ПДФО і ВЗ сплачується завжди в день виплати зарплати чи лікарняних. Чому виникає борг по сплаті ПДФО та ВЗ?

Хоча загальне правило передбачає сплату податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору (ВЗ) одночасно з виплатою доходу, існують ситуації, коли обов'язок сплати виникає незалежно від факту виплати грошей. Саме в таких випадках найчастіше виникає податковий борг.

Основні причини виникнення боргу:

1. Нарахування доходу без його виплати (30-денний строк)

Якщо підприємство нарахувало зарплату або лікарняні, але не має коштів для їх виплати, воно все одно зобов'язане сплатити ПДФО та ВЗ.

Правило: Якщо дохід нарахований, але не виплачений, податки слід сплатити протягом 30 календарних днів, що настають за останнім днем місяця нарахування (п.п. 168.1.5 ПКУ).
Як виникає борг: Якщо роботодавець чекає на гроші, щоб виплатити зарплату і податки одночасно, але пропускає цей 30-денний термін, з 31-го дня сума податку стає податковим боргом.

2. Затримка фінансування лікарняних від ПФУ

Лікарняні (частина за рахунок ПФУ) нараховуються в бухобліку в тому місяці, коли подано заяву-розрахунок.

Проблема: Якщо ПФУ затримує фінансування понад 30 днів після місяця нарахування, роботодавець має сплатити ПДФО та ВЗ з власних коштів, не чекаючи надходження грошей від Фонду.
Наслідок: Очікування «цільових» грошей від ПФУ без сплати податків з власних рахунків у встановлений строк призводить до виникнення боргу та штрафних санкцій.

3. Виплата зарплати з каси (виручкою)

Якщо виплата відбувається не через банк, а готівкою з каси (наприклад, за рахунок виручки), діють інші строки.

Правило: Податки мають бути сплачені протягом 3 операційних днів з дня, що настає за днем виплати (п.п. 168.1.4 ПКУ).
Як виникає борг: Прострочення виникає, якщо помилково вважати, що час на сплату є до кінця місяця або до наступної банківської виплати.

4. Помилки при заповненні платіжних інструкцій

Борг може виникнути через технічні фактори:

Неправильний код класифікації доходів бюджету (наприклад, ПДФО із зарплати сплачено на рахунок ПДФО з оренди).
Неправильний код ЄДРПОУ або реквізити територіальної громади (зокрема при зміні місцезнаходження підприємства або оновленні бюджетних рахунків).
Невідповідність суми в платіжці сумі, вказаній в Об'єднаному звіті (додаток 4ДФ).

5. Донарахування за результатами перевірки

Якщо під час перевірки буде виявлено, що певні виплати (наприклад, додаткове благо чи нецільова допомога понад ліміт) не були оподатковані, податкове зобов'язання буде нараховано примусово. З моменту узгодження такого рішення сума стає боргом, якщо її не сплатити вчасно.

Відповідальність за борг

У разі виникнення боргу застосовуються штрафи згідно зі ст. 124 ПКУ:

5% від суми боргу — при затримці до 30 днів;
10% — при затримці понад 30 днів;
25% або 50% — якщо буде доведено умисел (наприклад, наявність коштів на рахунку при свідомому ігноруванні обов'язку сплати).

Також на суму боргу нараховується пеня за кожен день прострочення.