Завысили декретные: как исправить ошибку и вернуть средства ПФУ

Определяем излишне начисленную сумму пособия по беременности и родам и составляем бухсправку. Параллельно решаем вопрос с работницей о возврате суммы, на которую было завышено пособие. Вернуть лишнее она может исключительно добровольно в кассу или на расчетный счет предприятия. Если же ей будет начисляться доход, то работница при желании может предоставить заявление с просьбой отчислить сумму излишне полученного пособия из заработной платы или других выплат. В случае, когда она выбирает вариант с заявлением, попросите работницу указать в этом заявлении конкретную сумму, которую она просит отчислить, и вид дохода (а если это зарплатный доход, то за какой именно месяц), из которого провести отчисление.

Помним, что ст. 1215 ГКУ запрещает работодателю по собственной инициативе отчислять безосновательно выплаченные суммы пособия, если их выплата проведена им добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.

При этом ошибки, связанные с неправильным применением законов и нормативно-правовых актов, — это несчетные ошибки.

Работница не идет на контакт? Тогда работодатель может (а если это учреждение, финансируемое из бюджета, то должен) прибегнуть к крайним мерам — взыскать излишне выплаченную зарплату с виновного в совершении ошибки лица.

С целью установления виновного в причинении ущерба проводится служебное расследование, по результатам — составляется акт. В этой ситуации виновным лицом может быть бухгалтер по зарплате и/или главный бухгалтер, иногда — специалист отдела кадров.

Возвращаем средства ПФУ и готовим пояснение

После того, как определили излишне полученную сумму финансирования, возвращаем ее на счет ПФУ.

Учтите, если ошибку нашли до выплаты пособия работнице, то излишек следует вернуть Фонду, осуществившему финансирование, в течение трех рабочих дней. Требование об этом изложено в ч. 1 ст. 26 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании от 23.09.99 № 1105-XIV» (далее — Закон о соцстраховании).

Реквизиты для перечисления размещены на сайте ПФУ.

В назначении платежа указываем, в частности: номер заявления-расчета, по которому было получено финансирование, номер больничного листа, по которому излишне выплачены средства, налоговый номер работницы, на которую был сформирован такой больничный

Когда платежка будет проведена банком, — сканируем ее и сохраняем для использования на следующем шаге. Размер файла не должен быть больше 10 мегабайтов.

Также готовим для ПФУ письмо-пояснение о причинах возврата страховых средств, подписываем и сканируем его.

Переходим к корректирующему заявлению-расчету.

Создаем и подаем корректирующее заявление-расчет

Формируем в личном кабинете страхователя на веб-портале электронных услуг ПФУ корректирующее заявление-расчет на уменьшение. Путь такой: раздел «Заява-розрахунок» — «Пошук» — из списка копируем номер корректируемого заявления-расчета — «Створити нову» — «Корегуюча ЗР» — указываем предварительно скопированный номер корректируемого заявления-расчета — «Продовжити» — «Корегування зменшення» — «Продовжити» — в «Додаток про тимчасову непрацездатність» нажимаем пиктограмму с карандашом и вносим корректную запись — полную правильную сумму пособия (а не излишне полученную сумму). Например, если ошибочно были профинансированы 101052 грн вместо 100800 грн, то именно 100800 грн должно быть указано в суммовых полях корректирующего заявления-расчета (а не разница между этими суммами). Такие рекомендации по заполнению предоставляют специалисты контактного центра ПФУ.

В поле «Причина розбіжності суми» выбираем причину из списка предложенных, а если среди них нет причины, по которой возвращены страховые средства, то указать ее в поле «Причина розбіжності суми — інше».

К корректировке уменьшения обязательно прикрепляем скан-копию платежки на возврат средств и письменное пояснение о причинах возврата страховых средств

Далее формируем заявление-расчет, нажимая «Сформувати заяву-розрахунок», проверяем, подписываем и отправляем в ПФУ.

В конце поговорим о самом болезненном — ответственности.

Будет ли штраф на работодателя?

Здесь на первое место выходит ч. 6 ст. 8 Закона о соцстраховании, которая устанавливает ответственность работодателя как страхователя.

В случае нарушения порядка использования страховых средств работодатель возмещает ПФУ в полном объеме неправомерно израсходованную сумму страховых средств и уплачивает штраф в размере 50 % такой суммы.

А за несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме страховых средств на работодателя налагается штраф 10 % таких средств.

Одновременно на суммы несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств начисляется пеня в размере 0,1 % указанных сумм средств, рассчитанная за каждый день просрочки платежа.

Возможно ли избежать финансовых санкций, если работодатель самостоятельно нашел ошибку и исправил ее (вернул лишне полученные средства ПФУ)? Из письма ПФУ от 09.10.2024 № 42306-51549/К-08/8-2800/24 следует, что да. В нем Фонд отмечает, что в случае самостоятельного выявления страхователем ошибки при начислении пособия за прошлый период и возврата в полном объеме в ПФУ излишне начисленных и выплаченных средств до начала проверки страхователя, при наличии соответствующей бухгалтерской справки и обоснованного письменного пояснения о причинах возврата страховых средств, финансовые санкции за нарушение порядка использования страховых средств к страхователю не применяются.

Выводы

• В случае выявления ошибки в профинансированной сумме пособия по беременности и родам определите излишне начисленную сумму такого пособия и составьте бухгалтерскую справку.
• Если ошибку нашли до выплаты пособия работнице, то излишек следует вернуть Фонду, осуществившему финансирование, в течение трех рабочих дней.
• В любом случае неправомерная сумма полученных от ПФУ страховых средств должна быть возвращена на счет Фонда. В платежной инструкции на возврат средств обязательно укажите номер заявления-расчета с ошибочными данными, номер соответствующего больничного письма и налоговый номер работницы, на которую был сформирован такой больничный.
• После возврата средств создайте и подайте корректирующее заявление-расчет на уменьшение. В его суммовых полях укажите не разницу, а правильную сумму пособия по беременности и родам, которая должна была быть профинансирована.
• К корректирующему заявлению-расчету обязательно приложите сканированную копию платежной инструкции о возврате средств и письмо-пояснение.
• Самостоятельное выявление ошибки, возврат излишне полученных средств до начала проверки и подача корректирующего заявления-расчета с пояснениями освобождают работодателя от финансовых санкций.

Читайте также:

• Завысили декретные: как исправить ошибку и вернуть средства ПФУ
• Занизили сумму декретных: доначисляем и получаем финансирование
• Индексация зарплаты с опозданием: налогообложение и Объединенный отчет
• Объединенный отчет: если доначислена или отсторнирована сумма пособия по беременности и родам
• Доначисленная индексация: влияние на расчет средней зарплаты
• Мобилизация во время отпуска: освобождение и компенсация
• Перевод на другую должность: как индексировать зарплату?
• Принимаем на работу с выходного дня / увольняем выходным днем: возможно ли?
• Индексация зарплаты бюджетников: какими будут суммы в августе 2026 года?
• Компенсация: выплата зарплатных долгов в июле 2026 года
• Премия ко Дню бухгалтера: средняя, минимальная зарплата и другие моменты
• Надбавка за ранг госслужащего: если месяц отработан не полностью
• Больничный после выхода на работу из отпуска до 3 лет: как считать
• Норма рабочего времени в августе 2026 года