Предприятием утеряны первичные документы, подтверждающие понесенные расходы по налогу на прибыль. Каков процесс восстановления утраченных документов и налоговые последствия? Если документы будут восстановлены, как это отразить в налоговом учете?

   Предприятием утеряны первичные документы, подтверждающие понесенные расходы по налогу на прибыль. Каков процесс восстановления утраченных документов и налоговые последствия? Если документы будут восстановлены, как это отразить в налоговом учете?
   
   Если сохранность документов обеспечить не удалось, налогоплательщик может попытаться восстановить утраченные документы, чтобы избежать негативных налоговых последствий. В таком случае действовать необходимо в соответствии с п. 44.5 НКУ.
   
   Согласно данному пункту в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения подтверждающих документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить:
   
   – орган государственной налоговой службы по месту учета, в порядке, установленном НКУ для представления налоговой отчетности;
   
   – таможенный орган, который осуществил таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.
   
   Этим же пунктом НКУ установлен 90-дневный срок, на протяжении которого налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы. Данный срок следует исчислять со следующего дня после получения уведомления о потере документов налоговым и/или таможенным органом.
   
   Однако более детально процесс восстановления утраченных первичных документов предусмотрен не НКУ, а Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88). В соответствии с п. 6.10 Положения № 88 в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи (уничтожения). Интересно, что Положение № 88 не конкретизирует, какие именно правоохранительные органы должны быть уведомлены об утере документов. Но поскольку Закон Украины «О государственной защите работников суда и правоохранительных органов» от 23.12.93 г. № 3781-ХІІ к правоохранительным органам относит в том числе органы государственной налоговой службы и таможенные органы, думаем, что обязанность налогоплательщика будет считаться надлежащим образом выполненной, если он уведомит только налоговый (таможенный) орган.
   
   Также согласно Положению № 88 для участия в работе комиссии предприятием приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия такого акта должна быть направлена в местный орган государственной налоговой службы на протяжении 10 дней со дня составления. Следует еще раз обратить внимание, что в функции такой комиссии входят вопросы установления перечня пропавших документов и причин их пропажи. Вопросами восстановления документов комиссия не занимается.
   
   Разумеется, что налоговые последствия для предприятия будут различными в зависимости от того, удалось ли восстановить утраченные подтверждающие документы. В соответствии с п. 44.1 НКУ налогоплательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, которые не подтверждены документально. Поэтому отсутствие документов, связанных с выполнением налогоплательщиком своего налогового обязательства, влечет для него определенные негативные налоговые последствия.
   
   Согласно п. 138.2 НКУ расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения по налогу на прибыль, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.
   
   В соответствии с пп. 139.1.9 НКУ расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.
   
   Таким образом, с учетом вышеуказанных норм НКУ, не разрешается относить в состав расходов по налогу на прибыль те расходы, по которым утрачены подтверждающие документы. Однако ситуация по формированию расходов может быть изменена, если подтверждающие документы удалось восстановить.
   
   В соответствии с п. 138.11 НКУ в состав расходов по налогу на прибыль, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения, включаются суммы расходов, не отнесенные в состав расходов прошлых отчетных налоговых периодов в связи с потерей, уничтожением или порчей документов, которые подтверждают осуществление расходов, установленных разделом ІІІ НКУ, и подтвержденных такими документами в отчетном налоговом периоде.
   
   При восстановлении утраченных документов в следующих налоговых периодах, подтвержденные расходы включаются в состав расходов за налоговый период, в котором произошло восстановление документов. От времени восстановления документов зависит и способ учета таких расходов по их видам.
   
   Согласно п. 138.11 НКУ восстановленные расходы по налогу на прибыль должны указываться в следующих категориях:
   
   – расходы, осуществленные в прошлые отчетные годы, отражаются в составе прочих расходов;
   
   – расходы, осуществленные в отчетном налоговом году, отражаются в составе расходов соответствующей группы (себестоимости реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, общепроизводственных расходов, административных расходов и т. п.).
   
   
   Алексей Домашенко
   адвокат, АФ «Е.С.Аудит»
   
   Дата подготовки 27.03.2012