Електронне «спілкування» з контролерами: до чого готуватися?

¹ Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557.

Електронний документообіг: загальні правила

Зараз усе стане зрозуміло . Порядок № 557 «заступить» на зміну наказу ДПАУ «Про надання електронної податкової звітності» від 10.04.2008 р. № 233 і затвердженої ним відповідної Інструкції. Так, тієї, згідно з якою платники зараз подають електронну звітність податківцям.

Ще більше розуміння того, що відбувається, прийде після прочитання нашої статті, присвяченої «новому» «Електронному кабінету»².

² Стаття «Електронний кабінет»: «покращення» в дорозі» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 38).

Тобто не електронною звітністю єдиною. По суті, підготовлений ґрунт для переведення в електронний формат усієї взаємодії з податківцями.

Питання про обов’язковий перехід на «електронні рейки» не до кінця зрозуміле. Його ми також обговорювали в названій вище статті.

Так, електронними документами в Порядку № 557, серед іншого, названі: податкова звітність, звітність зі сплати єдиного внеску, фінансова і статистична звітність, податкові й акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових і акцизних накладних, заяви, довідки, сервісні запити, витяги, договори, повідомлення, рішення, інші документи, складання, та/або подання, та/або відправка яких передбачаються ПКУ, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими на основі й на виконання ПКУ, та/або пов’язані з реалізацією прав та обов’язків платника та/або контролюючих органів згідно з нормами ПКУ.

Власне «перекидатися» всім цим з податківцями і потрібно буде відповідно до правил, визначених Порядком № 557.

З чого розпочинається?..

Електронний документообіг повинен здійснюватися відповідно до договору про визнання електронних документів.

Форма Примірного договору про визнання електронних документів указана в додатку 1 до Порядку № 557.

Правилам укладення таких договорів присвячений розд. ІІІ Порядку № 557.

Тепер для того, щоб стати однією зі сторін договору, платникові необхідно буде подати електронну заяву про приєднання до договору за формою додатка до договору³.

³ Це не стосується звичайних фізосіб (що не є підприємцями або незалежними професіоналами), які автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу і мають право подавати електронні документи в податкову виключно з використанням ЕЦП.

Підписантом такої заяви має бути керівник або безпосередньо самозайнята особа (згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців і громадських формувань).

На розгляд заяви контролюючий орган має 1 робочий день (згідно з п. 8 розд. ІІІ Порядку № 557).

Підстави для відмови в прийомі заяви про приєднання до договору перелічені в п. 9 розд. ІІІ Порядку № 557.

Про результати розгляду заяви податківці повідомлять за допомогою другої квитанції. Така квитанція є підтвердженням про приєднання автора до договору.

Але дотримання строків — не коник податківців. І для такої не дуже приємної ситуації в Порядку № 557 є свій «рецепт» . Якщо до моменту спливу робочого дня, наступного за днем отримання податківцями заяви про приєднання (дата, зафіксована в першій квитанції), вони не повідомлять автора про приєднання до договору або про відмову в приєднанні, то приєднання станеться автоматично в момент закінчення такого строку (дата, зафіксована в другій квитанції).

Право підпису: як ним наділити?

Для надання права підпису електронних документів⁴ іншим особам (яким делеговано право підпису) автор (юрособа, підприємець тощо) повинен повідомити про них податківцям.

⁴ Окрім заяви про приєднання до договору, підписантом якого має бути керівник.

Для цього слугує повідомлення про надання інформації щодо ЕЦП (форма якого вказана в додатку 2 до Порядку № 557). Відправляють його в електронному вигляді.

У таке повідомлення необхідно буде вносити інформацію про підписанта(-ів), якому(-им) надається право підпису електронних документів. При цьому на сформоване повідомлення першими потрібно накласти ЕЦП усіх осіб, включених у таке повідомлення, в порядку черговості їх внесення в цей документ. Після них слід накласти ЕЦП керівника, а в останню чергу — електронну печатку (за наявності).

Розгляд і інформування автора заяви про приєднання до договору про обробку повідомлення відбуватимуться в тому ж порядку, як і самої заяви.

Діючі договори: чи потрібно переукладати?

Ні. Договори, укладені до набрання чинності Порядком № 557, не втрачають своєї актуальності завдяки п. 4 наказу, якими затверджений цей Порядок.

Підстави ж для припинення дії «старих» договорів перелічені в п. 14 розд. ІІІ Порядку № 557, і вони такі:

— отримання інформації від АЦСК про завершення строку дії (чи скасування) посиленого сертифіката керівника;

— отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;

— отримання інформації з Єдиного державного реєстру про держреєстрацію припинення юрособи;

— наявність у Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків у контролюючому органі;

— наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків — підписанта Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.

Також договір може бути припинений за вашою ініціативою. Для цього потрібно подати Заяву про припинення дії Договору про визнання електронних документів⁵.

⁵ Форма якого затверджена додатком 3 до Порядку № 557.

Договір вважається розірваним у день настання однієї з таких подій.

У день припинення дії договору податківці направляють повідомлення про припинення дії договору (із зазначенням причини) на електронну адресу, внесену в облікові дані автора.

Форма такого повідомлення затверджена додатком 4 до Порядку № 557.

Квитанції

Не втрачають своєї актуальності перша і друга квитанції.

Першу з них направляють авторові електронного документа протягом 2 годин з моменту його отримання контролюючим органом. Якщо ж час відправки не передбачає наявності ще 2 годин у поточному операційному дні — протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Перша квитанція повідомляє про результати такої перевірки. Якщо вони негативні, то в такій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин. У такому разі друга квитанція не формується.

Якщо авторові протягом установленого строку після відправлення електронного документа не надійде перша квитанція, електронний документ вважається не отриманим адресатом (згідно з п. 11 розд. ІІ Порядку № 557).

Тобто це сигнал для його повторного відправлення.

Що стосується другої квитанції, то її в загальному випадку повинні сформувати не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції⁶.

⁶ Якщо інше не встановлено законодавством і Порядком № 557.

Ця квитанція підтверджує прийняття (реєстрацію) або неприйняття у контролюючому органі електронного документа. У такій квитанції мають бути вказані: (1) реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого (із зазначенням причини) електронного документа; (2) результати обробки в контролюючому органі: (а) дата і час прийняття (реєстрації) або неприйняття, (б) реєстраційний номер, (в) дані про автора і підписанта(ів) електронного документа й автора квитанції.

Відправили до контролюючого органу декілька екземплярів одного електронного документа? Наприклад, при виправленні, неотриманні першої квитанції тощо. У такому разі оригіналом вважається електронний документ, відправлений останнім до закінчення граничного строку, встановленого законодавством для надання такого документа. При цьому він має бути сформований правильно і прийнятий (зареєстрований), про що повинна свідчити друга квитанція.

На цьому поки що все. Заглибимося в тему в наступних номерах журналу.