Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Підпишіться!


Бухгалтер 911, грудень, 2019/№51-52
Друкувати

Графік відпусток: «гарячі» запитання

Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда
Про базові речі щодо графіка відпусток поговорили*. Тож cьо­годні розглянемо питання, які іноді завдають клопоту бухгалтерам.

* Стаття «Графік відпусток: те, що потрібно не забути» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 50).

Оптимізація форми графіка. Повторимося, що уніфікованої форми цього документа немає. Тому кожен роботодавець має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні. При розробленні форми враховуйте, що вам її і заповнювати . Тому не додавайте до графіка відпусток графи, з якими буде багато клопоту. Проявіть креативність та оптимізуйте свій графік відпусток.

Які ж графи мають бути в графіку відпусток? Рекомендуємо такі: (1) найменування структурного підрозділу; (2) посада; (3) П. І. Б. працівника; (4) табельний номер (за наявності); (5) вид відпустки; (6) кількість календарних днів відпустки; (7) робочий рік, за який надається відпустка; (8) плановий період (чи дата) надання відпустки; (9) примітки.

Що стосується графи «підпис працівника», то її слід вносити до графіка тоді, коли у вас є можливість отримати підписи всіх працівників підприємства. В іншому разі цієї графи може не бути. Адже КЗпП говорить лише про обов’язок доведення графіка відпусток до відома працівників.

Для цього можна, наприклад, вивісити його для загального ознайомлення в приміщенні підприємства або розмістити на корпоративному порталі, якщо до нього мають доступ усі працівники підприємства.

Графи з відмітками про фактичне використання і перенесення відпустки на інший період є сенс вносити до графіка відпусток тільки тоді, коли у вас є вільний час, щоб ці графи заповнювати, або якщо вам зручно з ними працювати. Річ у тому, що трудове законодавство не вимагає від роботодавців зазначати в графіку інформацію про використання і перенесення відпусток. Воно вимагає затвердити на початку року графік відпусток з плановими періодами надання відпусток працівникам і дотримуватися цього графіка протягом року.

Що стосується фактичного використання відпустки, то ця інформація буде зазначена в особовій картці працівника на підставі наказу про надання відпустки.

Інформація про перенесення відпустки буде зафіксована у відповідному наказі. У разі потреби можете (якщо є бажання) інформацію про перенесення зазначити в графі «Примітки».

Як правильно: дата чи період відпустки? Зазвичай у графіку відпусток конкретні дати початку відпусток не встановлюють, а визначають місяць початку використання відпустки і кількість днів відпустки. Трапляється, що в графіку зазначають два місяці: місяць початку відпустки і місяць її закінчення, якщо відпустка перехідна.

У цьому випадку дату початку відпустки у встановлених графіком межах працівник і роботодавець узгоджують додатково (див. ч. 5 ст. 79 КЗпП). Яким чином? Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки, зазначеної в графіку, працівникові направляють запит про конкретну дату початку відпустки з метою складання повідомлення про початок відпустки і видання наказу про відпустку. У запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник повинен проінформувати вас про бажану дату відпустки, наприклад 3 робочих дні.

Проте є роботодавці, які в графіку відпусток зазначають не період, а конкретні дати початку відпусток. Це також допустимо.

Але який би варіант ви не обрали, не забудьте письмово повідомити працівника за два тижні (краще під підпис) про дату початку відпустки.

Як бути з працівниками-новачками? Тут «танцюємо» від таких вимог відпускного законодавства. Щорічні відпустки надають (1) не за календарний, а (2) за робочий рік, звернувши увагу на те, щоб вони були використані зазвичай до закінчення робочого року.

Як ці вимоги застосовуємо до новачків? Розглянемо на прикладі працівника, якого приймають на роботу з 17.02.2020 р. Першим робочим роком, за який він зароблятиме собі щорічну відпустку, буде 17.02.2020 р. — 16.02.2021 р. При цьому працівник не зобов’язаний іти у відпустку за цей робочий рік саме у 2020 році. Він може використати його наступного року або згодом.

З боку роботодавця також немає обов’язку відправити працівника до відпустки за робочий рік 17.02.2020 р. — 16.02.2021 р. за всяку ціну саме у 2020 році, якщо працівник цього не хоче.

Яких висновків доходимо з наведеного? Якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку в році, в якому він був прийнятий на роботу (у цій ситуації — у 2020 році), і роботодавець не заперечує проти такого рішення, то вносити працівника до графіка відпусток на 2020 рік не потрібно. І це не буде порушенням трудового законодавства.

Але краще таке рішення працівника зафіксувати на папері.

Як варіант можна при прийнятті працівника на роботу надати йому письмову пропозицію про визначення бажаного періоду надання щорічної відпустки у 2020 році та її тривалості. У ній працівник зазначить своє рішення із цього питання.

Працівник планує скористатися своїм правом на відпустку? Тоді в загальному порядку узгоджуємо період її надання між працівником та роботодавцем і вносимо зміни до графіка відпусток.

Як вносити зміни до графіка? Щоразу, коли вам потрібно вносити якісь зміни до графіка, перезатверджувати його повністю і наново погоджувати з профкомом щодо всіх працівників не потрібно! Достатньо буде видати наказ про внесення змін до графіка відпусток.

Наприклад, на початку 2020 року (після того, як графік відпусток уже був затверджений) на підприємство були прийняті працівники, які виявили бажання у 2020 році скористатися правом на щорічну відпустку. Роботодавець не проти.

У такому разі радимо раз на місяць або квартал видавати наказ про внесення змін до графіка відпусток з відомостями щодо працівників-новачків і погоджувати його з профкомом (уповноваженим представником трудового колективу).

З наказом обов’язково ознайомлюємо працівників-новачків, відпустки яких плануємо.

А як бути, якщо відпустка працівника переноситься на інший період?

У цьому випадку на підставі документа про перенесення відпустки (заяви працівника або пропозиції роботодавця про перенесення і згоди працівника) видається наказ про перенесення відпустки. На бажання можна в графіку відпусток у графі «Примітки» зазначити «Перенесено».

Чи потрібно видавати ще й наказ про внесення змін до графіка відпусток у разі їх перенесення? Є підприємства, які затверджують. Але вважаємо, що це не обов’язково.

фото автора У фокусі
Ушакова Лілія ПДФО + ВЗ + ЄСВ = єдина звітність...
17747 28
Курси валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд