Матвідповідальна особа йде у відпустку: чи потрібна інвентаризація?
Матеріально відповідальна особа йде у відпустку. Чи можна передати майно іншому працівнику без проведення інвентаризації?
Відповідь на ваше запитання залежить від того, чи планується рух (видача, приймання, переміщення) матеріальних цінностей під час відпустки працівника.
Бухгалтерський облік та матеріальна відповідальність
1. Якщо під час відпустки планується рух цінностей
У такому разі передача цінностей без інвентаризації неможлива.
Згідно з нормами законодавства, проведення інвентаризації є обов'язковим у разі зміни матеріально відповідальних осіб (МВО). Тимчасова передача справ іншому працівнику на період відпустки прирівнюється до такої зміни.
Порядок дій у цій ситуації:
- Наказ керівника: Видається наказ про призначення іншого працівника тимчасово виконуючим обов'язки МВО.
- Договір про повну матвідповідальність: Якщо з новим працівником ще не укладено такий договір (і його посада дозволяє це згідно із законодавством), його слід укласти до моменту передачі цінностей.
- Інвентаризація: Проводиться інвентаризація на день приймання-передачі справ у присутності обох осіб (тієї, що йде у відпустку, і тієї, що приймає).
- Документування: Складаються інвентаризаційні описи та акт приймання-передачі, які підписують обидві МВО та члени комісії.
Після повернення працівника з відпустки процедуру проводять у зворотному порядку (знову інвентаризація та акт).
2. Якщо під час відпустки руху цінностей не буде
Якщо склад або інше місце зберігання буде опечатано, доступ до нього сторонніх осіб виключено, а операції з цінностями не проводитимуться, то інвентаризацію можна не проводити.
У цьому випадку:
- Цінності залишаються під відповідальністю особи, що пішла у відпустку.
- Доступ до приміщення має бути заблокований (опечатаний).
- Передача ключів іншим особам без оформлення документів не допускається.
Ризики передачі ключів без оформлення
Передача цінностей без інвентаризації та акта створює серйозні загрози:
- Для підприємства: У разі виявлення нестачі після відпустки буде неможливо довести, хто саме в ній винен — основний працівник чи той, хто його замінював.
- Для працівників: Обидва працівники можуть уникнути відповідальності через порушення процедури передачі, або навпаки — бути безпідставно звинуваченими.
Висновок: Якщо ви плануєте, що під час відпустки хтось інший буде видавати чи приймати товар або матеріали, проведення інвентаризації та оформлення акта приймання-передачі є обов'язковим.
