Отключить рекламу

Подпишитесь!


28.03.16
48787 30 Печатать

Видача грошей під звіт: основні правила

   Видача грошей під звіт – одна з найпоширеніших операцій, здійснюваних суб'єктами господарювання. У консультації розповімо, як оформити таку операцію, щоб уникнути штрафів, передбачених ПК та Указом № 436.
   
   Що таке підзвітні кошти
   
   Насамперед зазначимо, що точного визначення поняття «кошти, видані під звіт» не дає жоден із діючих нормативних актів. Наприклад, у ПК і Положенні № 637 містяться лише правила видачі коштів і подання звіту про їх використання. Однак цими ж документами встановлено, що:
   
  • видача та подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або в підзвіт за формою, затвердженою Наказом № 841 (далі – Звіт), здійснюється відповідно до законодавства України (п. 2.11 Положення № 637);

  •    
  • до підзвітних коштів відносяться грошові суми, отримані фізособою на відрядження та для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх надала (пп. 170.9.1 ПК).

   
   Отже, підзвітні кошти – це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг оренди, зв'язку та ін.).
   
   Способи видачі грошей
   
   Роботодавець може видати своєму працівнику гроші під звіт:
   
  • або готівкою з каси,

  •    
  • або в безготівковій формі із застосуванням платіжних карток (корпоративних або особистих).

   
   При першому способі джерелом видачі є готівка, отримана в банку (із поточного рахунка), або готівкова виручка від реалізації або позареалізаційних надходжень. Право використовувати готівку для забезпечення потреб, що виникають у процесі діяльності підприємств (підприємців), закріплене в п. 2.9 Положення № 637.
   
   При другому способі роботодавець перераховує підзвітні кошти на особисту картку працівника або видає йому корпоративну картку. Картка використовується як для зняття готівки через банкомат, так і для безготівкової оплати товарів, робіт і послуг.
   
   Рекомендуємо при виборі способу видачі грошей під звіт урахувати особливості роботи вашого підприємства, як-то: наявність готівки, вартість розрахунково-касового обслуговування за зняття готівки з поточного рахунка та платіжних карток і т. д.
   
   Документальне оформлення
   
   Порядок оформлення видачі підзвітних грошей залежить від обраного способу їх видачі.
   
   Перший спосіб. Видача коштів із каси підприємства оформляється видатковим касовим ордером (далі – ВКО) типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637). Підставою для оформлення ВКО служить письмове розпорядження керівника підприємства про видачу коштів на відрядження працівника або для виконання цивільно-правової дії. Така підстава обов'язково вказується у ВКО.
   
   Важливо! При виписуванні ВКО перевірте наявність підпису працівника в одержанні готівки. Його відсутність може призвести до штрафних санкцій за понадліміт (п. 7.24 Положення № 637), адже суму, видану за ВКО, у якому немає підпису одержувача коштів, додадуть до залишку готівки в касі в цей день і порівняють із лімітом каси. У випадку перевищення буде накладений штраф у двократному розмірі суми такого перевищення (ст. 1 Указу № 436).
   
   Другий спосіб. Якщо працівник використовує корпоративну картку, видану йому в користування, то факт видачі грошей під звіт буде зафіксований у виписці до рахунка, до якого емітована картка. Перерахування грошей на особисту картку працівника підтверджує платіжне доручення, оформлене підприємством. Крім того, при здачі Звіту працівник повинен подати (п. 2.12 Положення № 637):
   
  • сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків;

  •    
  • квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат.

   
   Для одержання коштів під звіт у безготівковій формі також видається розпорядження керівника підприємства.
   Працівник, який одержав підзвітні кошти за допомогою корпоративної картки або на особистий рахунок у банку, використовує їх за призначенням без оприбуткування в касі (п. 2.12 Положення № 637).
   
