Мін’юст стандартизує документообіг: 42 типові форми документів для юросіб

Міністерство юстиції України наказом від 09.07.2026 № 1860/5 затвердило 42 примірні форми уніфікованих документів для юридичних осіб. До переліку увійшли, зокрема, шаблони:

• штатного розпису;
• посадових інструкцій;
• кадрових наказів (про прийняття, переведення, звільнення тощо).

Призначення цих форм – уніфікувати найпоширеніші управлінські документи, спростити їх підготовку та зменшити ризики помилок, які можуть призвести до трудових спорів чи претензій контролюючих органів.

Для бізнесу та бюджетних установ використання таких шаблонів є доцільним, оскільки:

• дає орієнтир щодо обов’язкових реквізитів і структури документів;
• допомагає привести кадрові та організаційні документи у відповідність до вимог законодавства;
• може бути використане як базова модель для розробки власних форм з урахуванням специфіки діяльності.

Примірні форми не забороняють підприємствам застосовувати власні шаблони, але фактично задають стандарт оформлення, на який орієнтуватимуться як роботодавці, так і контролюючі органи. Зміни розроблено на основі вимог ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції з діловодства, які передбачають використання уніфікованої структури документів та трафаретних текстів. Нові форми створені на базі Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, підготовленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленого Науково-методичною комісією Укрдержархіву.

Наводимо перелік форм та описи цих уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи:

• додаток 1. Примірна форма статуту юридичної особи
• додаток 2. Примірна форма положення про юридичну особу
• додаток 3. Примірна форма структури і штатної чисельності
• додаток 4. Примірна форма штатного розпису
• додаток 5. Примірна форма положення про структурний підрозділ
• додаток 6. Примірна форма посадової інструкції
• додаток 7. Примірна форма робочої інструкції
• додаток 8. Примірна форма колективного договору
• додаток 9. Примірна форма інструкції з діловодства
• додаток 10. Примірна форма номенклатури справ
• додаток 11. Примірна форма наказу (розпорядження) з основної діяльності
• додаток 12. Примірна форма спільного наказу (розпорядження) з основної діяльності двох юридичних осіб одного рівня
• додаток 13. Примірна форма наказу (розпорядження) з адміністративно-господарських питань
• додаток 14. Примірна форма витягу з наказу (розпорядження)
• додаток 15. Примірна форма наказу (розпорядження) про прийняття на роботу
• додаток 16. Примірна форма наказу (розпорядження) про переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи
• додаток 17. Примірна форма наказу (розпорядження) про звільнення з роботи
• додаток 18. Примірна форма наказу (розпорядження) про оголошення догани
• додаток 19. Примірна форма наказу (розпорядження) про атестацію кадрів
• додаток 20. Примірна форма наказу (розпорядження) про заохочення
• додаток 21. Примірна форма наказу (розпорядження) про встановлення доплат і надбавок
• додаток 22. Примірна форма наказу (розпорядження) про надання відпустки
• додаток 23. Примірна форма наказу (розпорядження) про відрядження
• додаток 24. Примірна форма протоколу загальних зборів трудового колективу
• додаток 25. Примірна форма протоколу засідання колегіального органу
• додаток 26. Примірна форма протоколу засідання комісії
• додаток 27. Примірна форма протоколу оперативної наради в керівника юридичної особи
• додаток 28. Примірна форма протоколу засідання структурного підрозділу
• додаток 29. Примірна форма витягу з протоколу
• додаток 30. Примірна форма акта
• додаток 31. Примірна форма довідки службового характеру
• додаток 32. Примірна форма довідки біографічного характеру
• додаток 33. Примірна форма доповідної записки
• додаток 34. Примірна форма пояснювальної записки
• додаток 35. Примірна форма службової записки
• додаток 36. Примірна форма автобіографії
• додаток 37. Примірна форма характеристики
• додаток 38. Примірна форма подання
• додаток 39. Примірна форма заяви громадянина
• додаток 40. Примірна форма заяви працівника
• додаток 41. Примірна форма графіка відпусток
• додаток 42. Примірна форма службового листа