Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, февраль, 2016/№8
Печатать

Что делать, если предприниматель потерял первичные документы

Мирошниченко Виталина, налоговый эксперт, v.miroshnichenko@buhgalter911.com
При переезде ФЛП (общая система с НДС) потерял всю первичку, и вдобавок — Книгу учета доходов и расходов (Книга УДР). Тут кто угодно начнет переживать: как восстановить документы? Чем все это грозит? Давайте в этом разберемся.

«Штрафная орда»

Раз «в историю попал» физлицо-предприниматель (ФЛП) на общей системе (ОС), то и вспоминаем об ОС-правиле: учитывают лишь те расходы ФЛП на ОС, которые документально подтверждены ( пп. 177.2 и 44.1 НКУ). Поэтому, если при налоговой проверке не обнаружатся «нужные» первичные документы, то в первую очередь «снимут» все неподтвержденные расходы. Читай: увеличат чистый доход на сумму неподтвержденных расходов и доначислят НДФЛ с ЕСВ с «букетом» финсанкций, админштрафов и пени (отдельно по НДФЛ, отдельно по ЕСВ).

По общему правилу доначислить налоговое обязательство и штрафы налоговики могут, если еще не прошло 1095 дней с предельного срока подачи деки за соответствующий период (в которую попали соответствующие расходы) ( п. 102.1 НКУ). В части НДФЛ этот «бонус» работает. А вот в части ЕСВ нет ( п. 16 ст. 25 Закона о ЕСВ).

Кроме того, «потеряльцу» грозят штрафы:

— «за необеспечение сохранности доков» — согласно п. 121.1 НКУ в размере 510 грн. (а если в течение года вас уже штрафовали за утерю документов, то на этот раз штраф будет вдвое большим — 1020 грн.);

— «за нарушение порядка ведения учета доходов и расходов» по ст. 1641 КУоАП в размере 51 — 136 грн.

И отдельно скажем о Книге УДР — это особенный документ. Если вы оплату получали только по безналу, то «все в порядке». А вот тем, кто имел дело с наличкой, придется поволноваться. Особо рьяные налоговики могут попытаться применить пятикратный штраф за неоприходование наличных ( ст. 1 Указа № 436*). И хотя в категории 104.14 ЗІР сказано лишь об админштрафе и штрафе по НКУ за отсутствие у ФЛП Книги УДР, нельзя исключать и «пятикратку». Ведь согласно п. 1.2 Положения № 637** оприходование наличной выручки подразумевает не только ее проведение через РРО и отражение в Книге учета расчетных операций (КУРО), но еще и запись о ней в Книге УДР. Стало быть, если такой записи нет, наличность не может считаться полностью оприходованной (фискалы жестко настаивают на этом уже много лет).

* Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Как отбиться от штрафов?

Даже если к вам уже пришла проверка, то штрафов и пени по НКУ, Закону о ЕСВ и  КУоАП избежать теоретически все равно можно. Для этого вам нужно очень быстро восстановить все документы и предоставить их налоговикам не позже чем через 5 рабочих дней со дня получения акта проверки ( п. 44.7 НКУ). Если сумеете, то налоговики потеряют право оштрафовать вас за отсутствие первички.

Если проверяющие к вам еще не добрались, то дабы избежать внушительных санкций, нужно действовать так.

Шаг 1.Письменно уведомляем налоговиков (а если пропали ГТД — и таможенников) о потере документов ( п. 44.5 НКУ). На это дается 5 дней с даты пропажи.

Кроме того, ГФСУ настаивает на том, чтобы ФЛП подал заявление в милицию о пропаже первички и Книги УДР и получил справку о подаче такого заявления (категория 104.14 ЗIР).

Требование обращаться в милицию установлено п. 6.10 Положения № 88*, а этот документ распространяется только на тех, кто ведет бухучет (т. е. на юрлиц). Поэтому, при большом желании, можно этот вопрос «поставить на обсуждение».

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Шаг 2. После того, как вы уведомили налоговиков о потере документов, у вас есть 90 календарных дней для того, чтобы их восстановить.

С чего начать? Лучше всего — с банковской выписки. Для этого нужно обратиться в свой банк и попросить дубликаты банковских выписок за весь период работы ( п. 5.7 Положения № 254**). На основании полученных данных можно восстановить учет движения безналичных денежных средств с расшифровкой по суммам, датам и названиям контрагентов.

** Положение об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254.

Шаг 3. Далее обращаемся к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.). Кстати, если вы заключали договоры, заверяя их у нотариуса, то можете подать нотариусу письменное заявление и получить у него дубликат утраченного договора.

