Подотчет за свои: вспомним все

Приобретения для нужд предприятия за счет средств работника — случаи нередкие. Связаны они, как правило, с острой производственной необходимостью и банальной нехваткой средств на предприятии, а вовсе не со злой волей его руководителя.

Обосновываем подотчет за свои

С одной стороны, предприятие обязано обеспечить работника денежными средствами для осуществления каких-либо приобретений по поручению предприятия (п. 3 ст. 29 КЗоТ). Причем обязать работника использовать собственные средства для таких закупок нельзя. Любые действия в этом направлении будут признаны недействительными (ст. 9 КЗоТ).

С другой стороны, если работник самовольно уже по факту приобрел что-либо за свои кровные, то, одобрив такое приобретение, работодатель не нарушит требования КЗоТ. Ведь работник действовал на свое усмотрение, а не по приказу работодателя. Причем претендовать на компенсацию своих расходов работник сможет только после того, как оформит Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и приложит к нему документ, подтверждающий факт того, что товар был приобретен и оплачен*. Работодатель, как мы уже сказали, такое приобретение должен одобрить, а это уже зависит от желания работодателя. То есть если предприятию такие приобретения не нужны, то Отчет работника так и останется не востребованным и денег работник не увидит.

* О том, что такой документ не обязательно должен быть расчетным в понимании Закона об РРО, см. в статье «Оплата через ПТКС и расчетный документ» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 20).

Впрочем, у нас история другая — приобретения осуществлены для нужд предприятия. И вопрос в том, как безболезненно компенсировать такие расходы работнику.

Срок предоставления Отчета

Если работник потратил личные деньги на нужды предприятия, он должен при первой возможности сообщить о своих действиях работодателю (ч. 2 ст. 1158 ГКУ): уведомить его путем подачи Отчета с приложенными оригиналами документов, подтверждающих размер понесенных расходов.

Между тем действующим законодательством предусмотрены сроки предоставления Отчета именно за полученные под отчет денежные средства, а не за использование личных средств. Но налоговики считают, что и в случае расходования на приобретение товаров (услуг) для нужд предприятия личных средств работник должен придерживаться общеустановленных сроков подачи Отчета.

Но тут же фискалы делают приятную оговорку: в случае несвоевременного предоставления такого Отчета финсанкции не применяют (109.15 ЗІР) — ни работодателю, ни работнику за нарушение этих сроков ничего не грозит.

Налоговые риски

Отчет оформлен и работодателем одобрен (утвержден), дело — за компенсацией расходов.

Фискалы соглашаются с тем, что сумма компенсации потраченных собственных средств работника за приобретения для работодателя не облагается НДФЛ и ВС (см. 103.04 ЗІР). Но тут же выдвигают два условия:

(1) целесообразность и обоснованность таких расходов должны быть подтверждены работодателем (это утвержденный Отчет — тут все ок);

(2) сами расходы должны осуществляться в рамках трудовой функции работника. То есть обязанность осуществлять закупки в интересах предприятия должна быть прописана в трудовых обязанностях работника.

Мы же считаем, что при возмещении работнику потраченных средств доход (т. е. прирост показателей финансового и/или имущественного состояния) у него отсутствует в любом случае. Причем независимо от того, в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений происходит такое возмещение.

Наличные ограничения

Расчеты с поставщиком. Независимо от того, производились закупки за счет полученной ранее наличности или за счет собственных средств работника, при закупках для нужд предприятия работник фактически выступает от имени такого предприятия. А значит, наличные ограничения, установленные п. 6 Положения № 148**, применяются. Например, при расчетах с субъектами хозяйствования — 10 тыс. грн, с физлицами — 50 тыс. грн*** в день по одному или нескольким платежным документам.

** Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

*** Лимит 50000 грн касается также расчетов с лицами, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность и не зарегистрированы как ФЛП.

Исключения из этого правила перечислены в п. 8 Положения № 148. В частности, для целей наличного ограничения не имеет значения размер перечислений при уплате налогов. Кстати, через подотчет (через обычного работника — не директора) без доверенности налоги лучше не уплачивать. Также не подпадает под наличное ограничение внесение средств в банк или небанковское учреждение для дальнейшего их перевода на текущие счета в банке.

Компенсация работнику. Получение под отчет наличности работниками (и возврат им таких средств) не считается расчетной операцией и не относится к расчетам наличностью (п.п. 5 п. 3 Положения № 148).

В то же время компенсацию работнику расходов на покупку товаров/услуг разве что с очень большой натяжкой можно назвать выдачей под отчет средств. А учитывая, что термин «наличные расчеты» охватывает также платежи по операциям, которые непосредственно не связаны с реализацией, то при возврате средств работнику за купленный им товар/услугу безопасней придерживаться наличного ограничения (50 тыс. грн в день). Такие расходы лучше компенсировать, разделяя суммы на несколько дней, и/или перечислять средства физлицу безналом.

Впрочем, зная цену вопроса, вы можете сами решить, идти на риски финансовой угрозы или нет. Финансовых санкций за нарушение наличных расчетов нет, но ФЛП или должностным лицам юрлица грозит админответственность согласно ст. 163¹⁵ КУоАП (в размере от 1700 до 3400 грн, а за повторное нарушение в течение года — от 8500 до 17000 грн). Причем этот штраф находится вне карантинного моратория. Правда, применить его налоговики могут, только если со дня совершения нарушения не прошло два месяца****.

**** Подробнее — в статье «Дорогой товар за наличку, или Нам не страшен серый волк» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 36).

Срок компенсации расходов

Срок погашения задолженности, возникшей у предприятия перед работником, законодательно не установлен — нет ни слова об этом ни в НКУ, ни в Положении № 148 (ср. ). Налоговики, в свою очередь, тоже открестились, заявив, что этот вопрос не относится к компетенции контролирующих органов (см. 109.14 ЗІР).

Впрочем, срок погашения такой задолженности может быть установлен в коллективном договоре.

Если срок погашения задолженности перед работником установлен в коллективном или трудовом договоре, то срок исковой давности отсчитываем со дня, следующего за последним днем установленного срока.

Если срок выплаты компенсации нигде не прописан, работник может обратиться с письменным требованием выплатить ему причитающиеся суммы со дня утверждения Отчета. После получения от работника требования у работодателя есть 7 дней, чтобы его выполнить (ч. 2 ст. 530 ГКУ). При этом с 8-го дня можно начинать отсчитывать срок исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). То есть, пока работник не обратится к предприятию с письменным требованием о возмещении ему потраченных средств, течение исковой давности по такой задолженности не начнется.

Ниже покажем на языке проводок отражение подотчетных расходов за личные средства работника.

Учет подотчетных расходов за средства работника