Як придбати готівкову іноземну валюту для закордонного відрядження працівника

Підприємства та ФОП можуть забезпечувати працівників іноземною валютою для витрат під час відряджень за кордон. Для цього суб’єкт господарювання може зняти готівкову іноземну валюту з власного валютного рахунку або придбати необхідну валюту через банк.

Податківці у Категорії 109.14 "ЗІР" розглянули, як здійснюється така операція, які документи може вимагати банк та які валютні обмеження необхідно враховувати.

Чи можна зняти валюту з рахунку для закордонного відрядження

Так, така можливість прямо передбачена валютним законодавством.

Відповідно до п. 42 розд. VI Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою Правління НБУ від 02.01.2019 № 2, резиденти — юридичні особи та ФОП, а також представництва юридичних осіб-нерезидентів мають право використовувати готівкову іноземну валюту, зняту з власних поточних рахунків, для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон.

Також таким способом можна забезпечувати представницькі витрати на організацію офіційних заходів за кордоном.

Отже, якщо на валютному рахунку підприємства вже є необхідна іноземна валюта, її можна зняти для фінансування закордонного відрядження з урахуванням чинних обмежень НБУ.

Як купити іноземну валюту для відрядження

Якщо власної валюти на рахунку недостатньо, суб’єкт господарювання може придбати її через банк.

Згідно з п. 7 розд. II Положення № 2 для здійснення операції з купівлі, продажу або обміну іноземної валюти клієнт подає банку заяву на купівлю або продаж іноземної валюти.

Заява складається у довільній формі. При цьому її конкретні реквізити визначаються договором банківського рахунку або іншим договором між клієнтом та банком.

Таким чином, для придбання валюти на закордонне відрядження підприємство або ФОП має звернутися до обслуговуючого банку та подати відповідну заяву.

Чи потрібні підтвердні документи для купівлі валюти

В окремих випадках валюту можна придбати без подання документів, що підтверджують підстави або зобов’язання для здійснення валютної операції.

Зокрема, відповідно до п. 90¹ розд. IX Положення НБУ № 5 резиденту — юридичній особі або ФОП — дозволено протягом одного дня купувати безготівкову іноземну валюту без підтвердження підстав для такої операції на загальну суму, що не перевищує 100 000 євро включно, або еквівалент цієї суми в іншій валюті за офіційним курсом НБУ на дату операції.

При цьому інформацію про мету придбання валюти та документи, на підставі яких здійснюється операція, зазначають у заяві на купівлю валюти та/або платіжній інструкції.

Однак слід враховувати важливий нюанс: банк має право самостійно вирішити, чи потрібно клієнту надати додаткові документи, пов’язані з валютною операцією.

Якщо банк направить відповідний запит, клієнт повинен надати необхідні документи у встановлений банком строк.

Скільки готівкової валюти можна зняти з рахунку

Під час воєнного стану продовжують діяти валютні обмеження, встановлені постановою Правління НБУ від 24.02.2022 № 18.

Зокрема, п. 5 цієї постанови передбачено обмеження на видачу в Україні готівкової іноземної валюти з валютного рахунку клієнта.

У загальному випадку зняти понад еквівалент 200 000 грн на день не можна. Комісія банку при визначенні цього ліміту не враховується.

Водночас постанова № 18 передбачає окремі винятки, за яких установлене обмеження не застосовується. Тому перед зняттям значної суми валюти для відрядження варто перевірити, чи підпадає конкретна операція під відповідний виняток.

Яка відповідальність передбачена за порушення валютного законодавства

Дотримання правил проведення валютних операцій є важливим не лише з погляду банківського контролю.

До юридичних осіб, крім уповноважених установ, за порушення вимог валютного законодавства можуть застосовуватися штрафні санкції.

Зокрема, відповідальність може наставати за порушення вимог щодо:

• проведення розрахунків за валютними операціями;

• торгівлі валютними цінностями;

• транскордонного переказу валютних цінностей;

• здійснення окремих операцій в іноземній валюті;

• валютних операцій в умовах запроваджених НБУ заходів захисту.

Порядок застосування податковими органами таких заходів впливу до юридичних осіб затверджено постановою КМУ від 26.05.2021 № 524.

Як отримати валюту на закордонне відрядження: головне

Отже, суб’єкт господарювання має право забезпечити працівника готівковою іноземною валютою для відрядження за кордон.

Якщо валюта вже є на власному поточному рахунку, її можна зняти в банку з урахуванням установлених НБУ обмежень. Якщо необхідної валюти немає, підприємство або ФОП може придбати її через банк, подавши заяву на купівлю іноземної валюти.

При цьому для операцій у межах установленого ліміту підтвердні документи можуть не подаватися. Проте банк зберігає право запросити документи щодо конкретної валютної операції, а клієнт у такому разі зобов’язаний їх надати.