Чи допоможе при перевірці втрата документів?

Право податківців вимагати документи

Податківці мають право вимагати документи після початку перевірки або на підставі письмового запиту. Про це прямо сказано в п. 85.2 і ст. 73 ПКУ.

При цьому вивчати в ході перевірки вони можуть оригінали, а якщо їм потрібно взяти документи із собою — це можуть бути тільки копії, не оригінали (пп. 85.4 — 85.5 ПКУ).

І врахуйте: податківці мають право ознайомитися не з усіма підряд документами, а тільки з тими, які «належать або пов’язані з предметом перевірки» (п. 85.2 ПКУ).

Також нагадаємо: з 01.01.2017 р. до ст. 102 ПКУ було внесено зміни, згідно з якими контролюючий орган має право провести перевірку платника не пізніше за закінчення 1095-го дня¹. Цей момент цікавий у контексті граничних строків зберігання пов’язаних з оподаткуванням документів, а саме, коли починає йтися про знищення документів за неперевірені періоди давністю більше 1095 днів. Податківці традиційно вважали, що цього робити не можна, мовляв «так, донарахувати не можемо, але перевірити ж усе одно можемо. Отже, поки не перевіримо — зберігайте».

¹ Детальніше можете прочитати про це в статті «Обіцяної… перевірки 3 роки чекають: про строки візитів контролерів» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 22).

Так ось, з установленням законодавцем граничного строку на проведення самої перевірки у версії з можливістю знищення документів за неперевірені періоди, які податківці вже в принципі перевірити не можуть через строк давності, ваги помітно додалося .

Вигода від утрати документів

Розпочнемо з потенційної вигоди, яку підприємець може отримати від утрати документів. Якщо все зробити грамотно, то ви зможете відстрочити проведення податкової перевірки на 90 календарних днів . Як?

Спочатку потрібно написати заяву в поліцію про втрату документів і отримати там довідку.

Потім письмово потрібно повідомити про втрату документів самих податківців (зазвичай вони вимагають і довідку від поліції теж, хоча це вже — данина податківцям, оскільки п. 6.10 «бухгалтерського» Положення № 88² на підприємців поширюватися не повинен, адже вони бухоблік не ведуть). На повідомлення податківців дається 5 днів з моменту виявлення пропажі (п. 44.5 ПКУ).

² Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

При цьому втратити документи підприємець може як до початку перевірки, так і під час її проведення (але в останньому випадку не факт, що податківці зупинять перевірку, до того ж є нюанс зі штрафом за відсутність первинки, про що ще скажемо). Згідно з п.п. 1.4.7.1 Методрекомендацій № 22³, якщо податківці встановлять, що втрата документів унеможливлює проведення перевірки, вони складуть акт про неможливість проведення перевірки і видадуть наказ про перенесення строків проведення перевірки .

³ Методичні рекомендації щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків, затверджені наказом ДФС від 31.07.2014 р. № 22.

Відкласти перевірку можуть не більше ніж на 90 календарних днів з дня, що йде за днем отримання податківцями повідомлення про втрату документів (п. 44.5 ПКУ).

До речі, таким «стоп-краном» можна скористатися тільки для:

— планової перевірки і

— позапланової перевірки.

А ось відстрочити фактичну перевірку, на жаль, не вийде . Адже підприємець не знає про дату її початку, вона проводиться несподівано без попередження (п. 80.1 ПКУ).

Податківці наполягають на тому, що факт утрати первинних документів не може відсунути (зупинити) фактичну перевірку (ІПК від 18.05.2018 р. № 2215/6/99-99-14-05-01-15/ІПК), оскільки нібито в п. 44.5 ПКУ передбачено зупинення тільки планових і позапланових перевірок, а фактичні перевірки не зупиняються при втраті документів .

Та ж логіка закладена і в п.п. 1.4.7.1 Методрекомендацій № 22 (де йдеться про зупинення тільки документальної перевірки, і ні слова — про фактичну).

Насправді цей підзаконний акт звужує права платників податків, оскільки в п. 44.5 ПКУ немає згадок про те, які саме перевірки зупиняються у зв’язку з утратою документів, а які — ні. Сказано лише, що якщо перевірку неможливо провести зважаючи на втрату, знищення або псування документів, то строк її проведення переноситься до дати відновлення документів (але не більше 90 днів).

Відповідальність за відсутність документів

Відразу хороша новина: якщо ви повідомили податківців про пропажу документів до початку перевірки і протягом відведених вам 90 календарних днів відновили всі загублені документи⁴, жодних штрафів за їх відсутність до вас не застосують .

⁴ Про те, як відновити загублену первинку, ми розповідали в статті «Що робити, якщо підприємець втратив первинні документи» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 8).

Якщо ж податківці прийшли на перевірку і виявили відсутність документів, то ви можете письмово повідомити їх про пропажу документів протягом 5 днів (наприклад, у підприємця вкрали сумку з документами по дорозі на перевірку). І тут можливі два варіанти розвитку подій:

1) якщо податківці погодяться поставити перевірку «на стоп» на 90 календарних днів, добре: відновлюємо документи за цей час і — жодних штрафів за відсутність первинки ;

2) якщо ж податківці не погодяться зупинити перевірку (вирішать, що її можна продовжувати і за відсутності деяких документів), тоді вони можуть застосувати такі штрафи за відсутність первинки:

— за незабезпечення збереження та/або ненадання перевіряючим оригіналів або копій документів — 510 грн. (а якщо протягом року вас уже штрафували за втрату документів, то цього разу штраф буде 1020 грн.) — п. 121.1 ПКУ;

— за ненадання документів у ході документальної перевірки з питань митної справи — 8500 грн. (ч. 2 ст. 474 МКУ⁵);

⁵ Митний кодекс України від 11.07.2002 р. № 92-IV.

— за порушення порядку ведення обліку доходів і витрат — 51 — 136 грн. (ст. 164¹ КУпАП);

— якщо підприємець працював на загальній системі, то з витрат виключать усі документально непідтверджені витрати. А коли так, то чистий дохід збільшиться, отже, підприємцеві донарахують ПДФО, ВЗ і ЄСВ плюс штрафи та пеню за їх несплату, включаючи адмінштрафи (окремо з ПДФО, окремо з ЄСВ);(ср. )

— платники ПДВ можуть утратити ПК з ПДВ, оскільки без первинки реальність госпоперації може бути поставлена під сумнів (про це говорять навіть суди, наприклад, постанова Дніпропетровського окружного адмінсуду від 13.03.2017 р. у справі № 804/497/16);

— якщо загублена Книга обліку доходів (і витрат) і при цьому в підприємця був готівковий дохід, «засвічений» у формі № 1ДФ, у деці про доходи (деці єдиноподатника) або проведений через РРО, то може загрожувати 5-кратний штраф за неоприбуткування готівки (ст. 1 Указу № 436⁶);

⁶ Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

— якщо буде доведено, що документи знищені навмисно — штраф у розмірі 850 грн. або обмеження волі на строк до 3 років (ст. 357 ККУ⁷).

⁷ Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.

Але навіть якщо податківці прийшли до підприємця на перевірку і виявили, що деяких документів у нього немає, є шанс уникнути штрафів . У законодавстві зазначений ряд специфічних випадків, коли первинні документи можна подати пізніше. Зрозуміло, заздалегідь їх потрібно знайти або відновити, а потім подати:

— до закінчення перевірки (п. 44.6 ПКУ);

— протягом 10 робочих днів з дня, що йде за днем отримання акта перевірки (потрібно подати заперечення до акта і відсутні документи) — п. 44.7 ПКУ.

Щоправда, на практиці податківці дуже часто ігнорують такі документи (надані після перевірки) і виносять податкове повідомлення-рішення без їх урахування. У цьому випадку по захист своїх інтересів краще відразу звертатися до суду.

На щастя, суди погоджуються з тим, що подані документи обов’язково мають бути враховані фіскалами при прийнятті рішення.

Більше того, навіть якщо підприємець подає до суду документи, відсутні під час перевірки (наприклад, він міг їх знайти або відновити), суд такі документи бере до уваги і визнає неправомірність податкового повідомлення-рішення (постанови ВСУ від 19.06.2018 р. у справі № 826/7704/16, ВАСУ від 16.05.2017 р. № К/800/24749/16, від 15.11.2016 р. № К/800/9410/13, від 23.11.2015 р. № К/800/27142/15, від 08.10.2015 р. № К/800/41921/13 та ін.⁸).

⁸ reyestr.court.gov.ua/Review/74820964, reyestr.court.gov.ua/Review/66747785, reyestr.court.gov.ua/Review/63226472, reyestr.court.gov.ua/Review/54169666, reyestr.court.gov.ua/Review/53015061

⁹ Закон України «Про судоустрій і статус суддів» від 07.07.2010 р. № 2453-VI.

Якщо документів немає при перевірці Держпраці

Перевіряти підприємця з питань дотримання законодавства про працю і вимагати трудові договори та інші «трудові» документи можуть Держпраці, податківці, органи місцевого самоврядування (ст. 260 КЗпП, п. 12 Порядку № 295¹⁰).

¹⁰ Порядок здійснення державного контролю за дотриманням законодавства про працю, затверджений наказом КМУ від 26.04.2017 р. № 295.

Водночас, не так давно суд визнав нечинним Порядок № 295 (постанова Шостого апеляційного адмінсуду від 14.05.2019 р. у справі № 826/8917/17¹¹), чим поставив під питання:

¹¹ reyestr.court.gov.ua/Review/81727463

— законність дій «трудовиків», що ґрунтуються на Порядку № 295;

— законність «приходу» перевіряючих з органів місцевого самоврядування.

Так ось, якраз у Порядку № 295 і сказано, що:

— у разі відсутності документів, ведення яких передбачено законодавством про працю, складається акт про неможливість проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування із зазначенням відповідних причин (п. 16);

— у разі відсутності документів, ведення яких передбачено законодавством про працю, об’єкту відвідування надсилається копія такого акта та письмова вимога із зазначенням строку поновлення документів. На час виконання такої вимоги строк проведення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування зупиняється (п. 18).

Незважаючи на «підмочену репутацію» Порядку № 295, цей припис потрібно буде виконати у строк. Оскільки в протилежному випадку:

— відкривається дорога до адмінштрафу за невиконання приписів «трудовиків» за ст. 188⁶ КпАП (від 850 до 1700 грн.);

— неподання документів може бути розцінене перевіряючими як недопуск до перевірки, за що загрожує штраф: або в розмірі трьох мінзарплат (якщо перевірка з питань законодавства про працю), або в розмірі ста мінзарплат (якщо в направленні перевірку зазначено, що її предметом є перевірка фактичного допуску працівників до роботи без трудового договору)! Тож будьте уважні.