Що робити, якщо підприємець втратив первинні документи

«Штрафна орда»

Оскільки «в історію вскочила» фізособа-підприємць (ФОП) на загальній системі (ЗС), то і згадаємо про ЗС-правило: враховують лише ті витрати ФОП на ЗС, які документально підтверджені ( пп. 177.2 і 44.1 ПКУ). Тому якщо під час податкової перевірки не виявляться «потрібні» первинні документи, то насамперед «знімуть» усі непідтверджені витрати. Читай: збільшать чистий дохід на суму непідтверджених витрат і донарахують ПДФО з ЄСВ з «букетом» фінсанкцій, адмінштрафів і пені (окремо з ПДФО, окремо з ЄСВ).

За загальним правилом донарахувати податкове зобов’язання та штрафи податківці можуть, якщо ще не пройшло 1095 днів з граничного строку подання деки за відповідний період (до якої потрапили відповідні витрати) ( п. 102.1 ПКУ). У частині ПДФО цей «бонус» працює. А ось у частині ЄСВ не працює ( п. 16 ст. 25 Закону про ЄСВ).

Крім того, «загубленцю» загрожують штрафи:

— «за незабезпечення збереження доків» — згідно з п. 121.1 ПКУ в розмірі 510 грн. (а якщо протягом року вас уже штрафували за втрату документів, то цього разу штраф буде вдвічі вагомішим — 1020 грн.);

— «за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат» за ст. 164¹ КУпАП у розмірі 51 — 136 грн.

І окремо скажемо про Книгу ОДВ — це особливий документ. Якщо ви оплату отримували тільки за безготівкою, то «все гаразд». А ось тим, хто мав справу з готівкою, доведеться похвилюватися. Особливо завзяті податківці можуть спробувати застосувати п’ятикратний штраф за неоприбуткування готівки ( ст. 1 Указу № 436¹). І хоча в категорії 104.14 ЗІР ідеться лише про адмінштраф і штраф за ПКУ за відсутність у ФОП Книги ОДВ, не можна виключати і «п’ятикратку». Адже згідно з п. 1.2 Положення № 637² оприбуткування готівкової виручки передбачає не лише її проведення через РРО і відображення у Книзі обліку розрахункових операцій (КОРО), а ще й запис про неї у Книзі ОДВ. Отже, якщо такого запису немає, готівка не може вважатися повністю оприбуткованою (фіскали жорстко наполягають на цьому вже багато років).

¹ Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

² Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.

Як уникнути штрафів?

Навіть якщо до вас уже прийшли з перевіркою, то штрафів і пені за ПКУ, Законом про ЄСВ і КУпАП уникнути теоретично все одно можна. Для цього вам потрібно достатньо оперативно відновити всі документи та надати їх податківцям не пізніше ніж через 5 робочих днів з дня отримання акта перевірки ( п. 44.7 ПКУ). Якщо встигнете це зробити, то податківці втратять право оштрафувати вас за відсутність первинки.

Якщо перевіряючі вас ще не дісталися, то щоб уникнути значних санкцій, потрібно діяти так.

Крок 1. Письмово повідомляємо податківців (а якщо зникли ВМД — і митників) про втрату документів ( п. 44.5 ПКУ). На це дається 5 днів з дати пропажі.

Крім того, ДФСУ наполягає на тому, щоб ФОП подав заяву до міліції про втрату первинки та Книги ОДВ і отримав довідку про подання такої заяви (категорія 104.14 ЗIР).

Вимогу звертатися до міліції встановлено п. 6.10 Положення № 88³, а цей документ поширюється тільки на тих, хто веде бухоблік (тобто на юросіб). Тому, за бажання, можна це питання «поставити на обговорення».

³ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Крок 2. Після того, як ви повідомили податківців про втрату документів, ви маєте 90 календарних днів для того, щоб їх відновити.

З чого розпочати? Найкраще — з банківської виписки. Для цього потрібно звернутися до свого банку та попросити дублікати банківських виписок за весь період роботи (п. 5.7 Положення № 254⁴). На підставі отриманих даних можна відновити облік руху безготівкових грошових коштів з розшифровкою за сумами, датами і назвами контрагентів.

⁴ Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затверджене постановою Правління НБУ від 18.06.2003 р. № 254.

Крок 3. Далі звертаємося до контрагентів (постачальників і покупців) з проханням надати копії (дублікати) загублених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо). До речі, якщо ви укладали договори, посвідчуючи їх у нотаріуса, то можете подати нотаріусу письмову заяву та отримати у нього дублікат втраченого договору.

