Если болеет «новенький»: подводные камни при расчете больничных

Заболел, но не сразу

Нюанс по расчетному периоду для определения средней зарплаты. По общим правилам у нас расчетный период для исчисления «больничной» среднедневной зарплаты — это 12 календарных месяцев (с первого до первого числа) работы у данного работодателя, предшествующих месяцу наступления страхового случая (п. 25 Порядка № 1266*).

* Порядок исчисления средней заработной платы.., утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

А если работник не отработал 12 календарных месяцев? В таком случае берем в расчет меньшее количество полностью отработанных календарных месяцев.

При этом если работник:

— проработал у работодателя менее 12 полных календарных месяцев, среднюю зарплату для оплаты дней нетрудоспособности исчисляют исходя из заработной платы, начисленной в фактически отработанных календарных месяцах (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу наступления страхового случая;

— не отработал полный календарный месяц — среднюю зарплату исчисляют за фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая.

Плюс такой нюанс. Если работник был принят на работу с первого рабочего дня месяца, но не с первого календарного числа такого месяца, то такой месяц при расчете больничных/декретных не считается полностью отработанным (см. письмо ФСС по ВПТ от 31.05.2016 № 5.2-32-880).

Чтобы не запутаться в этих правилах и исключениях, приведем примеры. И все станет понятно.

В этом случае у нас расчетный период — полностью отработанный месяц (с 1-го до 1-го числа), предшествующий месяцу наступления события, с которым связан расчет среднедневной зарплаты (предшествующий февралю). Это январь. Расчетный период — с 01.01.2022 по 31.01.2022.

В этом случае работник не отработал полный календарный месяц. Значит, среднюю зарплату для больничных исчисляют за фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая, т. е. с 12.01.2022 по 13.02.2022.

В этом случае работник принят на работу с первого рабочего, но не с первого календарного дня (1, 2, 3 января праздничный и выходные дни). А заболел в феврале.

Получается, у нас нет полностью отработанного месяца перед месяцем наступления страхового случая. А значит, среднюю зарплату надо исчислять за фактически отработанное время (календарные дни) перед наступлением страхового случая, т. е. с 04.01.2022 по 13.02.2022.

В этом случае работник принят на работу с первого рабочего, но не с первого календарного дня. Но у нас есть полностью отработанный месяц — февраль. Поэтому в данном случае январь отбрасываем, расчетный период — с 01.02.2022 по 28.02.2022.

В этом случае у нас два полностью отработанных месяца (январь и февраль). Поэтому расчетный период с 01.01.2022 по 28.02.2022.

С расчетным периодом для определения средней разобрались. Идем дальше.

Нюанс (спецограничение) по сумме больничных. Если у работника в расчетном периоде перед наступлением страхового случая (см. выше) есть заработок, но в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая он по данным Госреестра имеет страховой стаж менее 6 месяцев — нужно применять специальное ограничение.

Предусмотрено оно ч. 4 ст. 19 Закона № 1105**. Озвучим его.

** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Если работник в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая по данным Госреестра имеет страховой стаж менее 6 месяцев, то сумму больничных ему рассчитываем исходя из начисленной зарплаты, с которой уплачивается ЕСВ, но не больше размера больничных, исчисленных с минзарплаты (МЗП), установленной на время наступления страхового случая (с 01.12.2021 — 6500 грн, с 01.10.2022 — 6700 грн).

Как это работает? Сначала рассчитываем сумму среднедневной зарплаты. Далее исчисляем сумму дневной выплаты (ДВ) с учетом страхового стажа. Потом определяем ограничивающий показатель (О_спец) по формуле:

О_спец = МЗП : 30,44.

Далее: сравниваем ДВ и О_спец. Если:

а) ДВ ≤ О_спец, то больничные рассчитываем исходя из ДВ, а именно:

Б = ДВ х К,

где К — количество дней временной нетрудоспособности;

б) ДВ > О_спец, то в расчете больничных используем О_спец. Тогда:

Б = О_спец х К.

Рассмотрим, как это работает, на примере.

На данном предприятии перед наступлением страхового случая работник отработал менее одного календарного месяца.

Расчетный период: с 10 января по 6 февраля включительно (28 к. дн).

Среднедневную зарплату находим делением начисленной в расчетном периоде суммы заработка, с которого уплачен ЕСВ, на количество календарных дней в расчетном периоде. Исходя из условий примера это выглядит так.

Среднедневная зарплата для определения суммы больничных равна:

8200 : 28 к. дн = 292,86 (грн).

Внимание! Некоторые бухгалтеры в данном случае делают ошибку: рассчитывают «больничную» среднедневную зарплату из должностного оклада. Это неверно. Из оклада рассчитываем среднюю зарплату для исчисления больничных только в случае, если в расчетном периоде (12 месяцев перед месяцем наступления страхового случая) застрахованное лицо по уважительным причинам не имело заработка (например, работник был в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет) или страховой случай наступил в первый день работы (п. 28 Порядка № 1266).

Следующим шагом считаем дневную выплату. Она зависит от общего страхового стажа работницы. Если на момент болезни этот стаж составляет:

— до 3 лет, то в расчете больничных будет участвовать 50 % среднедневной зарплаты работника;

— от 3 до 5 лет — 60 % среднедневной зарплаты;

— от 5 до 8 лет — 70 % среднедневной зарплаты;

— свыше 8 лет — 100 % среднедневной зарплаты.

По условиям примера общий страховой стаж работницы на момент наступления страхового случая составляет 10 лет и 10 месяцев. Следовательно, дневная выплата работнице будет составлять 100 % среднедневной зарплаты.

Определяем дневную выплату:

292,86 х 100 % = 292,86 (грн/к. дн.).

Но у нас еще действует специальное ограничение по сумме больничных, так как работник за последние 12 месяцев перед болезнью заработал себе страховой стаж менее 6 месяцев.

Рассчитываем специальный ограничивающий показатель исходя из февральской МЗП:

6500 грн : 30,44 = 213,53 (грн/к. дн.).

Сумма дневной выплаты превышает сумму ограничителя, поэтому исчисляем сумму больничных исходя из ограничивающего показателя :

213,53 х 5 = 1067,65 (грн).

Заболел в первый рабочий день

Если работник заболел в первый день работы, то фактически у работника нет заработка для расчета больничных. Но он все равно является застрахованным лицом и согласно Закону № 1105 ему должны оплатить больничный, поскольку болезнь наступила в период трудовых отношений.

Для такого случая есть спецнорма. В таком случае расчет больничной средней зарплаты проводим следующим образом: тарифную ставку (оклад) работника или ее часть (в случае, когда работник работает в режиме неполного рабочего времени), установленную на день наступления страхового случая, делим на среднемесячное количество календарных дней — 30,44 (пп. 5 и 28 Порядка № 1266).

Рассмотрим несколько примеров.

Среднедневную зарплату определяем исходя из оклада работника:

12000 : 30,44 = 394,22 (грн/к. дн.).

Дневная выплата, рассчитанная с учетом страхового стажа работника (от 3 до 5 лет — процент оплаты 60 %):

394,22 грн х 60 % : 100 % = 236,53 грн.

Страховой стаж работника за последние 12 месяцев меньше 6 месяцев. Следовательно, исчисляем больничные исходя из начисленной зарплаты, с которой уплачивался ЕСВ, но не более размера пособия, исчисленного из минимальной зарплаты, установленной на момент наступления страхового случая.

Определим ограничивающую среднедневную зарплату:

6500 грн : 30,44 = 213,53 грн.

Дневная выплата (236,53 грн) превышает ограничивающую среднедневную зарплату (213,53 грн). Поэтому в расчете больничных будет участвовать ограничивающая «средняя». Общая сумма больничных составит:

213,53 х 10 к. дн = 2135,3 грн.

Фактическая среднедневная зарплата составит:

12000 х 0,5 : 30,44 = 197,11 (грн/к. дн.).

Дневная выплата будет равна:

197,11 х 60 % : 100 % = 118,27 грн.

А вот сумма ограничивающей среднедневной зарплаты останется такой же, как и в предыдущем примере (213,53 грн).

Дневная выплата (118,27 грн) ниже ограничивающей среднедневной зарплаты (213,53 грн). Поэтому в расчете больничных будет участвовать дневная выплата. Общая сумма больничных:

118,27 х 10 к. дн. = 1182,7 грн.