«Танцы» вокруг договора о признании электронных документов

¹ Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.

Директор = бухгалтер. Как заполнить уведомление?

Сначала выясним, зачем вообще нужно уведомление о предоставлении информации по ЭЦП (далее — уведомление)².

² Форма которого приведена в приложении 2 к Порядку № 557.

Пункт 11 разд. ІІІ Порядка № 557 дает такой ответ на этот вопрос: для предоставления права подписи электронных документов (кроме заявления о присоединении к договору) другим (!) лицам, которым делегировано право подписи.

«Другим», в смысле, кроме руководителя, подписавшего заявление о присоединении к договору. Руководитель же получает право подписи электронных документов после уведомления его налоговиками о присоединении к договору о признании электронных документов.

Если другим лицам (кроме директора — подписанта заявления о присоединении к договору) право подписи не предоставляется, то и уведомление подавать нет оснований (если не хотите «добавлять» других подписантов). Ввиду этого, заполнение уведомления на руководителя, ведущего бухучет на предприятии, в принципе, под сомнением.

Напомним, что если в штате у вас нет главного бухгалтера / бухгалтера, налоговики знают об этом из ф. № 1-ОПП. В таком случае у вас «пустует» раздел «ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа…)».

При этом налоговики уже давно разъясняют, что если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера / бухгалтера, а ведение бухучета и подача отчетности осуществляются руководителем, налоговая декларация подписывается только в графе «Керівник» (разъяснение из категории 135.02 ЗІР).

По электронной отчетности указания по подписанию были в ныне не действующей Инструкции № 233³: «при отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика».

³ Инструкция по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. № 233.

То есть в интересующем нас случае ЭЦП главного бухгалтера / бухгалтера не нужна. Дополнительно уведомление на руководителя подавать не нужно.

В то же время на практике встречаются совершенно разные ситуации/подходы. Если вы все-таки решили уведомить налоговиков о том, что ваш руководитель будет подписываться за бухгалтера, то заполнить уведомление, очевидно, следует так:

Фрагмент уведомления о предоставлении информации по ЭЦП

Объясним. С двумя первыми графами все понятно. Что касается графы «Посада», то в ней, по нашему мнению, следует указывать именно должность согласно штатному расписанию. Собственно, порядка заполнения графы ни в Порядке № 557, ни в каком-либо другом документе вы не найдете. Но наличие графы «Тип підпису» (и сноски к ней, рекомендующей указывать в ней «Директор / Бухгалтер / Підпис податкових накладних / Печатка / Технологічний сертифікат /… / Уповноважена особа» наталкивает именно на такой порядок заполнения графы 3. Судите сами: какой именно тип подписи может использовать лицо, указанное в уведомлении, вы указываете в графе 4. Поэтому, очевидно, что не обязательно данные в графах 3 и 4 должны совпадать. А значит, в графе 3 указывать нужно все-таки должность сотрудника согласно штатному расписанию.

Печать есть, но о ней не сообщили. Как сдаваться?

Отправляйте отчеты без электронной печати. При этом в настройках в Электронном кабинете (в регистрационных данных) напротив «Підпис печаткою» отметки быть не должно.

Напомним, в части использования печати не так давно (с 20.07.2017 г.) произошла «вторая волна» либерализации⁴. Налоговая / ЕСВ-отчетность вполне может обходиться без проставления на ней печати. На это намекает и ст. 5 Закона об ЭЦП⁵. В том числе это касается случаев, если у предпринимателя или предприятия печать все же имеется.

⁴ Подробнее о чем вы могли прочесть в статье «Отмена печатей: горько-сладкая пилюля от законодателя» в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19.

⁵ Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV.

А как же тогда положение п. 3 разд. ІІ Порядка № 557, которое указывает, что создание электронного документа завершается наложением на него, кроме ЭЦП, электронной печати (при наличии), как предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде. Поскольку здесь приведена прямая аналогия с порядком наложения подписи на бумажные экземпляры документов, а на них печатать разрешено не ставить, то и с электронным образцом документа проблем возникать не должно!

Также может вызвать опасение п. 10 разд. ІІ Порядка, устанавливающий, что автоматизированная проверка электронного документа включает, в том числе, проверку обязательности и последовательности наложения на электронный документ ЭЦП подписчиков и электронной печати (при наличии). Но если в заявлении о присоединении к договору вы эту электронную печать не поставили (причем договор был заключен), то фактически налоговикам не с чем сверять электронную печать, даже если вы ее наложите. Поэтому и делать этого вам не нужно.

Если вы имеете печать, но желаете отказаться от ее использования — вам в помощь другая наша статья⁶. С единственным уточнением, связанным с электронной печатью. Если при присоединении к договору вы ее и так не «светили», то дополнительно информировать налоговиков о ее уничтожении нет никакой необходимости.

⁶ См. статью «Предприниматель учится жить без печати» в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 35.

Мы уже выяснили, что в рассматриваемом случае отсоединяться от договора потребности нет. Но в жизни бывают и другие случаи.

Возьмите себе на вооружение, что подать заявление о прекращении действия договора о признании электронных документов в электронной форме не получится. Это следует из п. 15 разд. ІІІ Порядка № 557 (ср. ). В нем говорится о подаче такого заявления: (1) непосредственно подписантом заявления о присоединении к договору (руководителем); (2) с предъявлением им документа, удостоверяющего личность. Вторая оговорка недвузначно намекает, что подать такое заявление в электронном виде не получится.

⁷ Или надлежащим образом оформленную копию.

Не добавили ничего нового в этот вопрос и налоговики (категория 135.03 ЗІР), ограничившись при его рассмотрении лишь цитированием положений Порядка № 557.

«На сломе времен»: когда подавать заявление на присоединение?

Если не предпринимать активных действий, все должно произойти так: завершился срок действия усиленного сертификата ключей руководителя → прекратилось действие договора о признании электронных документов (и связанных с ним уведомлений) на основании п. 14 разд. ІІІ Порядка № 557 → получили новые ключи → отправили заявление о присоединении, подписанное новыми ключами (и электронной печатью — при наличии). Кроме того, при наличии лиц, которым делегировано право подписи, необходимо подать новое уведомление о предоставлении информации по ЭЦП. Ведь вместе со старым договором прекращают свое действия и связанные с ним уведомления.

Конечно, вы можете пойти и другим путем, досрочно аннулировав старые ключи, но особого смысла мы в этом не видим. Ведь как в одном, так и в другом случае избежать переходного периода, когда старый договор уже не действует, а новый — еще не действует, все равно не удастся .