Контрагенти можуть оформити вам документи наново, неначебто це оригінал, який не губився. Але це не зовсім правильно. Якщо робити все ідеально, то повторно оформлений документ (замість втраченого) — це дублікат (ДСТУ 2732:2004⁵). Він має таку саму юридичну силу, як і оригінал (що визнають і суди), але відрізняється тим, що у верхньому його кутку є напис «Дублікат». На зворотному його боці можна вказати причини та дату оформлення.

⁵ ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни і визначення понять», затверджений наказом Держкомтехрегулювання від 28.05.2004 р. № 97.

Крок 4. Тепер розберемося з готівкою. Якщо ви працювали не лише із безготівкою, то, будучи ФОП на ЗС, зобов’язані були застосовувати РРО. Відновити дані допоможе КОРО, контрольна стрічка (якщо їх не втрачено), а також дані з фіскальної пам’яті РРО.

Крок 5. У податківців також варто попросити копії загублених звітів і податкових декларацій (декларацій про доходи, ПДВ-декларацій і звітів за формою № 1ДФ — тут зазначені всі витрати, виплачені громадянам і ФОП: безготівка + готівка). Для отримання потрібної інформації звертайтеся до начальника податкової з письмовою заявою. Не забудьте вказати причину втрати документів.

Зверніть увагу: навіть якщо ФОП працював у зоні АТО, це не звільняє його від необхідності відновити первинні документи та Книгу ОДВ. Адже у ст. 44 ПКУ немає застереження про те, що платники податків звільняються від обов’язку відновлювати документи, втрачені внаслідок форс-мажору.

Крок 6. Якщо ФОП мав працівників та оплачував їм лікарняні листки, ці документи також потрібно відновити, інакше доведеться повернути допомогу до Фонду «тимчасової непрацездатності» (ФСС ТВП).

У разі, коли лікарняний ще не оплачений, усе просто: ФОП складає довідку про те, що лікарняний ще не оплачений, працівник з цією довідкою йде до поліклініки, і там йому видають дублікат лікарняного листка (п. 1.14 Інструкції № 455⁶).

⁶ Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Якщо ж лікарняний вже оплачений, дублікат не видадуть. Але можна діяти інакше (лист ФСС ТВП від 02.06.2014 р. № 5.2-32-1264): оформити довідку про форс-мажорні обставини (наприклад, подати заяву до міліції про крадіжку документів або отримати сертифікат Торгово-промислової палати України про проведення АТО на колишньому місці роботи ФОП) і звернутися із запитом до поліклініки. Там нададуть реєстр виданих документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність працівників. Цього буде достатньо для підтвердження оплати лікарняного.

Ну а ті, хто втратив лікарняний через недбалість, відновити його не зможуть.

Крок 7. На підставі відновлених документів заповните нову Книгу ОДВ (попередньо зареєструвавши її в податковій).

Крок 8. Що стосується ПДВ, то з 2015 року запроваджене електронне адміністрування, у результаті — податкові накладні (ПН) формуються тільки в електронній формі. Якщо у вас збереглася програма, то і ПН відновити просто. У крайньому разі, їх вам можуть повторно надіслати контрагенти. Також їх можна витребувати з Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН).

«З метою отримання податкової накладної / розрахунку коригування, зареєстрованих в Єдиному реєстрі податкових накладних, покупець надсилає в електронному вигляді запит до Єдиного реєстру податкових накладних, за яким отримує в електронному вигляді повідомлення про реєстрацію податкової накладної / розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних і податкову накладну / розрахунок коригування в електронному вигляді. Такі податкова накладна / розрахунок коригування вважаються зареєстрованими в Єдиному реєстрі податкових накладних і отриманими покупцем» ( абз. 5 п. 201.10 ПКУ).

Що ж до паперових ПН за більш ранній період (до 2015 року), то відновити їх можна знову ж таки за допомогою контрагентів. Зверніться до них з офіційним листом і попросіть дублікати ПН.

Якщо ж ви відображали ПК з ПДВ не на підставі ПН, а на підставі рахунків, транспортних квитків і касових чеків, то тут важче. Дублікати рахунків ще можна запросити у контрагентів, а ось квитки відновити жодним чином не вдасться. Що ж до касових чеків, то, на нашу думку, їх може замінити копія контрольної стрічки з підписом і печаткою продавця товарів/послуг⁷.

⁷ Детально про це ми писали в статті «Податковокредитні» документи: були, та спливли...» («Бухгалтер 911», 2014, № 1).

Відновили не все

Може статися так, що деякі документи відновити не вдалося. У такому разі краще прибрати з витрат і з ПК з ПДВ непідтверджені суми (подавши уточнюючу деку). Звичайно, вам доведеться доплатити «самоштрафи» та пеню за прострочення. Однак це убезпечить вас у майбутньому від набагато більших штрафів від податківців.