   Важливо! Видавати працівнику кошти під звіт можна, тільки якщо він відзвітував у встановленому порядку за раніше отримані суми (п. 2.11 Положення № 637). У противному разі на роботодавця (підприємство або підприємця) представниками фіскальної служби буде накладений штраф у розмірі 25 % раніше виданої в підзвіт суми (ст. 1 Указу № 436).
   
   Строк використання підзвітних коштів і надання Звіту
   
   Строк видачі коштів під звіт залежить від форми їх видачі.

   Видача в готівковій формі. Положенням № 637 передбачено такі строки використання готівкових коштів (п. 2.11):
   
  • на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, – не більше 10 робочих днів із дня видачі;

  •    
  • на інші виробничі (господарські) потреби – не більше 2 робочих днів, включаючи день одержання готівки;

  •    
  • на відрядження – до подання Звіту.

   
   Якщо підзвітній особі видано готівку і на відрядження, і для вирішення в цьому відрядженні виробничих питань (у т. ч. для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторсировини), то строк видачі готівки під звіт на виконання цих завдань може бути продовжений до завершення відрядження.
   
   Сума зайво витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом) підлягає поверненню в касу або на поточний рахунок підприємства до або разом зі Звітом (пп. 170.9.2 ПК). Звіт подається протягом 5 банківських днів, що настають за днем завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за довіреністю та за рахунок особи, яка видала підзвітні кошти.
   
   Важливо! Строк використання готівки, виданої на госппотреби (усього два дні), менше строку подання Звіту (п'ять днів). Тому рекомендуємо або скласти Звіт протягом двох днів, або здати готівку в касу у строк, установлений Положенням № 637, а Звіт до бухгалтерії подати пізніше.
   
   Видача в безготівковій формі. Строк здачі Звіту при використанні корпоративної картки:
   
  • якщо під час виконання доручення працівник одержав готівку за допомогою платіжних карток – до закінчення третього банківського дня після завершення виконання доручення;

  •    
  • якщо ж розрахунки здійснювалися в безготівковій формі – 10 банківських днів, а при наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити строк до 20 банківських днів.

   
   Для випадку, коли гроші перераховувалися на особисту картку підзвітної особи, в ПК не передбачені спеціальні строки подання Звіту. Проте у Листі № 2291 роз’яснено, що в разі, коли придбання товарів/послуг підзвітною особою здійснювалося за готівкові гроші, то строк подання Звіту має становити 3 банківських дні.
   
   ВИСНОВКИ

Видати працівнику гроші під звіт можна на відрядження, закупівлю матеріальних цінностей, оплату послуг, сплату податків та ін. Підзвітні кошти можуть бути перераховані на особисту платіжну картку, зняті за допомогою корпоративної картки підприємства або отримані працівником готівкою в касі. Не можна видавати гроші під звіт працівнику, який не здав Звіт про раніше отримані кошти. Працівник повинен дотримуватися строків використання готівки, виданої під звіт, і строків подання Звіту.
   
   Практичне кеівництво, 2016, № 7 «Відрядження та підзвітні суми»
   
   

По материалам Баланс
Отключить рекламу
Комментарии
  • Ева
28.03.16 09:10

Только бухгалтер у которого есть время рыться в нормативных документах может увидеть "капкан" в сроках отчета. Я имею ввиду "выдача средств на срок не более двух раб. дней, включая день выдачи" и "отчет до окончания 5-го банковского дня". То есть, если сотруднику выданы деньги на хознужды 1 марта и он их не потратил или потратил не все, то он обязан отчитаться 2 марта (Положение №637 о ведении кас. операций, п.2.11). А если он эти деньги все потратил до 2 марта, то он имеет право отчитаться до 6 марта (Порядок №841 и НКУ ст.170.9.2).

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Машуня
28.03.16 09:16

У меня обычно сотрудники оплачивают что-либо из своего кармана (так сказать по пути на работу). А потом только я делаю авансовый (перевитрата) и возвращаю деньги ему на карту. Так не возникают "непотраченные" и "невозвращенные"...

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Ира
28.03.16 09:34

При здачі Звіту працівник повинен подати (п. 2.12 Положення № 637): - сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків; - квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат. Якщо я видаю підзвіт на картку тільки суми добових, то ніякі сліпи та квітанціі не потрібні, я правильно розумію?

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Ира
28.03.16 09:40

При здачі Звіту працівник повинен подати (п. 2.12 Положення № 637): - сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків; - квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат. Якщо я видаю підзвіт на картку тільки суми добових, то ніякі сліпи та квітанціі не потрібні, я правильно розумію?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Света
28.03.16 09:41

А срок возврата неиспользованных подотчетных денег в течении 2 РАБОЧИХ дней ПРЕДПРИЯТИЯ или банковских? Если предприятие ведет прием один раз в неделю, возможно ли возвращать деньги через неделю?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • бух55
28.03.16 10:17

Света - банковских, никого не волнует режим работы предприятия

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Танчик
28.03.16 10:44

Ира 28.03.2016 09:40:28 При здачі Звіту працівник повинен подати (п. 2.12 Положення № 637): - сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків; - квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат. Якщо я видаю підзвіт на картку тільки суми добових, то ніякі сліпи та квітанціі не потрібні, я правильно розумію? приложите квитанцию банкомата (от греха подальше), если суточные он снял...

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Юля
28.03.16 10:45

Мене також цікавить питання видачі добових на зарплатну картку. В минулому році нас хотіли оштрафувати, за те, що немає квитанції банкомату (працівник повертав добові) але сума була маленька, то не захотів перевіряючий "Заморочуватись"

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Все...
28.03.16 11:12

Юля.. НЕ МОЖНА категорично добові на з/п картку, крім з/п -НІЧОГО

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 1
  • Юля
28.03.16 11:19

Все... А скажіть будь-ласка чому не можна? В платіжці на перерахування коштів вказано відрядження

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • 012345
28.03.16 11:36

с чего бы это кроме ЗП ничего на з/п карточку нельзя перечислять? Не путайте одно с другим. Слипы нужны только при снятии наличных с корпоративной карточки, а когда и как он снимет их со своей карточки никого волновать не должно, т.к. в первом случае подтверждает ся дата получения наличных. А при перечислении денег на личную карточку датой выдачи подотчетных денег считается дата перечисления на крточку. Мы спокойно платим на з/п карточку и больничные, и суточные, и возвратную помощь, просто назначения платежа указывается : "з/п", "командировочные", "прочие платежи"- это есть в настройках клиент-банка. Наш банк не платит проценты по таким карточкам, поэтому ему все равно, какме платежи человек получает на карточку.

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Ника
28.03.16 11:57

Я. делаю так же как описала Машуня. Хотя и были дискуссии на эту тему. Но, так всё равно безопаснее.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ника
28.03.16 12:01

Кстати, перечисляю на карту, которую открыл(и) сам(и) сотрудник (и) в том же банке на себя как физлица. В, банке сказали. что на зарплатную карту только можно перечислять заработную плату, и отпускные.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ника
28.03.16 12:04

Квитанцию с банкомата требую и прилагаю к авансовому отчёту, хотя авансовые отчёты делаю сама. Он них не дождёшься. Особенно от директора. Он вообще считает, что это работа бухгалтера. Спорить и заставлять его составлять авансовые отчёты у меня не хватает терпения. Легче сделать самой и быть спокойной.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • новичок
28.03.16 12:29

Добрый день!!! Подскажите пожалуйста, деньги были выданы под отчет с кассы 25 декабря 2015 (пятница), и выходные дни находились у подотчетника, рассчитался с поставщиками 28 декабря (понедельник), т.к. в субботу и воскресенья поставщики не работали, авансовый отчет и ПКО от 28 декабря, есть ли тут нарушение? Я по поводу 2 дней.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 4
  • orisha
28.03.16 12:48

Перечисляем на ЗП карточку зарплату, арендную плату, возвращаем фин.помощь,ком.и хоз.расходы - пока проблем не было.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ева
28.03.16 13:01

новичок Главное чтобы ваше предприятие в субботу и в воскресенье не работало - тогда Вы укладываетесь в "два рабочих дня".

