Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, липень, 2016/№29
Друкувати

Представницькі витрати: усе за правилами

Свіріденко Алла, податковий експерт, buhgalter911@mail.ua
Один із способів «заманювання» ділових партнерів, який є в арсеналі кожного підприємства, — організація ділових прийомів і презентацій за участю представників контрагентів. Звісно, проведення таких заходів супроводжується великою кількістю специфічних витрат, які прийнято називати представницькими. Про те, що таке представницькі витрати, як оформити їх документально та, найголовніше, яким чином відобразити витрачені суми в бухгалтерському та податковому обліку, розповімо в нашій статті.
податок на прибуток, ПДВ, ПДФО, ВЗ, ЄСВ

Склад представницьких витрат

Єдиний нормативний документ, в якому визначено, що таке представницькі витрати, — Норми № 10261. Так, вони для бюджетників. Але, на нашу думку, небюджетні підприємства також цілком можуть керуватися положеннями цього документа. Тим більше, що рекомендують його до застосування і податківці (див. лист № 57432).

1 Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ і порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну від 14.09.2010 р. № 1026.

2 Лист ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415.

Зверніть увагу: Норми № 1026 представницькими називають витрати на прийом і обслуговування тільки іноземних представників і делегацій. Однак, на нашу думку, це зовсім не означає, що аналогічні витрати на проведення ділових переговорів з представниками українських підприємств не можуть розглядатися як представницькі та повинні обліковуватися в якомусь іншому порядку. Для облікових цілей не має значення, прибули ваші партнери з іншого континенту або їх офіс розташований на сусідній вулиці. Головне — правильно документально оформити такі витрати.

До речі, свого часу на представницький характер витрат на прийом українських делегацій вказували і податківці в листі № 140543.

3 Лист Міндоходів від 25.10.2013 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.

Перелік витрат, які Норми № 1026 уключають до представницьких витрат, для наочності наведемо в табл. 1. При цьому зауважимо, що Норми № 1026 не деталізують конкретний перелік представницьких витрат, а окреслюють примірні напрямки витрачання коштів (див. графу 1). Тому в межах установлених груп витрат підприємство має право самостійно визначати конкретний склад витрат.

Таблиця 1. Склад представницьких витрат

Напрямок витрат

Вид витрат

На проведення офіційного прийому представників

Витрати на частування гостей (сніданок, обід, вечеря), оренду приміщення для проведення офіційного прийому

Особливо обережними будьте з витратами на придбання спиртних напоїв. Звичайно ж, законодавство не обмежує ваше право включати алкоголь до меню офіційних прийомів. Тільки ось врахувати такі витрати ви зможете, тільки якщо організацією офіційного прийому займається заклад ресторанного господарства та він же продає вам напої. Придбання алкоголю за рахунок власних коштів може загрожувати вам штрафними санкціями за безліцензійну роздрібну торгівлю алкогольними напоями. Про це податківці попереджають у консультації, розміщеній в підкатегорії 115.03 ЗІР.

На транспортне забезпечення представницьких заходів

Витрати на оренду та експлуатацію автотранспорту, покупку автобусних, залізничних та авіаквитків

На заходи культурної програми

Витрати на організацію видовищних заходів (покупка квитків на концерти, спектаклі, до музеїв, на виставки тощо.)

і художнє оздоблення приміщення

На буфетне обслуговування під час переговорів

Витрати на оплату вартості послуг кейтерингової компанії, а також витрати на чай, каву, мінеральну воду та інші прохолодні напої, бутерброди, печиво, цукерки та інші кондитерські вироби

Кейтерингова компанія — підприємство, що надає послуги з приготування, доставки їжі, а також обслуговування, сервіровки, оформлення столу, розливу та подання напоїв гостям тощо. Зверніть увагу! Буфетне обслуговування приймаюча сторона може забезпечити самостійно або залучити для цього підприємства громадського харчування (кафе, ресторани тощо). Єдине — не забудьте рекомендації щодо обліку витрат на спиртні напої (див. вище). Отже, якщо хочете почастувати своїх партнерів чимось міцнішим за мінеральну воду, скористайтеся послугами закладів ресторанного господарства.

На оплату послуг перекладача

Вартість послуг перекладачів, стенографістів, а також інших фахівців, які запрошені у зв’язку з проведенням представницьких заходів

Головна умова обліку таких витрат як представницьких — відсутність відповідних фахівців у штаті приймаючого підприємства.

На оплату номерів у готелях

Витрати на оплату вартості проживання та бронювання номерів у готелях, а також вартість оренди житла на період проведення представницьких заходів

Зверніть увагу: Норми № 1026 дозволяють оплачувати вартість проживання гостей заходу в готелі повністю. А ось розмір дозволених витрат на бронювання номерів у бюджетників обмежений 50 % від вартості проживання за добу. На нашу думку, звичайних підприємств це обмеження не стосується та за необхідності у складі представницьких витрат можна обліковувати витрати на бронювання і в більшій сумі.

Ви, звичайно, помітили, що Норми № 1026 нічого не говорять про можливість включення до складу представницьких витрат витрат на квіти, сувеніри та дарунки представникам делегацій, тобто запрошеним фізособам. Вважаємо, такі «дарункові» витрати також можна віднести до представницьких.

Документальне оформлення

Найперше завдання документального оформлення витрат на організацію та проведення представницьких заходів — підтвердити факт їх здійснення, а також довести їх зв’язок з госпдіяльністю підприємства. Які документи допоможуть вам впоратися з цим завданням? Як правило, податківці вимагають наявності цілої низки документів (див. листи № 14054 і № 5743). Отже, щоб провести представницький захід і не мати претензій з боку податківців, вам знадобляться (див. табл. 2):

Таблиця 2. Документи для оформлення представницьких витрат

з/п

Найменування документа

Зміст документа

1

Офіційні запрошення вітчизняних (іноземних) представників (делегацій) та їх відповіді на запрошення

2

Наказ про проведення офіційного прийому

У наказі визначають коло осіб, які візьмуть участь в організації та проведенні переговорів (презентацій) з боку підприємства. Крім того, у наказі вказують:

дату та місце проведення заходу;

мету заходу, що підтверджує його рекламний характер;

— кількість запрошених осіб;

— строки виконання робіт з організації заходу;

— плановий бюджет заходу;

— перелік ТМЦ, які передбачається безоплатно роздати як дарунки гостям, і демонстраційних матеріалів при проведенні презентації продукції

3

Програма проведення заходу

Програму заходу затверджує керівник. У ній застерігають:

— місце та дату проведення заходу;

— календарний план заходів із зазначенням часу їх проведення (переговори, виступи, демонстрація зразків продукції, відвідування культурно-видовищних заходів тощо);

— список запрошених осіб;

— список представників приймаючої сторони

4

Кошторис витрат на проведення заходу

У кошторисі перераховують витрати на всі заходи, передбачені програмою, а також усі супутні витрати (на транспортне і буфетне обслуговування, оплату послуг перекладача, вартість квітів і пам’ятних сувенірів тощо). Кошторис затверджує керівник підприємства

5

Звіт про проведений захід

Звіт оформляють після завершення заходу відповідальні за нього працівники. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписані договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо)

6

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Звіт оформляють за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. До нього додають усі первинні документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів та їх цільове використання (накладні, касові чеки, квитанції, закупівельні акти, рахунки тощо)

7

Інші первинні документи, що підтверджують зв’язок витрат із госпдіяльністю

Такими документами є: накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), договори, платіжні доручення, квитанції, чеки, квитки, рахунки тощо

Зверніть увагу! Деякі податківці скоса дивляться на представницькі витрати, якщо при їх документальному оформленні чітко не вказана саме рекламна спрямованість такого заходу. Тому для того, щоб убезпечити себе при спілкуванні з контролерами, рекомендуємо закріпити рекламну ціль, з якою підприємство здійснює представницькі витрати, у тому числі обдаровує гостей, у наказі про проведення офіційного прийому, при складанні кошторису витрат на проведення заходу та у звіті про його результати.

Крім того, майте на увазі ще один момент. Якщо при проведенні ділової зустрічі (переговорів) сторони не дійшли згоди та не склали договір, не буде зайвим документально підтвердити цей факт.

