Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, март, 2018/№11
Печатать

«Танцы» вокруг договора о признании электронных документов

Товстопят Юрий, налоговый эксперт, y.tovstopyat@buhgalter911.com
Порядок № 5571, вступивший в действие в конце прошлого года, а полноценно — с 01.01.2018 г., — а вместе с ним и новый порядок заключения договора о признании электронных документов (вернее, присоединения к нему), продолжают озадачивать налогоплательщиков. Очередной сборник «вопрос-ответ» предлагаем вам здесь и сейчас.

1 Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.

Директор = бухгалтер. Как заполнить уведомление?

Заполняю уведомление на бухгалтера. При этом функции бухгалтера исполняет директор. В графе «Посада» писать его должность согласно штатному расписанию или «бухгалтер»?

Сначала выясним, зачем вообще нужно уведомление о предоставлении информации по ЭЦП (далее — уведомление)2.

2 Форма которого приведена в приложении 2 к Порядку № 557.

Пункт 11 разд. ІІІ Порядка № 557 дает такой ответ на этот вопрос: для предоставления права подписи электронных документов (кроме заявления о присоединении к договору) другим (!) лицам, которым делегировано право подписи.

«Другим», в смысле, кроме руководителя, подписавшего заявление о присоединении к договору. Руководитель же получает право подписи электронных документов после уведомления его налоговиками о присоединении к договору о признании электронных документов.

Именно руководитель должен быть подписантом заявления о присоединении к договору (п. 4 разд. ІІІ Порядка № 557).

Если другим лицам (кроме директора — подписанта заявления о присоединении к договору) право подписи не предоставляется, то и уведомление подавать нет оснований (если не хотите «добавлять» других подписантов). Ввиду этого, заполнение уведомления на руководителя, ведущего бухучет на предприятии, в принципе, под сомнением.

Напомним, что если в штате у вас нет главного бухгалтера / бухгалтера, налоговики знают об этом из ф. № 1-ОПП. В таком случае у вас «пустует» раздел «ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР (бухгалтер чи інша особа…)».

При этом налоговики уже давно разъясняют, что если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера / бухгалтера, а ведение бухучета и подача отчетности осуществляются руководителем, налоговая декларация подписывается только в графе «Керівник» (разъяснение из категории 135.02 ЗІР).

По электронной отчетности указания по подписанию были в ныне не действующей Инструкции № 2333: «при отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика».

3 Инструкция по подготовке и предоставлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНАУ от 10.04.2008 г. № 233.

Этот подход, считаем, актуален и сейчас.

То есть в интересующем нас случае ЭЦП главного бухгалтера / бухгалтера не нужна. Дополнительно уведомление на руководителя подавать не нужно.

В то же время на практике встречаются совершенно разные ситуации/подходы. Если вы все-таки решили уведомить налоговиков о том, что ваш руководитель будет подписываться за бухгалтера, то заполнить уведомление, очевидно, следует так:

Фрагмент уведомления о предоставлении информации по ЭЦП

Прізвище, ім’я, по

батькові (за наявності)

відповідальної особи

Реєстраційний номер

облікової картки платника податків або серія (за наявності), номер паспорта1

Посада

Тип підпису2

Іванов Іван Іванович

1234567890

Директор

Бухгалтер

Объясним. С двумя первыми графами все понятно. Что касается графы «Посада», то в ней, по нашему мнению, следует указывать именно должность согласно штатному расписанию. Собственно, порядка заполнения графы ни в Порядке № 557, ни в каком-либо другом документе вы не найдете. Но наличие графы «Тип підпису» (и сноски к ней, рекомендующей указывать в ней «Директор / Бухгалтер / Підпис податкових накладних / Печатка / Технологічний сертифікат /… / Уповноважена особа» наталкивает именно на такой порядок заполнения графы 3. Судите сами: какой именно тип подписи может использовать лицо, указанное в уведомлении, вы указываете в графе 4. Поэтому, очевидно, что не обязательно данные в графах 3 и 4 должны совпадать. А значит, в графе 3 указывать нужно все-таки должность сотрудника согласно штатному расписанию.

Печать есть, но о ней не сообщили. Как сдаваться?

