Кому необхідно оцифрувати трудову книжку: роз'яснення ПФУ

Електронний облік трудової діяльності надає громадянам можливість:

• надійно зберегти свій страховий стаж та перевірити його у будь-який час;
• мінімізувати ризик втрати або пошкодження трудових даних, які містяться у паперових документах;
• у перспективі — оформити пенсію без особистого звернення до установ Пенсійного фонду України.

Як не втратити стаж

До 01.01.2004 трудовий стаж підтверджується записами в паперовій трудовій книжці.

Після 01.01.2004 стаж обчислюється автоматично — за даними реєстру застрахованих осіб.

Законодавством передбачено, що Пенсійний фонд України вносить до реєстру відсутні відомості про трудову діяльність на підставі оцифрованих паперових трудових книжок або інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання чи архівними установами.

 Отже, особам, які мають стаж роботи до 2004 року, необхідно обов’язково оцифрувати ці періоди, аби їх було враховано для призначення пенсії в майбутньому.

Чи треба оцифровувати трудову, якщо пенсію вже призначено?

Пенсіонерам, які не працюють, оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду України і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ.

Крім того, перерахунок пенсії працюючим пенсіонерам здійснюється автоматично кожні два роки, а необхідні відомості про страховий стаж надходять до реєстрів Пенсійного фонду України без участі людини.

П’ятирічний період оцифрування трудових книжок завершився, але хвилюватися не варто!

Якщо ви з якихось причин не встигли перевести документ в електронний формат до 10 червня 2026 року, жодних штрафних санкцій законодавством не передбачено. Ваш страховий стаж не втрачається, а паперова трудова книжка залишається офіційним і чинним документом, що його підтверджує.

Процес переведення документів електронний формат триває: Пенсійний фонд та роботодавці продовжують планову роботу з оцифрування у звичайному режимі. Тож ви можете подати скан-копії документів про трудову діяльність у зручний час.

Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець.

Як самостійно завантажити скан-копію трудової книжки для оцифрування, дивіться за посиланням або у відеоінструкції.

Що потрібно знати про оцифрування трудової книжки за посиланням.