У цьому випадку податківці рекомендують завершувати переговори підписанням обома сторонами протоколу про намір укласти договір (здійснити операцію), меморандум про подальшу співпрацю або інший подібний документ у довільній формі.

Ну і, напевно, найголовніше! Усі перелічені документи повинні відповідати критеріям первинного документа і містити обов’язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Тепер давайте поговоримо про облікові нюанси.

Бухоблік представницьких витрат

Відразу зазначимо, що порядок бухобліку представницьких витрат залежатиме від характеру заходу та від того, яке «забарвлення» ви надали йому при оформленні перелічених вище документів.

Отже, «класичні» представницькі витрати разом з іншими корпоративними витратами підприємства включають до складу адміністративних витрат. Так рекомендує п. 18 П(С)БО 16.

Але якщо представницький захід мав на меті зростання збуту продукції, що підтверджують оформлені вами документи, витрати на прийом делегацій і потенційних ділових партнерів слід враховувати як витрати на рекламу у складі витрат на збут ( п. 19 П(С)БО 16).

Загальногосподарські представницькі витрати обліковують на рахунку 92 «Адміністративні витрати», а витрати на проведення прийомів з метою збуту продукції — на рахунку 93 «Витрати на збут».

І в першому, і у другому випадку витрати на представницькі заходи включають до складу витрат у періоді їх здійснення.

Податок на прибуток

Усі колишні податковоприбуткові обмеження щодо представницьких витрат сьогодні пішли в минуле. Основою прибуткового обліку сьогодні є бухправила. Це означає, що ані малодохідні, ані високодохідні підприємства не ведуть окремий податковий облік представницьких витрат, а також витрат на дарунки представникам партнерів. Такі витрати включають до складу витрат звітного періоду в бухобліку і тим самим зменшують об’єкт оподаткування в обліку податковому.

ПДВ

Дещо складніша справа з ПДВ. Суму «вхідного» ПДВ за наявності правильно оформлених і зареєстрованих податкових накладних ви маєте право включити до складу податкового кредиту на підставі п. 198.1 ПКУ (ср. 025069200). При цьому дату виникнення податкового кредиту визначають за загальним правилом «першої події», тобто або за оплатою товарів (робіт, послуг), або за їх отриманням.

Ну а оскільки зв’язок прийому або презентації з госпдіяльністю підприємства не викликає сумніву (довести його вам допоможуть первинні документи, які ви оформили), то згодом нараховувати компенсаційні податкові зобов’язання не потрібно.

А ось із ПДВ-обліком дарунків4 представникам партнерів виникають запитання.

4 До дарунків для цілей оподаткування не належать інформаційні листки, проспекти, рекламні буклети, що не мають індивідуальної цінності, та інші подібні ТМЦ. У такому разі, на нашу думку, узагалі не можна говорити про операцію постачання, тобто немає необхідності в нарахуванні податкових зобов’язань.

При придбанні ТМЦ, які згодом передаєте гостям як дарунки, ви напевно в загальному порядку вже відобразили податковий кредит з ПДВ.

Що робити з ПДВ у періоді «обдаровування» гостей?

По-перше, потрібно нарахувати податкові зобов’язання на підставі п. 188.1 ПКУ, оскільки маємо справу з перевищенням мінбази над договірною нульовою ціною. При цьому підприємство має виписати дві податкові накладні: одну — на договірну вартість, яка в нашому випадку дорівнює «0», а другу — виходячи з мінбази.

Причому ані першу, ані другу податкові накладні покупцю надавати не потрібно.

По-друге, не потрібно нараховувати другі «компенсаційні» ПЗ за п.п. «г» п. 198.5 ПКУ. Адже, як ми вище довели, представницькі заходи — це звичайнісінька господарська діяльність. Податківці, до речі, з цим згодні5.

5 Детальніше прочитайте про це у статті «Рекламні заходи: особливості ПДВ і не лише» («Бухгалтер 911», 2016, № 24).

ПДФО, військовий збір та ЄСВ

Прийом представників делегацій, що прибули на підприємство для участі в діловій зустрічі, зазвичай передбачає забезпечення їх харчуванням, проживанням, а також організацію транспортного обслуговування та культурного дозвілля. Більше того, частина цих «благ», призначених для гостей, перепадає і деяким працівникам підприємства, які беруть участь у проведенні презентаційного заходу. Тому виникає логічне запитання: а чи не потрібно такі витрати включати до оподатковуваного доходу фізосіб-одержувачів та справляти з них ПДФО і військовий збір?

