Якщо працівник придбав товари для підприємства «за свої»…

Питання, що обговорюється в статті, саме собою не варте того, щоб йому приділялося стільки уваги. Фіскали «вигадали» проблему з «кредитовим» підзвітом на рівному місці*. Але минув фактично рік, перш ніж з’явилися ознаки того, що ДФСУ відступилася.

* Див. статтю «Якщо працівник придбав за свої: чи буде дохід?» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 14).

Нагадаємо, ані суди, ані Мінфін не підтримали позицію фіскалів про те, що якщо працівник придбав товари для потреб роботодавця за рахунок власних коштів (грошові кошти під звіт не видавалися), то суму таких коштів, що відшкодовується йому роботодавцем за зазначені товари, слід оподаткувати ПДФО і ВЗ**.

** Детальніше — у статті «Кредитовий підзвіт»: позитив Мінфіну та ДФСУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 14).

Тепер в одній з останніх консультацій (лист ДФСУ від 21.03.2019 р. № 1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) фіскали вже заявляють, мовляв, усе залежить від того, чи пов’язана купівля з виконанням трудової функції працівником. Так, якщо:

1) придбання товарів/послуг здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції) — тоді це не дохід фізособи. І ані ПДФО, ані ВЗ при виплаті компенсації фізособі утримувати не потрібно;

2) а ось якщо придбання товарів/послуг, яке здійснене працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконанням трудових функцій — то тоді це дохід фізособи (вважається, що працівник реалізував підприємству товари/послуги). З такого доходу повинні утримуватися ПДФО і ВЗ.

Щось схоже містить і лист Мінфіну від 26.02.2019 р. № 11220-16-63/5675, яким остудили запал фіскалів. У ньому теж був зроблений акцент на тому, що «купівля» має бути пов’язана з трудовими обов’язками працівника.

Але не все так просто. Адже навіть якщо закупівля ТМЦ буде визначена як обов’язок працівника (його трудова функція), то за ситуації, коли працівник купує товари «за свої» кошти, відносини між працівником і підприємствам навряд чи можна вважати трудовими.

Адже якщо роботодавець «закріплює» за працівником якийсь трудовий обов’язок, то роботодавець повинен забезпечити працівника і необхідними для його виконання засобами (ст. 29 КЗпП). Тобто КЗпП не передбачає ситуацію, коли працівник для виконання своїх трудових функцій купує товари/послуги «за свої» кошти, нехай і з подальшою компенсацією їх вартості. Виняток — хіба що додаткові витрати, понесені працівником у відрядженні.

По-хорошому, у цьому випадку повинні спрацьовувати:

— або вимоги гл. 68 «Доручення» ЦКУ;

— або положення ст. 1158 — 1160 ЦКУ, які регулюють дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення.

Так, якщо між працівником і роботодавцем був укладений договір доручення (у письмовій або усній формі), то згідно зі ст. 1006 ЦКУ такий працівник (повірений) зобов’язаний після виконання доручення надати роботодавцеві (довірителеві) звіт про це та виправдні документи, якщо це вимагається за умовами договору.

А якщо договір доручення між працівником і підприємством не укладався (що найчастіше трапляється на практиці)? Тоді особа, що вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов’язана негайно після закінчення цих дій надати особі, у майнових інтересах якої вони здійснювалися, звіт про ці дії та передати їй усе, що при цьому було отримано (див. ст. 1159 ЦКУ). І якщо ці дії будуть схвалені іншою особою (роботодавцем), то надалі до відносин сторін застосовуються положення про відповідний договір (тобто про договір доручення).

Із цього випливає, що жодної купівлі-продажу між працівником і роботодавцем немає. Працівник нічого не перепродає роботодавцеві. І не має значення, є «купівля» трудовою функцією працівника чи ні!

Але, зважаючи на думку і Мінфіну, і фіскалів, усе ж підприємству краще «перестрахуватися». Радимо затвердити список працівників (посад), які мають право здійснювати відповідні закупівлі для підприємства. А ще краще визначити це як один з обов’язків у посадовій інструкції/трудовому договорі. Також логічно закріпити наказом перелік товарів, які можуть отримуватися працівниками для потреб підприємства.

Затвердивши перелік посад, обіймаючи які працівник здійснює закупівлю товарів/робіт/послуг, таким чином підприємство формально підтвердить те, що закупівлі пов’язані з трудовою функцією працівника (на чому акцентують увагу Мінфін і фіскали).

Звісно, для відшкодування витрат працівник повинен принести авансовий звіт з доданими до нього оригіналами документів.

При цьому в наказі/трудовому договорі/посадовій інструкції краще взагалі уникати застережень про те, що закупівля товарів/послуг може проводитися за рахунок працівника. Адже, як ми зазначили вище, це не відповідає вимогам трудового законодавства.

Знову ж таки ми не відмовляємося від минулої позиції, що навіть без описаних вище «хитрощів» ПДФО, ВЗ оподаткування бути не повинно. Для більшої переконливості лише можна порадити оформляти з працівниками письмові договори доручення.

Навіть якщо податківці наполягатимуть на відсутності зв’язку з трудовими відносинами, доходу в цьому випадку все одно не буде, оскільки не буде перепродажу товарів від працівника роботодавцеві.