Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Отримуйте
новини поштою!


Бухгалтер 911, червень, 2021/№24
Друкувати

Підзвіт за свої: згадаємо все

Алешкина Наталья, налоговый эксперт
Підзвітні витрати за рахунок кош­тів працівника — вже доволі бородата тема. Але запитання від вас, шановані читачі, продовжують надходити. Спеціально для вас у цій статті ми вирішили згрупувати всі найважливіші нюанси підзвіту за свої.

Придбання для потреб підприємства за рахунок коштів працівника — випадки непоодинокі. Пов’язані вони зазвичай із гострою виробничою необхідністю і банальним браком коштів на підприємстві, а зовсім не зі злою волею його керівника.

Обґрунтовуємо підзвіт за свої

З одного боку, підприємство зобов’язане забезпечити працівника грошовими коштами для здійснення будь-яких придбань за дорученням підприємства (п. 3 ст. 29 КЗпП). Причому зобов’язати працівника використовувати власні кошти для таких закупівель не можна. Будь-які дії в цьому напрямі будуть визнані недійсними (ст. 9 КЗпП).

З іншого боку, якщо працівник самовільно вже за фактом придбав будь-що за свої кровні, то, схваливши таке придбання, роботодавець не порушить вимоги КЗпП. Адже працівник діяв на власний розсуд, а не за наказом роботодавця. Причому претендувати на компенсацію своїх витрат працівник зможе тільки після того, як оформить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), і додасть до нього документ, який підтверджує факт того, що товар був придбаний та оплачений*. Роботодавець, як ми вже сказали, таке придбання повинен схвалити, а це вже залежить від бажання роботодавця. Тобто якщо підприємству такі придбання не потрібні, то Звіт працівника так і залишиться не затребуваним і грошей працівник не побачить.

* Про те, що такий документ не обов’язково має бути розрахунковим у розумінні Закону про РРО, див. у статті «Оплата через ПТКС і розрахунковий документ» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 20).

Утім, у нас історія інша — придбання здійснені для потреб підприємства. І питання в тому, як безболісно компенсувати такі витрати працівникові.

Строк подання Звіту

Якщо працівник витратив особисті гроші на потреби підприємства, він повинен при першій нагоді повідомити про свої дії роботодавцеві (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ): повідомити його шляхом подання Звіту з доданими оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат.

Утім, чинним законодавством передбачені строки подання Звіту саме за отримані під звіт грошові кошти, а не за використання особистих коштів.

Але податківці вважають, що й у разі витрачання на придбання товарів (послуг) для потреб підприємства особистих коштів працівник повинен дотримуватися загальновстановлених строків подання Звіту. Але тут же фіскали роблять приємне застереження: у разі несвоєчасного подання такого Звіту фінсанкції не застосовують (109.15 ЗІР) — ні роботодавцеві, ні працівникові за порушення цих строків нічого не загрожує.

Тобто відзвітувати про витрачені кошти він повинен до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому придбав товари (послуги) для господарських потреб підприємства (п.п. 170.9.2 ПКУ).

Податкові ризики

Звіт оформлено і роботодавцем схвалено (затверджено), справа — за компенсацією витрат.

Фіскали погоджуються з тим, що сума компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується ПДФО і ВЗ (див. 103.04 ЗІР). Але тут же висувають дві умови:

(1) доцільність і обґрунтованість таких витрат мають бути підтверджені роботодавцем (це затверджений Звіт — тут усе «ок»);

(2) самі витрати повинні здійснюватися в межах трудової функції працівника. Тобто обов’язок здійснювати закупівлі в інтересах підприємства має бути прописаний у трудових обов’язках працівника.

Цієї ж позиції дотримується Мінфін (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181).

Ми ж вважаємо, що при відшкодуванні працівникові витрачених коштів дохід (тобто приріст показників фінансового та/або майнового стану) в нього відсутній у будь-якому випадку. Причому незалежно від того, у межах трудових чи цивільно-правових відносин відбувається таке відшкодування.

