Річна інвентаризація: організаційні нюанси

Організаційні питання

Інвентаризація — обов’язок. Проведення річної інвентаризації — це не примха підприємства, а обов’язкова процедура для всіх без винятку підприємств. Її проведення перед складанням річної фінансової звітності вимагають ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік та пп. 5 і 7 розд. І Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Проводять річну інвентаризацію всі підприємства незалежно від організаційно-правової форми і форми власності, спираючись на вимоги Положення № 879. Водночас при проведенні інвентаризації певних видів активів слід брати до уваги й особливості, прописані в положеннях інших нормативно-правових актів.

Річна інвентаризація є суцільною!

Тобто при її проведенні перевіряють наявність, стан та оцінку всіх видів зобов’язань та всіх активів підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, передані напрокат, в оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану.

При проведенні річної інвентаризації перевірці підлягають активи і зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, які не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційній) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи і зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.

Строк проведення

Загальні строки. Річну інвентаризацію проводять щорічно перед складанням річної фінзвітності. Положення № 879 рекомендує проводити її щорічно до дати балансу, тобто до 31 грудня (п. 10 розд. I Положення № 879). При цьому 31 грудня — це гранична дата, на яку інвентаризація має бути позаду. А ось сам період її проведення залежить від виду активів, що інвентаризуються, і зобов’язань. Детально про строки проведення інвентаризації окремих активів і зобов’язань під час річної інвентаризації див. у таблиці нижче.

Строки проведення річної інвентаризації

Особливі строки. У таблиці наведено граничні строки проведення річної інвентаризації. Водночас п. 10 розд. ІІ Положення № 879 установлює певні особливості при визначенні строків проведення інвентаризації для окремих активів. А саме він надає право підприємству проводити інвентаризацію:

1) земділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів — один раз на три роки. Усі інші основні засоби, не згадані вище, слід інвентаризувати щорічно;

2) інструментів, приладів, інвентаря (меблів) — їх можна інвентаризувати щорічно в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням усіх цих об’єктів протягом 3 років;

3) бібліотечних фондів — за рішенням керівника їх можна інвентаризувати протягом року за графіком. У випадку якщо обсяг бібліотечних фондів становить від 100 до 500 тис. одиниць, то інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць;

4) дорогоцінних металів та каміння, що містяться в приладах, обладнанні та інших виробах, слід здійснювати одночасно з інвентаризацією цих активів.

Конкретні строки початку/закінчення інвентаризації (у межах строків з Положення № 879), її тривалість, а також об’єкти, що підлягають інвентаризації, встановлює керівник у наказі про проведення інвентаризації.

Встановлюючи строки проведення інвентаризації певних активів на підприємстві, варто пам’ятати, що інвентаризацію конкретних об’єктів починають уже після дати, на яку вона призначена.

Так, наприклад, згідно з наказом керівника інвентаризацію проводять станом на 01.12.2021. Це означає, що сама інвентаризація проходитиме в грудні (наприклад, з 2 по 20 грудня 2021 року). Хоча документи про проведення інвентаризації (а саме інвентаризаційні описи) слід заповнювати в день проведення інвентаризації, визначеної в наказі керівника (у нашому випадку — на кінець дня 1 грудня 2021 року).

Інвентаризаційні комісії

Постійно діюча комісія. Щоб провести річну інвентаризацію, керівник підприємства повинен створити інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Склад такої комісії затверджується розпорядчим документом керівника підприємства. До складу такої комісії входять.

— представники апарату управління підприємства;

— бухгалтерської служби (представники аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності — фізичної особи, що здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних підставах). Як бачите, на правах представника бухгалтерії до складу інвентаризаційної комісії може входити і підприємець, який веде бухоблік на підприємстві відповідно до укладеного цивільно-правового договору;

— досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни і первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).

Очолити інвентаризаційну комісію може керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. А у разі, коли бухоблік веде безпосередньо керівник підприємства, то саме керівник самостійно повинен очолити інвентаризаційну комісію (абзац другий п. 1 розд. ІІ Положення № 879).

Інвентаризаційна комісія працює цілорічно.

При цьому якщо обсяги робіт з проведення інвентаризації невеликі (таке відбувається зазвичай на невеликих підприємствах), то постійно діюча інвентаризаційна комісія сама безпосередньо й проводить інвентаризацію.

Якщо ж на підприємстві великий обсяг робіт і тому постійно діючою інвентаризаційною комісією не може бути забезпечене належне проведення інвентаризації, то на такому підприємстві створюються робочі інвентаризаційні комісії.

