Отсутствие работника на работе: как отражать в Объединенном отчете
Автор: Долгая Ирина, эксперт по налоговым и кадровым вопросам
Как правильно показать в Объединенном отчете отсутствующих на работе работников, в частности тех, кто имел неявки по невыясненным причинам или с кем приостановлен трудовой договор? Есть ли специальные отметки в приложениях этого отчета для фиксации таких неявок (кроме отпуска без сохранения зарплаты) или освобождения? Как заполнять приложения Объединенного отчета работодателю-юрлицу в этих ситуациях, рассказываем в статье.
В статье пойдет речь о работниках, которые отсутствовали на работе:
— по невыясненным причинам (в табеле учета использования рабочего времени (далее — табель) — отметка «НЗ»);
— по другим причинам, признанным работодателем уважительными (в табеле — отметка «І» — другие причины неявок);
— в связи с прогулом (в табеле — «ПР»). Кстати, если приняли решение увольнять работника за прогул, вам пригодится статья «Увольнение за прогул в военное время» // «Налоги & бухучет», 2025, № 33;
— в связи с приостановкой действия трудового договора (в табеле обычно «І»);
— в связи с освобождением работника от работы, например вследствие прохождения военной службы (в табеле — «ІН»).
Как заполнить во всех этих случаях приложения Объединенного отчета работодателю-юрлицу, расскажем дальше.
-
Подписывайтесь и читайте полностью:
- новости, эксклюзивные статьи, справочники
- загружайте бланки
- все это без рекламы
месяц
Приложения Объединенного отчета — отсутствие весь месяц
Приложение Д5. Начнем с кадрового приложения Д5. Начало/окончание вышеперечисленных событий не является основанием для формирования приложения Д5.
Приложение Д1. В Д1 Объединенного отчета не предусмотрено отдельного признака, графы и тому подобного обозначения перечисленных событий и/или количества дней, в течение которых они длились. Отмечать в графе 13 количество дней, в течение которых длились такие события в отчетном месяце, не нужно.
Дело в том, что графа 13 имеет название «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати». Отсутствие по невыясненным причинам, другие дни неявок, прогул, освобождение от работы и приостановка действия трудового договора не являются отпуском без сохранения зарплаты.
Как же тогда обозначить в Д1 отсутствие работника? Никак.
На отсутствующего весь месяц бездоходного работника формируем строку без суммовых показателей с указанием в графе 14 количества календарных дней пребывания в трудовых отношениях
Если же работнику в отчетном месяце был начислен доход, входящий в базу начисления ЕСВ, то его указываем в Д1 по общим правилам. Количество дней неявок нигде не указываем. Однако здесь надо учитывать такой нюанс. Если работник основной (ЕСВ 22 %) и база начисления ниже минималки, то рассчитываем дополнительную базу и доначисляем ЕСВ. Подробно — в статье «ЕСВ с минимальной зарплаты: применяем требование в 2026 году» // «Оплата труда», 2026, № 7 (ср. 025135600).
Приложение 4ДФ. С приложением 4ДФ ситуация кардинально отличается от Д1. В нем на лицо формируем строку лишь в случае начисления/выплаты ему сумм доходов (уплаты/перечисления НДФЛ и ВС) в отчетном месяце. И если ничего этого не было, то на работника в 4ДФ строку без суммовых показателей не формируем.
Правило такое: нет начисления/выплаты дохода — нет работника в 4ДФ
Также бездоходный работник не попадает в строку 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» дотабличной части 4ДФ, поскольку в ней отражают количество лиц, которым в указанном месяце осуществлялось начисление зарплатного дохода. Если же часть месяца он отсутствовал, а часть — работал и есть начисленная зарплата, то в 4ДФ работника отражаем по общим правилам.
Числовой пример
— Григоренко Олег Иванович не работал с 1 по 16 июня по причинам, признанным работодателем уважительными (в табеле — «І»). В июне ему начислена зарплата в сумме 5000 грн;
— Лысенко Андрей Анатольевич весь июнь 2026 года отсутствовал на работе по невыясненным причинам (в табеле — «НЗ»). В июне доход ему не начислялся;
— Минко Тарас Михайлович уволился 3 июня 2026 года по собственному желанию (приказ от 03.06.2026 № 60/к). С 1 по 3 июня с ним был приостановлен трудовой договор. Доход в июне не начислялся.
Начнем с приложения Д1 за июнь 2026 года (см. рис. 1). В него попадут все эти работники.
На Григоренко О. И. формируем две строки. Одну — с суммой зарплаты и количеством дней в трудовых отношениях. Дни отсутствия в Д1 обозначены не будут. В то же время поскольку база начисления ЕСВ, определенная по Григоренко О. И. (5000 грн), ниже минимальной зарплаты (8647 грн), то рассчитываем дополнительную базу начисления ЕСВ (3647 грн (8647 грн - 5000 грн)) и отражаем ее во второй строке.
Относительно Лысенко А. А. в Д1 формируем строку без суммовых показателей и с количеством дней в трудовых отношениях в графе 14.
На работника Минко Т. М. также формируем строку без суммовых показателей. В графе 14 указываем 3 к. дн. трудовых отношений.
Фрагмент отчетного Д1 за июнь 2026 года
Переходим к 4ДФ (см. рис. 2). Поскольку в июне работникам Лысенко А. А. и Минко Т. М. доход не начислялся и не выплачивался, то в приложении 4ДФ их не показываем. Даже несмотря на то, что на июнь пришлась дата увольнения Минко Т. М. Здесь работает общее правило: нет дохода — нет работника в 4ДФ. Это подтверждают налоговики в ЗІР 103.25.
А вот Григоренко О. И. с зарплатним доходом показываем в 4ДФ (см. рис. 2).
Фрагмент отчетного 4ДФ за июнь 2026 года
В приложении Д5 отсутствуют основания для отражения информации по Григоренко О. И. и Лысенко А. А. Тогда как увольнение работника Минко Т. М. нужно в нем показать по общим правилам (см. рис. 3).
Фрагмент отчетного Д5 за июнь 2026 года
Выводы
- Даже при отсутствии базы начисления ЕСВ в отчетном периоде ведомости о застрахованном лице, с которым длятся трудовые отношения, подлежат отражению в Д1.
- В Д1 количество дней неявок, приостановки действия трудового договора или освобождения от работы отдельно не указывается.
- В приложении 4ДФ работники, которым не начислялся / не выплачивался доход в отчетном месяце, вообще не отражаются.
- В приложении Д5 оснований для фиксации фактов неявок, прогулов, освобождения от работы или приостановки действия трудового договора не предусмотрено.
Читайте также:
- Отпуск для ухода за ребенком: если работница за рубежом
- Отсутствие работника на работе: как отражать в Объединенном отчете
- Педагогический работник был в простое: как быть с надбавкой за выслугу лет?
- НСЛ на себя: оформление и применение
- Повышение стипендии за успешность: изменяется ли базовый месяц для индексации?
- Дополнительный отпуск за работу с компьютером: предоставляем во время военного положения
- Увольнение через сокращение: можно ли премировать работников?
- Преподавательская деятельность руководителя: как проводить индексацию зарплаты?
- Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде есть простой и отпуск
- Увольнение по собственному желанию на больничном
- Занизили максимальную базу ЕСВ? Исправляемся в Д1!
- Период болезни совпадает с периодом отпуска, приостановления, работы и т. п.: оплачивать ли больничный