Готівкові обмеження

Розрахунки з постачальником. Незалежно від того, здійснювалися закупівлі за рахунок отриманої раніше готівки чи за рахунок власних коштів працівника, при закупівлях для потреб підприємства працівник фактично виступає від імені такого підприємства. А отже, готівкові обмеження, встановлені п. 6 Положення № 148**, застосовуються. Наприклад, при розрахунках із суб’єктами господарювання — 10 тис. грн, із фізособами — 50 тис. грн*** на день за одним або декількома платіжними документами.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

*** Ліміт 50000 грн стосується також розрахунків з особами, які провадять незалежну професійну діяльність і не зареєстровані як ФОП.

Винятки із цього правила перелічені в п. 8 Положення № 148. Зокрема, для цілей готівкового обмеження не має значення розмір перерахувань при сплаті податків. До речі, через підзвіт (через звичайного працівника — не директора) без довіреності податки краще не сплачувати. Також не підпадає під готівкове обмеження внесення коштів до банку або небанківської установи для подальшого їх переказу на поточні рахунки в банку.

Компенсація працівникові. Отримання під звіт готівки працівниками (і повернення ним таких коштів) не вважається розрахунковою операцією і не належить до розрахунків готівкою (п.п. 5 п. 3 Положення № 148).

Не сперечаються із цим і фіскали (лист ДПСУ від 03.07.2020 р. № 2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК).

Водночас компенсацію працівникові витрат на придбання товарів/послуг хіба що з дуже великою натяжкою можна назвати видачею під звіт коштів. А враховуючи, що термін «готівкові розрахунки» охоплює також платежі за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією, то при поверненні коштів працівникові за куплений ним товар/послугу безпечніше дотримуватися готівкового обмеження (50 тис. грн на день). Такі витрати краще компенсувати, розділяючи суми на декілька днів та/або перераховувати кошти фізособі безготівкою.

Утім, знаючи ціну питання, ви можете самі вирішити, йти на ризики фінансової загрози чи ні. Фінансових санкцій за порушення готівкових розрахунків немає, але ФОП або посадовим особам юрособи загрожує адмінвідповідальність згідно зі ст. 16315 КУпАП (у розмірі від 1700 до 3400 грн, а за повторне порушення протягом року — від 8500 до 17000 грн). Причому цей штраф перебуває поза карантинним мораторієм. Щоправда, застосувати його податківці можуть, тільки якщо з дня вчинення порушення не минуло два місяці****.

**** Детальніше — у статті «Дорогий товар за готівку, або Вовка боятися — до лісу не ходити» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 36).

Строк компенсації витрат

Строк погашення заборгованості, що виникла в підприємства перед працівником, законодавчо не встановлений — немає жодного слова про це ні в ПКУ, ні в Положенні № 148 (ср. ). Податківці, у свою чергу, теж відхрестилися, заявивши, що це питання не належить до компетенції контролюючих органів (див. 109.14 ЗІР).

Утім, строк погашення такої заборгованості може бути встановлений у колективному договорі.

Що стосується строку давності, то в загальному випадку він становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Якщо строк погашення заборгованості перед працівником установлений у колективному або трудовому договорі, то строк позовної давності відлічуємо з дня, наступного за останнім днем установленого строку.

Якщо строк виплати компенсації ніде не прописаний, працівник може звернутися з письмовою вимогою виплатити йому належні суми з дня затвердження Звіту. Після отримання від працівника вимоги в роботодавця є 7 днів, щоб його виконати (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). При цьому з 8-го дня можна починати відлічувати строк позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). Тобто, поки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою про відшкодування йому витрачених коштів, перебіг позовної давності за такою заборгованістю не почнеться.

Нижче покажемо мовою проводок відображення підзвітних витрат за особисті кошти працівника.

Облік підзвітних витрат за кошти працівника

з/п

Зміст господарської операції

Бухоблік

Дт

Кт

1

Затверджено Звіт за витратами на придбання для потреб підприємства товарів за особисті кошти працівника (без ПДВ)

281

372

2

Компенсовано витрати працівника шляхом перерахування коштів йому на картковий рахунок

372

311

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Ця функція доступна тільки
авторизованим користувачам