Розпочнемо з неперсоніфікованих доходів, до яких можна віднести, наприклад, вартість харчування за типом «шведського столу», витрати на транспортне обслуговування представників (якщо перевозяться групи фізичних осіб), а також буфетне обслуговування прийому (презентації).

Такі «знеособлені» виплати не включаються до оподатковуваного доходу фізосіб (як гостей, так і працівників підприємства), тобто ПДФО з них не справляють. Крім того, не обкладають їх військовим збором.

Не претендують на податок з таких виплат і податківці (див. листи ДПАУ від 29.07.2005 р. № 7129/6/17-3116, від 19.04.2007 р. № 3852/6/17-0716, а також консультацію в підкатегорії 103.02 ЗІР).

Дещо важче відстояти неоподатковуваність персоніфікованих витрат, таких як витрати на оплату проживання представників офіційних делегацій у готелі, уключаючи броню, придбання квитків на культурно-масові заходи тощо.

На нашу думку, представницькі витрати не є доходами запрошеної сторони. Судіть самі. Згідно зі ст. 164 ПКУ базою обкладення ПДФО є загальний оподатковуваний дохід, який включає будь-які оподатковувані доходи, нараховані (виплачені, надані) на користь платника податків протягом звітного податкового періоду.

Чи можна говорити про те, що представницькі витрати, нехай навіть і персоніфіковані, є особистими доходами гостей, нарахованими на їх користь? На нашу думку, не можна. Адже такі витрати спрямовані на організацію офіційного заходу за участю представників суб’єкта господарювання, у встановленні ділових зв’язків з яким зацікавлена приймаюча сторона. Про фінансування ж особистих потреб гостей — фізичних осіб тут навіть не йдеться. Ну а оскільки немає доходу, то немає і об’єкта обкладення ПДФО.

Те саме стосується і можливого доходу працівників підприємства, які беруть участь в організації та проведенні заходу. У тому випадку, якщо працівник під час прийому (презентації) виконував свої службові обов’язки, покладені на нього наказом керівника підприємства, то про жодні особисті доходи на користь працівника говорити не доводиться. А це означає, що обкладати такі представницькі блага ПДФО немає підстав.

Відповідно, немає ПДФО — немає й військового збору.

А ось податківці з цього приводу мають дещо іншу думку. Судячи з їх роз’яснень, обов’язковою умовою для необкладення представницьких витрат ПДФО та військовим збором є рекламна спрямованість таких витрат (див. лист № 5743, а також консультацію з підкатегорії 103.02 ЗІР).

Судячи з цієї консультації, податківці не завжди розуміють, що насправді витрати на проведення представницьких заходів — це й є рекламні витрати незалежно від того, спрямовані вони на розширення збуту продукції або націлені на отримання більш вигідних умов від постачальників. Проте якщо ви не хочете сперечатися з податківцями, вихід один — при документальному оформленні вашого заходу доведеться зайвий раз вказати, що проводиться він саме для рекламних цілей.

І, нарешті, відносно ЄСВ. Суми персоніфікованих представницьких витрат жодним чином не стосуються фонду оплати праці, а саме такі виплати, як відомо, є базою обкладення соцвнеском. Отже, ЄСВ на ці суми не нараховують.

Свого часу про це говорив і ПФУ в листі від 15.06.2012 р. № 13862/03-20.

Що стосується дарунків і сувенірів для гостей, то тут усе залежить від можливості персоніфікації доходу фізособи:

— якщо ідентифікувати одержувача неможливо, то об’єкт обкладення ПДФО не виникає;

— якщо ж одержувачами є конкретні особи (з можливістю ідентифікації), то вартість дарунка є їх доходом у вигляді додаткового блага ( п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ). Щоправда, тут потрібно враховувати вимоги «звільняючого» п.п. 165.1.39 ПКУ, відповідно до якого «негрошові» дарунки не дорожче 689 грн. (для 2016 року) під оподаткування не підпадають.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться