Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, июль, 2018/№28
Печатать

Ведение трудовых книжек: есть вопросы

Беляева Елена, налоговый эксперт
Основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, по-прежнему остается трудовая книжка. Поэтому очень важно, чтобы в нее были правильно внесены все необходимые записи. В данной статье мы ответим на вопросы наших читателей, связанные с порядком заполнения трудовых книжек работников*.

* С правилами заполнения трудовых книжек работников вы можете ознакомиться в статье «Трудовая книжка: принимаем, заполняем» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 27).

Предприятие приняло на работу сотрудницу, которая еще в 2015 году поменяла фамилию в связи с регистрацией брака. Предыдущий работодатель запись о смене фамилии в трудовой книжке не сделал. Имеет ли право новый работодатель внести в трудовую книжку такой сотрудницы запись о смене фамилии и поставить свою печать или это должен делать предыдущий работодатель?

В п. 2.13 Инструкции № 58** сказано, что изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником или уполномоченным им органом по последнему месту работы. В интересующем нас случае — по тому месту работы, где работница трудилась на момент изменения Ф. И. О.

** Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58.

Соответственно, считаем, что сотрудницу следует отправить к предыдущему работодателю, чтобы тот выполнил «свою работу».

Если ситуация таким образом решена быть не может (например, работодатель ликвидирован, находится на неподконтрольной территории), считаем допустимым внесение изменений «текущим» работодателем. Так, например, Минсоцполитики в письме от 16.04.2013 г. № 54/06/186-13 посчитало, что новый работодатель может исправить ошибку в Ф. И. О., допущенную предыдущим работодателем.

Порядок внесения изменений следующий:

— на первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежняя фамилия работницы зачеркивается одной чертой и записывается новая фамилия. Обращаем внимание: старая запись должна легко читаться, поэтому заклеивать или замазывать ее корректирующей жидкостью нельзя;

— на внутренней стороне обложки проставляется ссылка на соответствующий документ с указанием номера и даты выдачи такого документа, а также органа, который его выдал. Ссылка заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица (работника отдела кадров) и печатью предприятия либо печатью отдела кадров. Пример исправления мы в свое время уже приводили***.

*** Детали найдете в статье «Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 32).

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша.

В трудовой книжке работника, принятого на работу, все страницы раздела «Відомості про роботу» заполнены. Предыдущий работодатель внес запись о работе в раздел «Відомості про нагородження». Является ли это ошибкой? Если да, то как ее исправить?

Да, это является ошибкой. В разделе «Відомості про нагородження» трудовой книжки фиксируют информацию только о награждениях государственными наградами Украины и знаками отличия Украины (п. 2.2 Инструкции № 58).

Возможности вносить в этот раздел другие сведения Инструкция № 58 не допускает. Зато она предупреждает: если все страницы соответствующих разделов трудовой книжки заполнены, ее дополняют вкладышем, а точнее, вшивают его в книжку (п. 3.1 Инструкции № 58).

Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет серию и номер. Заполняют его (включая титульный лист) по месту работы работника в том же порядке, что и трудовую книжку. Когда вносят сведения в соответствующий раздел вкладыша, продолжают порядковую нумерацию записей трудовой книжки.

В данной ситуации запись о работе (приеме на работу, увольнении) работника внесена не как положено — не во вкладыш к трудовой книжке, а в предусмотренный для других целей раздел «Відомості про нагородження». То есть при заполнении трудовой книжки допущена неточность, которую нужно исправить.

Обратите внимание! Исправлять ошибки, сделанные в сведениях о работе, переводе, награждениях, поощрениях и др., могут только работодатели, которые допустили эти неточные записи (п. 2.6 Инструкции № 58). Новый работодатель обязан лишь поспособствовать работнику решить возникшую проблему.

Поскольку в нашем случае неточность допустил предыдущий работодатель, то именно он и должен ее исправить. Для этого:

1) в раздел «Відомості про нагородження» вносят исправительную запись в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции № 58:

— в графе 1 ставят очередной номер записи;

— в графе 2 указывают дату создания исправляющей записи;

— в графе 3 пишут: «Запис за № ... недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки»;

2) заводят вкладыш к трудовой книжке, если его до сих пор не было. В разделе «Відомості про роботу» вкладыша под порядковым номером, следующим за номером последней записи в разделе «Відомості про роботу» трудовой книжки, повторяют ту запись, которую ошибочно включили в раздел «Відомості про нагородження».

Раздел «Відомості про роботу» трудовой книжки работника полностью заполнен. Можно ли дальнейшие записи делать во второй (русской) части трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» или обязательно вшивать вкладыш?

Как уже было сказано выше, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, п. 3.1 Инструкции № 58 требует дополнять ее вкладышем.

Соответственно, если вы будете продолжать записи на украинском языке в русскоязычной части трудовой книжки, на наш взгляд, проверяющие могут расценить это как нарушение с применением санкций.

Избежать санкций в таком случае, возможно, и удастся****, но лучше изначально сделать все правильно.

**** Подробнее в статье «Проверки Гоструда: предписание выполнили, будет ли админштраф?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться