Пальне за свої гроші у відрядженні: які документи потрібні для компенсації водію?

Якщо водій під час відрядження купує пальне для службового автомобіля за власні кошти, підприємство зобов'язане відшкодувати йому ці витрати. Це розцінюється як витрати на господарські потреби підприємства.

Ось покроковий алгоритм дій для відшкодування:

1.Подання Звіту про використання коштів

Після повернення з відрядження водій повинен подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт).

• У звіті водій зазначає суму витрат на пальне.
• До звіту обов'язково додаються оригінали підтвердних документів (фіскальні чеки АЗС).  

2.Підтвердні документи

Для того, щоб витрати були відшкодовані без оподаткування (ПДФО та військовим збором), вони мають бути документально підтверджені. Основним документом є чеки РРО (касові чеки), які містять:

• назву та адресу АЗС;
• дату та час покупки;
• кількість літрів, ціну та загальну вартість пального;
• форму оплати (готівка або картка).

Якщо оплата здійснювалася особистою банківською карткою водія, бажано також додати виписку з рахунку або квитанцію термінала.

3. Наказ про відшкодування

Якщо водій витратив власні кошти, бо йому не видали аванс (або виданого авансу не вистачило), керівник підприємства має затвердити авансовий звіт. Затвердження звіту керівником є підставою для виплати компенсації. Строки відшкодування

• Для бюджетних установ: відшкодування має відбутися протягом 3 банківських днів після затвердження звіту.
• Для комерційних підприємств: строки встановлюються внутрішніми правилами (наказом або положенням про відрядження), але зазвичай це відбувається найближчим часом після затвердження звіту.

 Важливі аспекти:

• Службовий характер: Витрати на пальне вважаються господарськими витратами на утримання автомобіля. Щоб їх списати, на підприємстві має бути оформлений подорожній лист або інший документ, що підтверджує зв'язок поїздки з господарською діяльністю та пробіг авто.
• Власне авто водія: Якщо водій поїхав у відрядження на власному (особистому) автомобілі, просте відшкодування вартості пального за чеками може бути прирівняне до додаткового блага працівника і підлягати оподаткуванню (ПДФО 18% та ВЗ 1,5%). У такому разі краще оформити договір оренди авто або договір позички.
• ПДВ: Якщо підприємство є платником ПДВ, воно може включити суму ПДВ із чеків АЗС до податкового кредиту (за умови, що сума за чеками не перевищує 200 грн на день без ПДВ, або якщо виписана податкова накладна).

Додаткові матеріали:

Відрядження на службовому авто: як списати пальне?
Розрахунки гривневою КПК у закордонному відрядженні за покупки в інвалюті
Строк відшкодування витрат на відрядження
Втрата квитка у відрядженні
Витрати на закордонне відрядження — за яким валютним курсом перераховувати?

Додаткове запитання: Який КЕКВ при цьому застосовувати?

Для бюджетних установ вибір КЕКВ при відшкодуванні витрат на пальне водію у відрядженні залежить від способу оформлення виплати. Згідно зі змінами до Інструкції № 333, чинними з 05.09.2024, застосовуються такі правила:

 Вибір КЕКВ для відшкодування витрат на пальне

1. КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження»

Це основний код для відшкодування витрат, понесених працівником безпосередньо під час відрядження.

•  Коли застосовувати: Якщо водій купує пальне за власні кошти під час перебування у відрядженні (як по Україні, так і за кордон) і подає авансовий звіт для відшкодування цих витрат.
•  Обґрунтування: Відповідно до оновленого п.п. 1 п.п. 2.2.5 Інструкції № 333, за КЕКВ 2250 здійснюються видатки на оплату та/або відшкодування проїзду, включаючи витрати на пально-мастильні матеріали (ПММ) у разі відрядження на службовому автомобілі.

2. КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар»

Цей код використовується для прямої закупівлі пального установою.

• Коли застосовувати: Якщо установа заздалегідь закупила пальне (наприклад, за талонами, смарт-картками або за договором поставки) і видала його водію або заправила автомобіль перед виїздом.
• Особливості: Якщо водій купує пальне за власні кошти як господарські витрати (не в межах відрядження, а для загальних потреб установи), зазвичай також використовується КЕКВ 2210. Проте для ситуацій саме у відрядженні пріоритетним є КЕКВ 2250.

Підсумок:

Оскільки, це нова норма, запроваджена у вересні 2024 року, раніше такі витрати часто проводили за КЕКВ 2210. Проте наразі в Інструкції № 333 чітко визначено, що ПММ у разі відрядження на службовому авто належать до КЕКВ 2250. Це правило є єдиним як для закордонних відряджень, так і для поїздок у межах України.