• моральне та технічне старіння;
• припинення оновлень і техпідтримки розробником;
• обмеження через державні санкції або зміни законодавства;
• перехід на іншу систему обліку.

Документи та проводки при ліквідації старої програми

Документи

• Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі НМА – типова форма № НА-3 (наказ Мінфіну № 732).
• Акт складають у 2 примірниках, підписують члени комісії та матеріально відповідальна особа, затверджує директор.
• Одночасно закривають інвентарні картки (форма № НА-2).
• У графі про правові умови вибуття фіксують реальну причину, наприклад:
  «У зв’язку з припиненням технічної підтримки розробником та включенням ПЗ до переліку санкційних продуктів, а також переходом на нову облікову систему».

Бухгалтерські записи

• у місяці підписання акта списання обов’язково нарахувати амортизацію за останній місяць;

далі:

• Дт 133 Кт 125 (127) – списано накопичений знос програми;

• Дт 976 Кт 125 (127) – списано залишкову вартість на інші витрати;

• якщо була дооцінка – Дт 412 Кт 441 (перенесення дооцінки до нерозподіленого прибутку).

Якщо програма повністю замортизована, але ще потрібна для доступу до архівів, Мінфін (лист від 21.07.2004 р. № 31-17310-01-29/13178) наполягає: з балансу її не списують.

Оприбуткування нової облікової програми

Оформлення

• Перевіряють документи постачальника: договір, ліцензійну угоду, акти.
• Комісія складає Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності – форма № НА-1.
• Указують: назву ПЗ, характеристики, первісну вартість, строк корисного використання, метод амортизації, відповідальну особу.
• Відкривають інвентарну картку – форма № НА-2.
• Наказом керівника можна окремо призначити відповідального за ліцензії (часто – ІТ-спеціаліст).

Облік

• витрати на придбання, встановлення, налаштування, міграцію даних накопичують на Дт 154;
• після підписання форми № НА-1 суму переносять на субрахунок 127.

Податкові наслідки: податок на прибуток і ПДВ

Податок на прибуток

• програма – НМА 6-ї групи;
• строк служби – за договором, але не менше 2 і не більше 10 років (якщо в ліцензійному договорі строк не визначено, підприємство встановлює його самостійно в цих межах).

ПДВ

• спеціальна «ІТ-пільга» вже не діє;
• постачання програмного забезпечення оподатковується ПДВ на загальних підставах, якщо постачальник – платник ПДВ.

Висновок для бухгалтера

1. Перевірте, чи не потрапляє ваша облікова програма до санкційних переліків / Переліку забороненого ПЗ Держспецзв’язку.
2. Якщо програму потрібно змінювати – оформіть наказ про комісію, акт списання (НА-3), закрийте інвентарні картки та правильно відобразіть проводки.
3. Нову програму капіталізуйте як НМА (за наявності критеріїв), оформіть НА-1/НА-2, встановіть строк корисного використання з урахуванням вимог ПКУ.
4. Оцініть ПДВ-наслідки та податковий облік НМА 6-ї групи.

Читайте також:

• "Держспецзв’язку поповнив перелік забороненого ПЗ: вже 1079 позицій"
•  «Роз'яснення Держспецзв'язку щодо переліку забороненого ПЗ та обладнання»
• «1C та BAS : оприлюднено перелік забороненого ПЗ».
• "Ворожі програми заборонено: як це зачіпає бухгалтера у 2026 році"