Робочі комісії. Створюються робочі інвентаризаційні комісії розпорядчим документом керівника (наказом, розпорядженням). До складу таких комісій входять ті ж фахівці, що й до складу постійно діючої комісії. Винятком вважається тільки те, що до складу таких комісій можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії (п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879).

Робочі комісії створюються саме для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва.

Створюючи робочу комісію, слід пам’ятати про певні обмеження (п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879):

1) забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії одного й того ж працівника два роки підряд для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні у тих же матеріально відповідальних осіб;

2) до складу робочої інвентаризаційної комісії не можна включати матеріально відповідальних осіб для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні.

Особливі комісії. Сьогодні не рідкісні випадки, коли на підприємстві в штаті працює тільки одна особа — директор. Незважаючи на це, проводити річну інвентаризацію на підприємстві все одно слід. Виникає запитання: як її провести?

Мінфін знайшов два виходи з цієї ситуації (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918):

— перший — затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи (директора) або

— другий — включити до складу комісії фахівців, найманих за цивільно-правовим договором.

Ті, хто обере перший (легший та економніший) варіант, можуть ненароком порушити вимоги п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879 і включити в інвентаризаційну комісію працівників, у віданні яких знаходяться активи, за якими проводиться інвентаризація. Коли на підприємстві один директор, то саме він і є матеріально відповідальною особою за всі активи підприємства. Тому, на наш погляд, щоб було точно все у рамках дозволеного — краще включити в комісію фахівця, запрошеного для проведення інвентаризації на підставі цивільно-правового договору.

Документальне оформлення

Старт інвентаризації. Щоб почати проведення інвентаризації, керівник повинен видати розпорядчий документ (наказ, розпорядження) про проведення інвентаризації. У ньому, зокрема, зазначають: дату, на яку проводять інвентаризацію, строки її проведення, види активів, що інвентаризуються, і зобов’язань. Цим же наказом нерідко затверджують склад робочих інвентаризаційних комісій.

Водночас трапляються випадки, коли строки і порядок проведення інвентаризації визначають в наказі про організацію бухобліку або в наказі про облікову політику. У цьому випадку, щоб почалася річна інвентаризація, можна обійтися без окремого наказу. Достатньо безпосередньо перед її початком окремим наказом керівника затвердити склад робочих інвентаризаційних комісій.

Проведення інвентаризації. При проведенні інвентаризації інвентаризаційна комісія складає (п. 15 розд. II Положення № 879):

— інвентаризаційні описи, в яких фіксує наявність, стан і оцінку активів підприємства та активів, які належать іншим підприємствам і обліковуються поза балансом.

В інвентаризаційному описі активи наводяться за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку окремо за місцезнаходженням таких цінностей, та особами, відповідальними за їх зберігання, з можливим виділенням за субрахунками і номенклатурою;

— акти інвентаризації, в яких показують наявність грошових документів, бланків документів строгої звітності, фінінвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської і кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог НП(С)БО, МСФЗ та інших актів законодавства.

Акти інвентаризації заповнюються з урахуванням об’єктів інвентаризації, при цьому мають бути забезпечені їх ідентифікація і зіставлення з даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) слід складати без помарок і підчисток. Виправлення помилок повинне здійснюватися в усіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і написання над ними правильних.

Про те, за якою формою оформляти такі документи, у Положенні № 879 не визначено. На наш погляд, для цього можна:

1) використати вже затверджені форми інвентарних описів, наприклад, постановою Держкомстатистики від 28.12.89 № 241, наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572 або наведеними в додатку до листа Мінагрополітики від 04.12.2003 № 37-27-12/14023 (ср. );

2) розробити власні форми, наприклад, спираючись на затверджені. Головне, щоб вони відповідали вимогам п. 2 Положення № 88 і ст. 9 Закону про бухоблік.

Складені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії. Там їх перевіряють, таксують. А потім бухгалтерська служба повинна звірити дані з документів, наданих інвентаризаційною комісією, з даними обліку. Для цього вона складає звіряльні відомості активів і зобов’язань, в яких відображаються розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) (пп. 19 і 20 розд. II Положення № 879).

На завершення зауважимо, що: відповіді на гарячі запитання, що виникають у процесі проведення інвентаризації, ви знайдете в статті «Інвентаризація-2020: організаційні питання» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 45); як облікувати результати інвентаризації, ви дізнаєтеся із статті «Результати інвентаризації: проводимо в обліку» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 46).