При подаче заявления о присоединении к договору не стояла отметка возле подписи печатью и договор заключился только с подписью предпринимателя. А теперь, когда нужно сдать отчет, подпись печатью не принимает. Как исправить?

Отправляйте отчеты без электронной печати. При этом в настройках в Электронном кабинете (в регистрационных данных) напротив «Підпис печаткою» отметки быть не должно.

Напомним, в части использования печати не так давно (с 20.07.2017 г.) произошла «вторая волна» либерализации4. Налоговая / ЕСВ-отчетность вполне может обходиться без проставления на ней печати. На это намекает и ст. 5 Закона об ЭЦП5. В том числе это касается случаев, если у предпринимателя или предприятия печать все же имеется.

4 Подробнее о чем вы могли прочесть в статье «Отмена печатей: горько-сладкая пилюля от законодателя» в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 18-19.

5 Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV.

А как же тогда положение п. 3 разд. ІІ Порядка № 557, которое указывает, что создание электронного документа завершается наложением на него, кроме ЭЦП, электронной печати (при наличии), как предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде. Поскольку здесь приведена прямая аналогия с порядком наложения подписи на бумажные экземпляры документов, а на них печатать разрешено не ставить, то и с электронным образцом документа проблем возникать не должно!

Также может вызвать опасение п. 10 разд. ІІ Порядка, устанавливающий, что автоматизированная проверка электронного документа включает, в том числе, проверку обязательности и последовательности наложения на электронный документ ЭЦП подписчиков и электронной печати (при наличии). Но если в заявлении о присоединении к договору вы эту электронную печать не поставили (причем договор был заключен), то фактически налоговикам не с чем сверять электронную печать, даже если вы ее наложите. Поэтому и делать этого вам не нужно.

Если вы имеете печать, но желаете отказаться от ее использования — вам в помощь другая наша статья6. С единственным уточнением, связанным с электронной печатью. Если при присоединении к договору вы ее и так не «светили», то дополнительно информировать налоговиков о ее уничтожении нет никакой необходимости.

6 См. статью «Предприниматель учится жить без печати» в журнале «Бухгалтер 911», 2017, № 35.

В Электронном кабинете нет формы, чтобы отсоединиться от договора?

Мы уже выяснили, что в рассматриваемом случае отсоединяться от договора потребности нет. Но в жизни бывают и другие случаи.

Возьмите себе на вооружение, что подать заявление о прекращении действия договора о признании электронных документов в электронной форме не получится. Это следует из п. 15 разд. ІІІ Порядка № 557 (ср. 025069200). В нем говорится о подаче такого заявления: (1) непосредственно подписантом заявления о присоединении к договору (руководителем); (2) с предъявлением им документа, удостоверяющего личность. Вторая оговорка недвузначно намекает, что подать такое заявление в электронном виде не получится.

Также подать заявление может уполномоченный представитель. При этом он прилагает оригинал7 документа, удостоверяющего полномочия такого представителя.

7 Или надлежащим образом оформленную копию.

Не добавили ничего нового в этот вопрос и налоговики (категория 135.03 ЗІР), ограничившись при его рассмотрении лишь цитированием положений Порядка № 557.

«На сломе времен»: когда подавать заявление на присоединение?

Заявление о присоединении отправлять, например, за 2 дня до истечения срока старых электронных ключей, но перед этим аннулировать старые ключи, которые еще действуют? Или нужно ждать, чтобы срок старых ключей полностью закончился?

Если не предпринимать активных действий, все должно произойти так: завершился срок действия усиленного сертификата ключей руководителя → прекратилось действие договора о признании электронных документов (и связанных с ним уведомлений) на основании п. 14 разд. ІІІ Порядка № 557 → получили новые ключи → отправили заявление о присоединении, подписанное новыми ключами (и электронной печатью — при наличии). Кроме того, при наличии лиц, которым делегировано право подписи, необходимо подать новое уведомление о предоставлении информации по ЭЦП. Ведь вместе со старым договором прекращают свое действия и связанные с ним уведомления.

Конечно, вы можете пойти и другим путем, досрочно аннулировав старые ключи, но особого смысла мы в этом не видим. Ведь как в одном, так и в другом случае избежать переходного периода, когда старый договор уже не действует, а новый — еще не действует, все равно не удастся .

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться