Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві (наказ Мін’юсту від

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
17 березня 2026 р. за N 347/45741

Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві

Відповідно до абзацу третього пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року N 731 "Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади", підпункту 2 пункту 3 та пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року N 228, з метою приведення деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України у відповідність до Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Зміни до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві, що додаються.

2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Савчук І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
16 березня 2026 року N 677/5

Зміни
до деяких нормативно-правових актів Міністерства юстиції України щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві

1. У Правилах роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року N 656/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за N 584/23116:

1) в абзаці третьому пункту 10.1 глави 10 розділу V слово "телекомунікацій" замінити словами "електронних комунікацій";

2) у підпункті 4.2.9 пункту 4.2 глави 4 розділу VI слова "та електронної адреси" замінити словами "адреси та адреси електронної пошти".

2. У Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року N 2438/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за N 1983/24515:

1) у підпункті 12 пункту 13 розділу II слово "інформаційно-телекомунікаційних" замінити словом "інформаційно-комунікаційних";

2) у пункті 11 розділу V слово "електронну" замінити словами "адресу електронної пошти".

3. У Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198:

1) абзац третій пункту 1 розділу I після слова "удосконалений" доповнити словами "електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

2) у розділі II:

у главі 2:

речення перше абзацу першого пункту 3 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

у пункті 4:

речення друге абзацу першого після слова "підпис" доповнити словами "або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

абзац другий після слова "підпис" доповнити словами "або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

пункт 5 після слова "підписи" доповнити словами "або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису,";

у пункті 6:

абзац перший після слова "печатку" доповнити словами "або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";

абзац другий після слова "печатки" доповнити словами "або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";

речення друге пункту 7 викласти в такій редакції "Оформлення електронної копії електронного документа завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або удосконаленої електронної печатки установи, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки установи, або кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.";

абзац другий пункту 8 викласти в такій редакції:

"Оформлення електронної копії документа у паперовій формі завершується накладанням кваліфікованої електронної печатки установи або удосконаленої електронної печатки установи, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки установи, або кваліфікованого електронного підпису чи удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якщо установа у своїй діяльності не використовує кваліфіковану електронну печатку або удосконалену електронну печатку, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки.";

друге речення пункту 9 викласти в такій редакції "Кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, під час складання цих реквізитів накладається на всі дані, що містяться в електронному документі, які засвідчувалися раніше накладанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, його автора під час створення електронного документа.";

у главі 4:

абзац другий пункту 1 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

у пункті 3:

абзац перший після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

абзац другий після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

пункт 4 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

у главі 5:

абзац перший пункту 6 викласти в такій редакції:

"6. Конвертуванню підлягають усі дані, що містяться у файлі електронного документа відповідного формату, крім даних кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки. На конвертування передається лише файл електронного документа відповідного типу (текстовий, фото-, аудіо- та відеоформати) без кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки. Якщо дані такого файлу зберігаються у кодованій формі разом з накладеними на них кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, попередньо ці дані перетворюються (декодуються) у формат, що підлягає конвертуванню.";

у пункті 9:

в абзаці другому слова "кваліфікованим електронним підписом" замінити словами "шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

абзац шостий після слова "підписів" доповнити словами "або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису,";

абзац третій пункту 11 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

у главі 6:

пункт 6 після слова "підписів" доповнити словами "або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису";

абзац другий пункту 7 викласти в такій редакції:

"якщо вхідний XML-документ засвідчено кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, яка підписала розпорядчий документ, що міститься в цьому XML-документі відповідно до пункту 4 глави 2 цього розділу. Такий вхідний електронний документ додається до іншого XML-документа, створюваного в установі, в первинному символьному вигляді разом з накладеним на них кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;";

пункт 9 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

3) у розділі III:

абзац другий пункту 6 глави 2 після слова "підписами" доповнити словами "або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису,";

у главі 5:

пункт 2 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

абзаци перший та другий пункту 6 після слова "підписів" доповнити словами "або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису";

пункт 6 глави 6 після слова "підпис" доповнити словами "або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

у пункті 2 глави 8 слова "чи печатки" замінити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";

у главі 9:

абзаци перший та другий пункту 4 викласти в такій редакції:

"4. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів є технологічно та (або) організаційно суміщена з накладанням на них кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки. Спочатку забезпечується проставляння у створюваному електронному документі дати і його реєстраційного індексу, за необхідності здійснюється конвертування проєкту електронного документа, якщо формат його проєкту не збігається з форматом, визначеним Переліком форматів, що повинен відповідати типу створюваного документа, а потім виконується накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, відповідно до пунктів 1 - 4 глави 4 розділу II цього Порядку.

На час накладання на створюваний (внутрішній, вихідний) електронний документ кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, ІАС повинна унеможливити реєстрацію в установі інших створюваних (внутрішніх, вихідних) документів.";

у пункті 6:

абзац четвертий після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

абзац п'ятий після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

абзац шостий після слова "підпис" доповнити словами "або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

абзац сьомий після слова "підписами" доповнити словами "або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису,";

абзац восьмий після слова "підпис" доповнити словами "або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

абзац дев'ятий після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

у главі 10:

абзац восьмий пункту 4 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";

абзац другий пункту 10 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

абзац перший пункту 12 після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

речення перше пункту 7 глави 11 після слова "підписом" доповнити словами "або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";

в абзаці шостому пункту 3 глави 13 слово "інформаційно-телекомунікаційних" замінити словом "інформаційно-комунікаційних".

4. У Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181:

1) в абзаці другому пункту 3 розділу I "із застосуванням кваліфікованих електронних довірчих послуг" виключити;

2) пункт 11 глави 8 розділу II викласти в такій редакції:

"11. На документи в електронній формі накладається кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, чи кваліфікована електронна печатка або удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, згідно із законодавством.";

3) у пункті 2 глави 7 розділу III слова "телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні" замінити словами "електронні комунікаційні, інформаційно-комунікаційні та технологічні".

5. Пункт 1 Опису Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 26 грудня 2022 року N 5818/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2022 року за N 1683/39019, після слова "підпису" доповнити словами "або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису".

6. Абзац третій пункту 1 Опису Заявки на забезпечення копіями документів страхового фонду документації України в умовах особливого періоду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 серпня 2023 року N 2896/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 серпня 2023 року за N 1387/40443, викласти в такій редакції:

"в електронній формі, з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, та/або кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, або в паперовій формі.".