Нюанс щодо розрахункового періоду для визначення середньої зарплати. За загальними правилами в нас розрахунковий період для обчислення «лікарняної» середньоденної зарплати — це 12 календарних місяців роботи (з першого до першого числа) в цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 25 Порядку № 1266*).
* Порядок обчислення середньої заробітної плати.., затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.
А якщо працівник не відпрацював 12 календарних місяців? У такому разі беремо в розрахунок меншу кількість повністю відпрацьованих календарних місяців.
При цьому якщо працівник:
— пропрацював у роботодавця менше 12 повних календарних місяців, середню зарплату для оплати днів непрацездатності обчислюють виходячи із заробітної плати, нарахованої у фактично відпрацьованих календарних місяцях (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку;
— не відпрацював повний календарний місяць — середню зарплату обчислюють за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку.
Про випадок, коли працівник захворів у перший день роботи, говоритимемо в окремому розділі цієї статті.
Плюс такий нюанс. Якщо працівник був прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, але не з першого календарного числа такого місяця, то такий місяць при розрахунку лікарняних/декретних не вважається повністю відпрацьованим (див. лист ФСС з ТВП від 31.05.2016 № 5.2-32-880).
Щоб не заплутатися в цих правилах і винятках, наведемо приклади. І все стане зрозуміло.
Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу з 01.01.2022, лікарняний з 14.02.2022.
У цьому випадку в нас розрахунковий період — повністю відпрацьований місяць (з 1-го до 1-го числа), що передує місяцю настання події, з якою пов’язаний розрахунок середньоденної зарплати (що передує лютому). Це січень. Розрахунковий період — з 01.01.2022 по 31.01.2022.
Приклад 2. Працівник прийнятий на роботу з 12.01.2022, лікарняний з 14.02.2022.
У цьому випадку працівник не відпрацював повний календарний місяць. Отже, середню зарплату для лікарняних обчислюють за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку, тобто з 12.01.2022 по 13.02.2022.
Приклад 3 (з «каверзою»). Працівник прийнятий на роботу з 04.01.2022, лікарняний з 14.02.2022.
У цьому випадку працівник прийнятий на роботу з першого робочого, але не з першого календарного дня (1, 2, 3 січня святковий і вихідні дні). А захворів у лютому.
Виходить, у нас немає повністю відпрацьованого місяця перед місяцем настання страхового випадку. А отже, середню зарплату потрібно обчислювати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку, тобто з 04.01.2022 по 13.02.2022.
Приклад 4. Працівник прийнятий на роботу з 04.01.2022, лікарняний з 01.03.2022.
У цьому випадку працівник прийнятий на роботу з першого робочого, але не з першого календарного дня. Але в нас є повністю відпрацьований місяць — лютий. Тому в цьому випадку січень відкидаємо, розрахунковий період — з 01.02.2022 по 28.02.2022.
Приклад 5. Працівник прийнятий на роботу з 01.01.2022, лікарняний з 01.03.2022.
У цьому випадку в нас два повністю відпрацьованих місяці (січень і лютий). Тому розрахунковий період з 01.01.2022 по 28.02.2022.
З розрахунковим періодом для визначення середньої розібралися. Ідемо далі.
Нюанс (спецобмеження) за сумою лікарняних. Якщо в працівника в розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку (див. вище) є заробіток, але протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку він за даними Держреєстру має страховий стаж менше 6 місяців — треба застосовувати спеціальне обмеження.
Важливо! До уваги береться страховий стаж не лише за останнім місцем роботи.
Передбачене воно ч. 4 ст. 19 Закону № 1105**. Озвучимо його.
** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.
Якщо працівник протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Держреєстру має страховий стаж менше 6 місяців, то суму лікарняних йому розраховуємо виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачується ЄСВ, але не більше розміру лікарняних, обчислених з мінзарплати (МЗП), встановленої на час настання страхового випадку (з 01.12.2021 — 6500 грн, з 01.10.2022 — 6700 грн).
Як це працює? Спочатку розраховуємо суму середньоденної зарплати. Далі обчислюємо суму денної виплати (ДВ) з урахуванням страхового стажу. Потім визначаємо обмежуючий показник (Оспец) за формулою:
Оспец = МЗП : 30,44.
Далі: порівнюємо ДВ і Оспец. Якщо:
а) ДВ ≤ Оспец, то лікарняні розраховуємо виходячи з ДВ, а саме:
Л = ДВ х К,
де К — кількість днів тимчасової непрацездатності;
б) ДВ > Оспец, то в розрахунку лікарняних використовуємо Оспец. Тоді:
Л = Оспец х К.
Розглянемо, як це працює, на прикладі.
Приклад 6. Працівник прийнятий з 10.01.2022. З 07.02.2022 по 11.02.2022 (5 к. дн.) він був тимчасово непрацездатний.
Страховий стаж працівника за останні 12 місяців сумарно становить 5 місяців. Тобто застосовуватимемо спецобмеження.
Загальний страховий стаж — 10 років 10 місяців (денна виплата — 100 % середньоденної).
Заробітна плата, нарахована йому за відпрацьовані дні в розрахунковому періоді, — 8200 грн.
На цьому підприємстві перед настанням страхового випадку працівник відпрацював менше одного календарного місяця.
Розрахунковий період: з 10 січня по 6 лютого включно (28 к. дн.).
Середньоденну зарплату знаходимо діленням нарахованої в розрахунковому періоді суми заробітку, з якого сплачений ЄСВ, на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Виходячи з умов прикладу це виглядає так:
Середньоденна зарплата для визначення суми лікарняних дорівнює:
8200 : 28 к. дн. = 292,86 (грн).
Увага! Деякі бухгалтери в цьому випадку припускаються помилки: розраховують «лікарняну» середньоденну зарплату з посадового окладу. Це неправильно. З окладу розраховуємо середню зарплату для обчислення лікарняних тільки в разі, якщо в розрахунковому періоді (12 місяців перед місяцем настання страхового випадку) застрахована особа з поважних причин не мала заробітку (наприклад, працівник був у відпустці для догляду за дитиною до 3 років) або страховий випадок настав у перший день роботи (п. 28 Порядку № 1266).
Детальніше цю ситуацію ми розглянемо нижче.
Наступним кроком рахуємо денну виплату. Вона залежить від загального страхового стажу працівника. Якщо на момент хвороби цей стаж становить:
— до 3 років, то в розрахунку лікарняних братиме участь 50 % середньоденної зарплати працівника;
— від 3 до 5 років — 60 % середньоденної зарплати;
— від 5 до 8 років — 70 % середньоденної зарплати;
— понад 8 років — 100 % середньоденної зарплати.
За умовами прикладу загальний страховий стаж працівника на момент настання страхового випадку становить 10 років і 10 місяців. Отже, денна виплата працівника становитиме 100 % середньоденної зарплати.
Визначаємо денну виплату:
292,86 х 100 % = 292,86 (грн/к. дн.).
Але в нас ще діє спеціальне обмеження за сумою лікарняних, оскільки працівник за останні 12 місяців перед хворобою заробив собі страховий стаж менше 6 місяців.
Розраховуємо спеціальний обмежуючий показник виходячи з лютневої МЗП:
6500 грн : 30,44 = 213,53 (грн/к. дн.).
Сума денної виплати перевищує суму обмежувача, тому обчислюємо суму лікарняних виходячи з обмежуючого показника:
213,53 х 5 = 1067,65 (грн).
Якщо працівник захворів у перший день роботи, то фактично в нього немає заробітку для розрахунку лікарняних. Але він усе одно є застрахованою особою і згідно із Законом № 1105 йому повинні сплатити лікарняний, оскільки хвороба настала в період трудових відносин.
Для такого випадку є спецнорма. У такому разі розрахунок лікарняної середньої зарплати проводимо таким чином: тарифну ставку (оклад) працівника або її частину (у разі коли працівник працює в режимі неповного робочого часу), встановлену на день настання страхового випадку, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44 (пп. 5 і 28 Порядку № 1266).
Якщо ж тарифна ставка (оклад) не встановлювалася, розрахунок проводять виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (чи її частини), встановленого на день настання страхового випадку.
Розглянемо декілька прикладів.
Приклад 7. Працівник повинен був стати до роботи з 14.02.2022, але цього ж дня він захворів (лікарняний з 14.02.2022 по 23.02.2022). Його оклад — 12000 грн. Загальний страховий стаж працівника 4 роки 2 місяці. Страховий стаж працівника за останні 12 місяців менше 6 місяців.
Середньоденну зарплату визначаємо виходячи з окладу працівника:
12000 : 30,44 = 394,22 (грн/к. дн.).
Денна виплата, розрахована з урахуванням страхового стажу працівника (від 3 до 5 років — відсоток оплати 60 %):
394,22 грн х 60 % : 100 % = 236,53 грн.
Страховий стаж працівника за останні 12 місяців менше 6 місяців. Отже, обчислюємо лікарняні виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, обчисленої з мінімальної зарплати, встановленої на момент настання страхового випадку.
Визначимо обмежуючу середньоденну зарплату:
6500 грн : 30,44 = 213,53 грн.
Денна виплата (236,53 грн) перевищує обмежуючу середньоденну зарплату (213,53 грн). Тому в розрахунку лікарняних братиме участь обмежуюча «середня». Загальна сума лікарняних становитиме:
213,53 х 10 к. дн. = 2135,3 грн.
Приклад 8. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що працівник обіймає 0,5 штатної одиниці (прийнятий на неповний робочий день).
Фактична середньоденна зарплата становитиме:
12000 х 0,5: 30,44 = 197,11 (грн/к. дн.).
Денна виплата дорівнюватиме:
197,11 х 60 % : 100 % = 118,27 грн.
А ось сума обмежуючої середньоденної зарплати залишиться такою ж, як і в попередньому прикладі (213,53 грн).
При її розрахунку зайнятість працівника не враховується!
Денна виплата (118,27 грн) нижче обмежуючої середньоденної зарплати (213,53 грн). Тому в розрахунку лікарняних братиме участь денна виплата. Загальна сума лікарняних:
118,27 х 10 к. дн. = 1182,7 грн.