Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, липень, 2018/№28
Друкувати

Ведення трудових книжок: є запитання

Беляева Елена, налоговый эксперт
Основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника, як і раніше, залишається трудова книжка. Тому дуже важливо, щоб до неї були правильно внесені всі необхідні записи. У цій статті ми відповімо на запитання наших читачів, пов’язані з порядком заповнення трудових книжок працівників*.

* З правилами заповнення трудових книжок працівників ви можете ознайомитися в статті «Кадрова азбука». Трудова книжка: приймаємо, заповнюємо» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 27).

Підприємство прийняло на роботу співробітницю, яка ще у 2015 році змінила прізвище у зв’язку з реєстрацією шлюбу. Попередній роботодавець запис про зміну прізвища в трудовій книжці не зробив. Чи має право новий роботодавець внести до трудової книжки такої співробітниці запис про зміну прізвища і поставити свою печатку або це повинен робити попередній роботодавець?

У п. 2.13 Інструкції № 58** зазначено, що зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи. У випадку, що цікавить нас, — за тим місцем роботи, де працівниця працювала на момент зміни П. І. Б.

** Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58.

Відповідно, вважаємо, що співробітницю слід відправити до попереднього роботодавця, щоб той виконав «свою роботу».

Якщо ситуація таким чином вирішена бути не може (наприклад, роботодавець ліквідований, перебуває на непідконтрольній території), вважаємо допустимим внесення змін «поточним» роботодавцем. Так, наприклад, Мінсоцполітики в листі від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13 вирішило, що новий роботодавець може виправити помилку в П. І. Б., допущену попереднім роботодавцем.

Порядок внесення змін такий:

— на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки колишнє прізвище працівниці закреслюється однією рискою і записується нове прізвище. Звертаємо увагу: старий запис повинен легко читатися, тому заклеювати або замазувати його коригувальною рідиною не можна;

— на внутрішньому боці обкладинки проставляється посилання на відповідний документ із зазначенням номера і дати видачі такого документа, а також органу, який його видав. Посилання засвідчується підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи (працівника відділу кадрів) і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів. Приклад виправлення ми свого часу вже наводили***.

*** Деталі знайдете в статті «Кадрова азбука»: якщо працівник поміняв П. І. Б.» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 32).

Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем, то дані працівника слід змінити не лише на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, але й на титульному аркуші вкладиша.

У трудовій книжці працівника, прийнятого на роботу, всі сторінки розділу «Відомості про роботу» заповнені. Попередній роботодавець вніс запис про роботу в розділ «Відомості про нагородження». Чи є це помилкою? Якщо так, то як її виправити?

Так, це є помилкою. У розділі «Відомості про нагородження» трудової книжки фіксують інформацію тільки про нагородження державними нагородами України та відзнаками України (п. 2.2 Інструкції № 58).

Можливості вносити до цього розділу інші відомості Інструкція № 58 не допускає. Зате вона попереджає: якщо всі сторінки відповідних розділів трудової книжки заповнені, її доповнюють вкладишем, а точніше, вшивають його в книжку (п. 3.1 Інструкції № 58).

Вкладиш, як і трудова книжка, має серію та номер. Заповнюють його (включаючи титульний аркуш) за місцем роботи працівника в тому ж порядку, що й трудову книжку. Коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки.

У цій ситуації запис про роботу (прийняття на роботу, звільнення) працівника внесено не як належить — не до вкладиша до трудової книжки, а до передбаченого для інших цілей розділу «Відомості про нагородження». Тобто при заповненні трудової книжки допущена неточність, яку потрібно виправити.

Зверніть увагу! Виправляти помилки, зроблені у відомостях про роботу, переведення, про нагородження, заохочення тощо, можуть тільки роботодавці, які допустили ці неточні записи (п. 2.6 Інструкції № 58). Новий роботодавець зобов’язаний лише посприяти працівникові вирішити проблему, що виникла.

Оскільки в нашому випадку неточність допустив попередній роботодавець, то саме він і повинен її виправити. Для цього:

1) до розділу «Відомості про нагородження» вносять виправний запис у порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58:

— у графі 1 ставлять черговий номер запису;

— у графі 2 зазначають дату створення виправного запису;

— у графі 3 пишуть: «Запис за № ... недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки»;

2) заводять вкладиш до трудової книжки, якщо його досі не було. У розділі «Відомості про роботу» вкладиша під порядковим номером, наступним за номером останнього запису в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки, повторюють той запис, який помилково включили до розділу «Відомості про нагородження».

Розділ «Відомості про роботу» трудової книжки працівника повністю заповнений. Можна подальші записи робити в другій (російській) частині трудової книжки в розділі «Сведения о работе» чи обов’язково вшивати вкладиш?

Як уже було зазначено вище, у випадку якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, п. 3.1 Інструкції № 58 вимагає доповнювати її вкладишем.

Відповідно, якщо ви продовжуватимете записи українською мовою в російськомовній частині трудової книжки, на наш погляд, перевіряючі можуть розцінити це як порушення із застосуванням санкцій.

Уникнути санкцій у такому разі, можливо, і вдасться****, але краще спочатку зробити все правильно.

**** Детальніше — у статті «Перевірки Держпраці: припис виконали, чи буде адмінштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться