В Отчете по ЕСВ ошибка в признаках пола и места работы: порядок и пример исправления

В вопросе речь идет об ошибке, которую допустило предприятие. Напомним, что в 2023 и 2024 годах Объединенный отчет по НДФЛ, ВС и ЕСВ подавался поквартально в разрезе месяцев. Начиная с 2025 года отчет для предприятий — ежемесячный. В то же время с 1 августа 2026 года такая месячная форма Налогового расчета снова изменилась. Поэтому вопрос о форме расчета вполне уместен. А ответ на него довольно прост.

Ошибки, допущенные в приложении Д1 Объединенного отчета, исправляем по форме, действующей на момент подачи корректирующей отчетности

В настоящее время для юрлиц действует месячная форма Налогового расчета, утвержденная приказом Минфина от 13.01.2015 № 4, в редакции приказа Минфина от 07.05.2026 № 243. Именно ее используем, в частности, и для исправления ошибок, допущенных в квартальной форме отчетности 2023 — 2024 годов.

Нюансы формирования отчета. Начнем с типа корректирующего Налогового расчета.

Ошибки в графах для указания пола лица и наличия трудовой книжки (основного места работы) — это несуммовые ошибки.

По общим правилам, если период подачи Налогового расчета соответственно за отчетный период:

— истек, то исправить ранее допущенные в нем несуммовые ошибки можно с помощью Налогового расчета и Д1 с типом «Уточнюючий»;

— продолжается — формируем Налоговый расчет и Д1 с типом «Звітний новий».

В ситуации, приведенной в вопросе, исправление следует проводить с помощью Налогового расчета и Д1 с типом «Уточнюючий».

Поскольку в настоящее время отчитываемся по месячной форме, то таких корректирующих отчетов будет столько, в скольких месяцах допустили ошибки.

Например, предприятие допустило несуммовые ошибки в каждом месяце Налогового расчета за ІІІ квартал 2025 года. Для их исправления следует сформировать три месячных Расчета по действующей на момент исправления форме. При этом в строке 02 заглавной части Налогового расчета и приложении Д1 номер месяца указываем в пределах года, а не квартала (см. п. 2 подразд. 3 разд. ІІ Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налоговых расчетов.., утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4, далее — Порядок № 4).

Механизм исправления в Д1

Как указывалось выше, ошибки в признаках пола и места работы являются несуммовыми. Их исправление в Д1 проводим с помощью графы 25 «Ознака 0, 1».

Для изъятия строки с несуммовой ошибкой полностью повторяем ее и в графе 25 указываем «1». Далее формируем строку с правильными данными и ставим в графе 25 — «0» — строка на ввод

Строки с правильными сведениями на других работников в такой Д1 не должны попасть.

За каждый месяц с декабря 2023 по июль 2026 года формируем Налоговый расчет + приложение Д1 с типом «Уточнюючий» по форме, действующей с 1 августа 2026 года. То есть в целом 32 корректирующих отчета (1 за декабрь 2023 года + 12 за месяцы 2024 года + 12 за месяцы 2025 года + 7 за январь — июль 2026 года).

В каждом уточняющем Д1 будет две строки: одна — с отметкой «1» в графе 25 — на изъятие ошибочной строки из ранее поданного и принятого Д1, вторая — с отметкой «0» в графе 25 на ввод с правильными сведениями.

На рисунке ниже приведен фрагмент уточняющего Д1 за декабрь 2023 года.

Обратите внимание, что поскольку корректируем несуммовые показатели, то показатели строк с суммами доходов и ЕСВ не должны изменяться. Предположим, что в декабре 2023 года работнице была начислена зарплата в сумме 10000 грн (ЕСВ — 220 грн), других начислений не было.

Фрагмент уточняющего Д1 за декабрь 2023 года

При этом в основной части Налогового расчета суммовые строки будут пустыми. А в его заглавной части должны быть заполнены строки 01 — 05 и 061.

На что еще обратить внимание?

Несуммовая ошибка в Д1 в признаке места работы работницы могла привести к более серьезному промаху, касающемуся начисления ЕСВ.

Речь идет о требовании об уплате ЕСВ с минзарплаты. Его следует выполнять по работникам, принятым по основному месту работы, а ставка взноса — 22 %. Подробно — в статье «ЕСВ с минимальной зарплаты: применяем требование в 2026 году» // «Оплата труда», 2026, № 7 (ср. 025135600).

Поэтому после проведения корректировки ошибки в отношении признака места работы советуем проверить базу начисления взноса в каждом из месяцев, в которых лицо было отражено как совместительница. Если в каком-то из этих месяцев база начисления взноса окажется меньше минималки, трудовые отношения длились весь месяц, а требование об уплате ЕСВ с минзарплаты не выполнено — придется исправлять уже суммовую ошибку. В отличие от несуммовой, суммовую ошибку можно исправить в Д1 за текущий отчетный период. В случае необходимости отражения дополнительной базы за прошлые периоды сформируйте строку и в графе 09 укажите «2». А вот графа 25 должна быть пустой.

А еще проверьте приложение Д5, которое было сформировано за отчетный период, на который пришлась дата приема работницы на работу. Ведь в графе 7 его табличной части указывают категорию лица, в частности: «1» — если место работы работника является основным и «2» — если совместительство. Если в Д5 основная работница также указана как совместительница, то нужно провести корректировку. Порядок ее проведения — аналогичен тому, который рассматривался выше для Д1 (с помощью признака дохода 0 / 1).

Также проконтролируйте информацию о статусе работницы в уведомлении о приеме на работу, поскольку там тоже указывают место работы (основное/совместительство). Если и там ошибка — тоже исправляем. Кстати, ответы на самые популярные вопросы о подаче уведомления о приеме на работу, в частности и исправлениях в нем, вы можете найти в статье «Уведомление о приеме на работу: отвечаем на актуальные вопросы» // «Оплата труда», 2026, № 15.

Выводы

• Ошибки в несуммовых показателях приложения Д1 обязательно подлежат исправлению.
• Исправление ошибок, допущенных в прошлых отчетных периодах, в приложении Д1 осуществляется по форме Налогового расчета и приложения Д1, действующей на день подачи корректирующей отчетности.
• Если исправляете ошибки после истечения срока для подачи отчетности за период, в котором допустили ошибку, формируете Налоговый расчет с типом «Уточнюючий», если до — с типом «Звітний новий».
• Несуммовые ошибки в Д1 исправляете с помощью графы 25 «Ознака (0, 1)». Для изъятия ошибочной строки повторяете ее и указываете в графе 25 — «1». Для ввода правильной — формируете ее и в графе 25 — «0».