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • новичок
28.03.16 13:17

Ева Спасибо!!! Наше предприятие в субботу не работает.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Елена, Мариуполь
28.03.16 14:01

Помню, получаешь кучу чеков и раскладываешь по 2 дня. за месяц -10-12 авансовых на "копейки". Кстати, всегда нервничала из-за ситуации, когда в чеке стоял частный предприниматель, а документов (выписка, свидетельство) не было. просто наименование и все, причем даже ИННа. Требовала от работников, да какой там! -"Так дали!" - весь ответ. Но директор говорил принимать все.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Кузя
28.03.16 14:59

Для Все. На З/п карточку можно перечислять все, что связано с трудовыми отношениями и вообще отношениями работодатель-работник: з/п, премии, подотчетные суммы, мат.помощь, займы и т.д. А с чего вы взяли что только ЗП?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 1
  • Дека
28.03.16 15:13

нельзя командировочные на зп-карту нерезидента

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ника
28.03.16 15:22

Банки хотят видеть при перечислении средств на зарплатную карту уплату налогов на ФОТ и НДФЛ. Поэтому и не желают видеть перечисления других видов денежных средств

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • Кирпулька
28.03.16 15:33

Ника, это не банки так хотят, а их ленивые сотрудники. На з/пл карту можно перечислять любые средства, которые относятся к трудовым отношениям. Для того, что бы проверить правильность перечисления налогов нужно прочитать назначение платежа. Но банковским сотрудникам это делать лень. Единственные ограничения которые могут возникнуть это разная сумма комиссии. Которую опять же нужно проверить банковскому сотруднику, а ему ЛЕНЬ.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • NATA
28.03.16 16:25

Существовала раньше карточка на хознужны и отдельно на зп. И в этом случае никакая фискальная служба не придерется

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • яяя
29.03.16 15:04

На зарплатную карточку можно перечислять все выплаты с предприятия, где написано что не можна

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Таня
29.03.16 16:33

Директору видано аванс 09.03 з відрядження повернувся 11.03 (цього ж дня і відзвітував). А залишок по авансу вніс через банк в понеділок 14.03. Чи нема тут помилки? Можливо звіт слід скласти 14.03?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Катруся
29.03.16 17:40

Таня, правильнее было бы, чтобы директор внес деньги в кассу предприятия, а не в банк. У меня так всегда было: например, 14.03 АО, 14.03 сотрудник внес деньги в кассу, 14.03 кассир отвез деньги в банк

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Георгий
30.03.16 15:23

А нужно составлять авансовый отчет, если сотрудник (кассир) сдает деньги из кассы предприятия в банк?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • микола
19.06.16 05:50

Після звільнення на мого сина була подана заява в прокуратуру, що він протягом 13-14 років близько 20 разів отримав підзвітні кошти, за які не звітував, роботи не виконав, в касу не повернув. (тобто привласнив) Звинувачення побудоване на акті інвентарізації, зробленого бухгалтерією. Суд не враховує вимогу п.2.11 Положення №637, видача наступних коштів під звіт відбувається за умови звітування за попередні. Надана також довідка з ДПІ, що в нього інших доходів, крім зарплати не має ( ст. 164 ПКУ не повернуті кошти включаються в дохід, нараховується ПДФО, відображається в звіті 1ДФ), яку куплені органи слідства і суд залишив поза увагою. ДОПОМОЖІТЬ ЗАХИСТИТЬСЯ, ел пошта n-fedorovich@mail.ua. Зарані вдячний за будь-яку пораду.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • люда
28.02.17 10:23

банк заборонив перераховувати підзвітні кошти а також оренду авто від фіз. особи на зарплатну картку.Куди мені їх перерахувати. Може хтось знає щось?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Комментирование новости отключено
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться