«Четверка» вопросов о резерве отпусков

Краткое досье на резерв отпусков

Предприятия обязаны создавать резерв отпусков (такой вывод следует из письма Минфина от 09.06.2006 г. № 31-34000-20-25/12321). Внимание! Если раньше такая обязанность не касалась некоторых субъектов малого предпринимательства (в частности, «нулевиков» по налогу на прибыль), то теперь и они подпадают «под обязы». Дело в том, что для них освобождение содержится в  п. 8 разд. І П(С)БУ 25. Но! Такой пункт ссылается на п. 154.6, который с 01.01.2015 г. «исчез с лица НКУ». Потому на сегодняшний день отсутствуют предприятия, которые могут не создавать такой резерв.

Критерии, которым должны соответствовать «нулевики», сейчас приведены в  п. 16. под­разд. 4 разд. ХХ НКУ.

Резерв отпусков создают только для оплаты:

— ежегодных (основного и дополнительных) отпусков, а также дополнительных отпусков «на детей». Соответственно, резерв на оплату творческих, учебных и других отпусков не создают;

— компенсации за неиспользованный отпуск;

— ЕСВ в части начислений на суммы указанных выше отпускных и компенсаций.

Месячную сумму отчислений на создание резерва (РО_М) определяют как произведение фактически начисленной в текущем месяце зарплаты (ЗП), коэффициента резервирования (К_Р) и коэффициента, увеличивающего резерв отпусков на суммы ЕСВ в части начислений (К_ЕСВ). Представим все в виде формулы:

РО_М = ЗП х К_Р х К_ЕСВ.

Упомянутые коэффициенты рассчитывают по таким формулам:

К_Р = О_П : ФОТ_П,

где О_П — годовая плановая сумма на оплату отпусков (определяете на основании графика отпусков);

ФОТ_П — общий годовой плановый фонд оплаты труда (без учета сумм отпускных);

К_ЕСВ = 1 + Ставка ЕСВ* : 100 %.

* Ставка ЕСВ на вашем предприятии. Для работников, которым установлена спецставка ЕСВ, КЕСВ рассчитывают отдельно.

Заметьте: К_Р рассчитывают раз в год, а вот те предприятия, которые применяют понижающий коэффициент к ставке ЕСВ в части начислений, вынуждены пересматривать К_ЕСВ ежемесячно (подробности далее).

В бухгалтерском учете формирование резерва отражается по кредиту субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» с дебетом счетов 23, 91, 92, 93 или 94 (т. е. по каждой группе работников). Соответственно, использование резерва отражают по дебету упомянутого субсчета с кредитом субсчетов 661 (на сумму начисленных отпускных или компенсации за неиспользованный отпуск) и 651 (на сумму ЕСВ в части начислений на отпускные или компенсацию).

ЕСВ в части удержаний, ВС и НДФЛ в бухучете отражают в обычном порядке (на них резерв не создают).

Это основная информация. А теперь отвечаем на вопросы: что делать, если…

…просчитались с размером резерва отпусков

Что делать, если резерва на оплату отпусков не хватает?

Размер резерва отпусков зависит от плановых показателей фонда оплаты труда. Если они изначально были «занижены», то резерва не хватит. Причины тому могут быть разные: банальный «просчет» бухгалтера, неправильная инвентаризация резерва на конец года, увеличение штата, размера зарплат или продолжительности отпусков.

Но, независимо от причины дефицита, использовать резерв можно только в пределах начисленной суммы (т. е. до нуля). Сальдо по дебету субсчета 471 недопустимо.

Как минимум один раз в год (на конец отчетного года) проводят инвентаризацию остатка резерва отпусков.

Следовательно, в такой ситуации «отпускные» расходы придется признать в периоде их фактического осуществления. В учете это отражаем как стандартное начисление зарплаты и ЕСВ: по кредиту субсчетов 661 и 651 в корреспонденции с дебетом счетов 23, 91, 92, 93 или 94 (см. выше).

…к ставке ЕСВ применяем понижающий коэффициент

В 2015 году мы применяем понижающий коэффициент к ставке ЕСВ, размер которого определяем ежемесячно расчетным путем. Нужно ли пересчитывать и коэффициент, увеличивающий резерв отпусков на суммы ЕСВ в части начислений?

Да, вам ежемесячно придется рассчитывать новый К_ЕСВ, исходя из ставки ЕСВ с применением понижающего коэффициента. Согласны, что хлопотно. Но зато безопасно.

На наш взгляд, другого пути нет, поскольку с 2015 года суммы «отпускного» резерва, отраженные в бухучете, попадают в налоговые расходы. При этом К_ЕСВ непосредственно влияет на месячную сумму обеспечения на оплату отпусков. Если при определении ежемесячной суммы обеспечения использовать обычную ставку ЕСВ (без понижающего коэффициента), то получится, что вы завышаете свои расходы. И тогда проблем с налоговиками не оберешься.

Остаток суммы резерва, начисленный до того, как предприятие начало применять понижающий коэффициент, корректировать не нужно.

…используем резерв, созданный в 2014 году

В 2014 году мы не отражали в составе налоговых расходов суммы обеспечения на оплату отпусков. Можно ли включать в расходы суммы отпускных, которые выплачиваются в 2015 году за счет резерва, созданного в 2014-м, и начисленного на них ЕСВ?

В 2014 году суммы резерва на оплату отпусков не включали в налоговые расходы. Для своей же безопасности налогоплательщики включали в расходы фактически начисленные суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и начисленного на них ЕСВ.

Однако это не значит, что использование «прошлогоднего» резерва пройдет мимо расходов. В соответствии с  п. 24 подразд. 4 разд. ХХ НКУ в состав расходов включают расходы на оплату отпусков работникам и другие выплаты, связанные с оплатой труда, которые возмещаются после 01.01.2015 г. за счет резервов и обеспечений, сформированных до этой даты в соответствии с П(С)БУ или МСФО. Но! При условии, что их не учли до 01.01.2015 г. Так что смело включайте суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и начисленного на них ЕСВ, которые выплачиваются за счет прошлогоднего резерва, в налоговые расходы.

С 2015 года в налоговом учете сумму резерва отпусков признают расходами по бухгалтерским правилам.

Во избежание путаницы рекомендуем суммы резерва на оплату отпусков, который начисляется в 2015 году и сразу относится на расходы, отражать на отдельном субсчете счета 471.

…не создан резерв отпусков

Предприятие не создавало резерв отпусков. Насколько серьезными будут последствия?

Не паникуйте! Формально неначисление резерва отпусков квалифицируется как ведение бухгалтерского учета с нарушением установленного порядка. Такое нарушение чревато админштрафом по ст. 164² КУоАП в размере от 136 до 255 грн. Как видите, сумма небольшая. Но вот еще одна хорошая новость: налагать такой штраф могут исключительно органы Госфининспекции. А они, в свою очередь, проверяют только предприятия, связанные с государственными финансовыми ресурсами. Поэтому должностным лицам предприятий, не связанных с государственными средствами, такой штраф не грозит.

Но отсутствие сурового наказания не означает, что созданием резерва можно пренебречь. Игнорирование данного мероприятия, как правило, ведет к искажению финансовых результатов.

y.klyzhenko@buhgalter911.com