Контрагенты могут оформить вам документы заново, будто это оригинал, который не терялся. Но это не совсем верно. Если делать все идеально, то повторно оформленный документ (вместо утраченного) — это дубликат (ДСТУ 2732:2004***). Он имеет такую же юридическую силу, как и оригинал (что признают и суды), но отличается тем, что в верхнем его углу есть надпись «Дубликат». На обратной его стороне можно указать причины и дату оформления.

*** ДСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий», утвержденный приказом Госкомтехрегулирования от 28.05.2004 г. № 97.

Шаг 4. Теперь разберемся с наличными. Если вы работали не только по безналу, то, будучи ФЛП на ОС, обязаны были применять РРО. Восстановить данные поможет КУРО, контрольная лента (если они не утеряны), а также данные из фискальной памяти РРО.

Шаг 5. У налоговиков также стоит попросить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций (деклараций о доходах, НДС-деклараций и отчетов по форме № 1ДФ — здесь указаны все расходы, выплаченные гражданам и ФЛП: безналичные + наличные). Для получения нужной информации обращайтесь к начальнику налоговой с письменным заявлением. Не забудьте указать причину утери документов.

Обратите внимание: даже если ФЛП работал в зоне АТО, это не освобождает его от необходимости восстановить первичные документы и Книгу УДР. Ведь в  ст. 44 НКУ нет оговорки о том, что налогоплательщики освобождаются от обязанности восстанавливать документы, утраченные вследствие форс-мажора.

Шаг 6. Если у ФЛП были работники и он оплачивал им больничные листы, эти документы тоже нужно восстановить, иначе придется вернуть пособие в Фонд «временной нетрудоспособности» (ФСС ВПТ).

В случае, когда больничный еще не оплачен, все просто: ФЛП составляет справку о том, что больничный еще не оплачен, работник с этой справкой идет в поликлинику и там ему выдают дубликат больничного листа ( п. 1.14 Инструкции № 455*).

* Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455.

Если же больничный уже оплачен, дубликат не выдадут. Но можно поступить иначе (письмо ФСС ВПТ от 02.06.2014 г. № 5.2-32-1264): оформить справку о форс-мажорных обстоятельствах (например, подать заявление в милицию о краже документов или получить сертификат Торгово-промышленной палаты Украины о проведении АТО на прежнем месте работы ФЛП) и обратиться с запросом в поликлинику. Там предоставят реестр выданных документов, которые удостоверяют временную нетрудоспособность работников. Этого будет достаточно для подтверждения оплаты больничного.

Ну а те, кто потерял больничный по халатности, восстановить его не смогут.

Шаг 7. На основании восстановленных документов заполните новую Книгу УДР (предварительно зарегистрировав ее в налоговой).

Шаг 8. Что касается НДС, то с 2015 года введено электронное администрирование, в результате — налоговые накладные (НН) формируются только в электронной форме. Если у вас сохранилась программа, то и НН восстановить несложно. В крайнем случае, их вам могут повторно прислать контрагенты. Также их можно затребовать из Единого реестра налоговых накладных (ЕРНН).

«С целью получения налоговой накладной / расчета корректировки, зарегистрированных в Едином реестре налоговых накладных, покупатель направляет в электронном виде запрос в Единый реестр налоговых накладных, по которому получает в электронном виде уведомление о регистрации налоговой накладной / расчета корректировки в Едином реестре налоговых накладных и налоговую накладную / расчет корректировки в электронном виде. Такие налоговая накладная / расчет корректи­ровки считаются­ зарегист­рированными в Едином реестре налоговых накладных и полученными покупа­телем» ( абз. 5 п. 201.10 НКУ).

Что же касается бумажных НН за более ранний период (до 2015 года), то восстановить их можно опять же с помощью контрагентов. Обратитесь к ним с официальным письмом и попросите дубликаты НН.

Если же вы отражали НК по НДС не на основании НН, а на основании счетов, транспортных билетов и кассовых чеков, то тут сложнее. Дубликаты счетов еще можно запросить у контрагентов, а вот билеты восстановить никак не удастся. Что же касается кассовых чеков, то, на наш взгляд, их может заменить копия контрольной ленты с подписью и печатью продавца товаров/услуг**.

** Подробно об этом мы писали в статье «Налоговокредитные» документы: были, да сплыли…» («Бухгалтер 911», 2014, № 1).

Восстановили не все

Может случиться так, что некоторые документы восстановить не удалось. В таком случае лучше убрать из расходов и из НК по НДС неподтвержденные суммы (подав уточняющую деку). Конечно, вам придется доплатить «самоштрафы» и пеню за просрочку. Но это обезопасит вас в будущем от гораздо более внушительных штрафов от налоговиков.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться