РРО/ПРРО-помилки: виправляємо не відходячи від каси

Через РРО проведена помилкова операція

Помилково проведену суму скасовуємо шляхом реєстрації від’ємної суми (п. 7 розд. III Порядку № 547*). Перед скасованою сумою в чеку може друкуватися знак «-» (мінус).

Важливо! Чинне законодавство не передбачає механізму виправлення помилково проведеної через РРО операції на наступний день. Тому виправити помилку можна тільки до закінчення робочого дня.

Зверніть увагу: скасовувати помилкову суму, використовуючи операцію «сторно», для РРО заборонено.

Не забудьте також скласти акт про скасування помилково проведеної суми розрахунку. Цього вимагає п. 8 розд. III Порядку № 547.

В акті зазначте дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа. Акт треба зберігати протягом 3 років (+ строк, доки податківці сидять «під замком» перевірочного карантинного мораторію). Якщо не зберегти, податківці застосовуватимуть штраф за п. 121.1 ПКУ (1020 грн, при повторному протягом року притягненні — 2040 грн)

* Порядок реєстрації та застосування РРО, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547.

Помилки припустилися при реєстрації розрахункової операції в ПРРО

Виправити помилку можна одним із двох способів (див. консультацію в категорії 109.20 ЗІР):

1) через сторнування раніше здійсненої операції — якщо помилка виявлена до моменту реєстрації наступного розрахункового документа через ПРРО. На це вказує п. 8 розд. IV Порядку № 317*;

2) через фіскальний касовий чек видачі коштів (форма № ФКЧ-2). На наш погляд, формувати такий чек потрібно доти, доки касир не створить Z-заіт. Це допоможе уникнути розбіжності між залишком коштів, які знаходяться біля ПРРО, і даними Z-звіту.

При виправленні ПРРО-помилок нормативно-правові акти не вимагають складати акт про скасування помилково проведеної суми розрахунку. Але податківці на цьому наполягають (див. категорію 109.20 ЗІР). В акті зазначають дані про помилкову суму та реквізити розрахункового документа.

Зберігати його треба протягом 3 років (+ строк, доки податківці сидять «під замком» перевірочного карантинного мораторію). Якщо не зберегти, податківці застосовуватимуть штраф за п. 121.1 ПКУ (1020 грн, при повторному протягом року притягненні — 2040 грн)

* Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317.

Операцію «Службове внесення» провели на неправильну суму

Помилково проведену через РРО операцію «Службове внесення» можна виправити тільки до закінчення робочого дня. Для цього треба зареєструвати від’ємну суму розрахунку або оформити операцію «Службова видача» (див. категорію 109.02 ЗІР).

Якщо йдеться про ПРРО, то помилково проведену операцію «Службове внесення» виправляємо шляхом наступної реєстрації операції «сторно» (див. категорію 109.20 ЗІР)

У фіскальному касовому чеку РРО/ПРРО помилково зазначили неправильну форму оплати. Наприклад, замість оплати готівкою пробили оплату карткою

Наслідки такої помилки — надлишок готівки на місці розрахунків / у касі і нестача коштів на поточному рахунку.

Що важливо розуміти. Виправити таку помилку в чеку РРО/ПРРО наступного дня або пізніше неможливо. Це підтверджують і податківці в категорії 109.02 ЗІР.

Тому рекомендуємо в кінці робочого дня перед формуванням Z-звіту робити спочатку Х-звіт і проводити звірку з даними платіжного термінала і наявною сумою готівки. Якщо помилку виявили вчасно (до формування Z-звіту за поточний день), то необхідно:

— скасувати помилкову операцію шляхом реєстрації від’ємної суми (п. 7 розд. III Порядку № 547).

Реєструвати через РРО від’ємні суми з використанням операції «сторно» заборонено. Якщо говоримо про ПРРО, то діємо інакше — виходить, через формування фіскального касового чека видачі коштів (форма № ФКЧ-2);

— вибити чек з правильною формою оплати.

При скасуванні помилково вибраної форми оплати треба також скласти відповідний акт. У ньому фіксують дані про помилкову суму операції та реквізити розрахункового документа.

Акт треба зберігати протягом 3 років (+ строк, доки податківці сидять «під замком» перевірочного карантинного мораторію).

Ну а що робити, якщо проґавили? Скласти пояснювальну записку в довільній формі і зберігати її протягом зазначеного вище строку*

* Див. також статтю «У чеку РРО зазначили не ту форму оплати: чи можна виправити?» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 44).

У ПРРО неможливо зробити Z-звіт при закритті зміни (кнопка не активна)

Якщо кнопка формування Z-звіту не активна, то це свідчить про те, що зміна вже закрита і Z-звіт сформований. Для перевірки податківці рекомендують перейти на початкове меню і переконатися, що активна кнопка «Відкрити зміну» (див. категорію 109.20 ЗІР).

Якщо неможливо закрити зміну і сформувати Z-звіт з причини несправності ПРРО, то треба діяти залежно від виду несправності:

— порушена робота програмного забезпечення — відновити версію програмного забезпечення ПРРО і повторити процедуру закриття зміни;

— несправний (пошкоджений) сам ПРРО — подати Повідомлення про виявлення несправностей ПРРО за формою № 2-ПРРО (J1316701) (додаток 2 до Порядку № 317) з відміткою про несправність. Після відновлення роботи ПРРО подати Заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (J/F1316604) (додаток 1 до Порядку № 317) з відміткою в полі «Відновлення роботи». Якщо така Заява не надійне податківцям протягом місяця, реєстрація ПРРО скасовується*

* Вам може бути також цікава стаття «Думка податківців про застосування ПРРО» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 35).

У чеках РРО/ПРРО не відображаються секунди

Спочатку податківці визнавали, що відображення в чеку тільки годин і хвилин без зазначення секунд не є порушенням законодавства (див. лист ДПСУ від 18.09.2020 № 3896/ІПК/99-00-07-05-01-06).

Проте в листі ДПСУ від 14.12.2021 № 4636/ІПК/99-00-07-05-01-06 фіскали висловлюють діаметрально протилежну позицію: фіскальні чеки, у яких відсутня інформація про час (години, хвилини, секунди), не приймаються як розрахункові. Причому незважаючи на дату взяття РРО на облік податковими органами (до 01.08.2020 чи пізніше).

Видача «безсекундних» чеків може призвести до великого штрафу в 100 % / 150 % вартості проданих з порушеннями товарів (робіт, послуг). Тому на майбутнє краще забезпечити відображення секунд у чеку.

Ну а якщо «попадетеся», наполягайте на тому, що незначні недоліки не означають повної відсутності реквізиту в чеку. Позитивні судові рішення — вам на допомогу (див. постанови Восьмого апеляційного адмінсуду від 08.12.2021 у справі № 140/2716/21, від 28.09.2021 у справі № 140/1569/21, від 03.12.2020 у справі № 140/6549/20)

У кінці попереднього робочого дня забули провести операцію «Службова видача». Готівка з РРО не вилучалася

У цьому випадку помилки немає.

На запитання, чи необхідно в кінці робочого дня проводити операцію «Службова видача» на РРО або ПРРО, податківці в категорії 109.06 ЗІР відповіли так: «Якщо до початку наступного робочого дня на момент реєстрації першої розрахункової операції, яка проводиться після виконання Z-звіту, через РРО/ПРРО проведена сума готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків, з використанням операції «Службове внесення», то операція «Службова видача» в кінці робочого дня не здійснюється».

Тобто треба зазначені кошти до здійснення першої розрахункової операції наступного дня внести операцією «Службове внесення»

Суб’єкт господарювання видає покупцям посилання на електронний розрахунковий документ, розміщений на своєму сайті.

За цим посиланням покупець може завантажити відповідний чек. Чи вважається це порушенням?

Податківці вважають це порушенням. Так, в ІПК ДПСУ від 31.08.2021 № 3164/ІПК/99-00-07-05-01-06 податківці розглянули аналогічну ситуацію, коли підприємство планувало надавати клієнтам спеціальний ідентифікатор, що дає змогу завантажувати електронний розрахунковий документ з інтернет-сайту підприємства. Такий спосіб вони визнали прямим порушенням п. 2 ст. 3 Закону про РРО, який вимагає надавати споживачеві саме розрахунковий документ установленої форми та змісту.

Нагадаємо, що у випадку з електронним чеком зробити це можна саме, але не виключно (п. 2 ст. 3 Закону про РРО):

— шляхом відтворення на дисплеї РРО або пристрою, на якому встановлений ПРРО, QR-коду, який дає змогу покупцеві його зчитати та ідентифікувати з розрахунковим документом за структурою даних, що міститься в ньому;

— шляхом відправлення електронного розрахункового документа на наданий покупцем абонентський номер (Viber, WhatsApp, Telegram, SMS) або адресу електронної пошти